How To: Troubleshooting Exact Online

In dit artikel geven we je een overzicht van de meest voorkomende foutmeldingen die je kunt tegenkomen bij de integratie tussen Exact Online en Teamleader Focus.

 

 

Opmerking: Als je een andere foutmelding hebt ontvangen die niet beschreven staat in dit artikel, aarzel dan niet om ons te contacteren. Vergeet zeker niet een screenshot toe te voegen van de foutmelding die je ontvangen hebt. We zullen je met veel plezier verder helpen.

 

Om de huidige foutmeldingen in je account te laden, klik je op het belpictogram en verwijder je de meldingen. Klik vervolgens op de dubbele pijlen om de synchronisatie opnieuw te starten. Je ziet dan de nieuwste melding(en).

 

Geen veranderingen vastgesteld 

Als je deze foutmelding ontvangt, stuur ons dan een ticket, zodat we de logs kunnen checken. Vergeet zeker niet te melden dat Exact Online het boekhoudpakket is dat je gebruikt. 

 

Facturen X en Y hebben hetzelfde boekstuknummer

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over deze foutmelding. 

 

Ongeldig btw-nummer

  • Belgische klant; het nummer moet het volgende formaat hebben: BE0999999999 of BE1999999999 
    • Eén blok van 10 karakters, het eerste karakter na de prefix is altijd 0 of 1 (bijvoorbeeld BE0000000097)
  • Nederlandse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: NL999999999B99 
    • Eén blok van 14 karakters, het twaalfde karakter moet altijd B zijn (bijvoorbeeld NL000000000B00)
  • Franse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: FRXX 999999999
    • Eén blok van 2 karakters + één blok van 9 nummers (bijvoorbeeld FR12 000000000)
  • Italiaanse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: IT99999999999
    • Eén blok van 11 karakters (bijvoorbeeld IT00000000000)
  • Spaanse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: ESX9999999X
    • Eén blok van 9 karakters, het eerste en laatste karakter kan een letter of een nummer zijn maar beiden kunnen niet numeriek zijn (bijvoorbeeld ES00000000T)
  • Zwitserse klant: het nummer moet het volgende formaat hebben: CHE-999.999.999 TVA
    • Eén blok van CHE- en 9 karakters, gevolgd door TVA/MWST/IVA (bijvoorbeeld CHE-000.000.000 TVA) 

Accountnummer X kon niet gevonden worden in Exact Online

Voeg het accountnummer in Exact Online toe of selecteer een ander accountnummer om dit probleem op te lossen. 

 

Er is geen match vastgesteld in Exact Online voor btw-tarief X

Je kunt dit btw-tarief instellen door te klikken op je profielfoto > Integraties/Marketplace > beheer > Exact Online > selecteer de bedrijfsentiteit > link je btw-tarieven aan Exact Online.  

 

Er zijn X documenten met niet-gespecificeerde rekeningen

Er zijn 2 manieren om deze foutmelding op te lossen:

  • Klik op de foutmelding en onderaan zal je ook de nummers van de facturen/creditnota's zien met niet-gespecificeerde rekeningen. Ga naar je facturenoverzicht en open die facturen. Klik op het potloodje naast 'Inhoud' om de correcte rekening te selecteren (het mag niet 'Geen rekeningen' zijn) en sla de factuur opnieuw op.
  • Als je grootboekrekeningen gelinkt zijn aan je btw-tarieven, kan je dit in bulk doen via Instellingen > Facturen > Grootboekrekeningen > Rekeningen voorstellen bij gebruik van btw-tarieven.

 

Provincie niet gevonden

Deze foutmelding kan twee betekenissen hebben: 

  • het land van het gesynchroniseerde contact of bedrijf komt niet overeen met het ingevoerde btw-nummer.
  • het adres van het contact of bedrijf in Teamleader Focus komt niet overeen met het adres in Exact Online.

Om dit probleem op te lossen kun je het adres (land) wijzigen, zodat dit overeenkomt met het btw-nummer of je kunt het btw-nummer aanpassen, zodat dit overeenkomt met het land.

 

Als dit het probleem niet oplost, neem dan zeker contact op met ons, zodat we dit voor jou kunnen nakijken.

 

Ongeldig e-mailadres

Dit betekent dat het e-mailadres van je klant niet geldig is. Wijzig of verwijder het e-mailadres. 

 

Dagboeken kunnen niet gevonden worden bij het instellen van de integratie in de Marketplace

De gelinkte Exact Online-gebruiker heeft niet voldoende rechten om de dagboeken in Exact Online te zien. Activeer (of laat de boekhouder dit activeren) de correcte rechten in Exact Online via Master data > Users > Overview > NAME > Rights > Financial > View financial master data.

 

Externe ID komt niet overeen

"De relatie #RELATION_NAME# kon niet worden gesynchroniseerd met Exact Online omdat het externe ID niet overeenkomt. Ga naar het artikel " Troubleshooting Exact Online" in het supportcentrum om na te gaan hoe je dit kan oplossen."

Deze foutmelding betekent dat het Extern ID in Teamleader Focus niet meer overeenkomt met het ID van de relatie (klant) in Exact Online.

 

Mogelijke oorzaken:

  • De aan het ID gekoppelde relatie is in Exact Online verwijderd (en er is handmatig een nieuwe relatie aangemaakt).
  • De aan het ID gekoppelde relatie wordt samengevoegd met een andere relatie en de andere ID wordt opgeslagen.
  • De gehele administratie is gekopieerd naar een nieuwe administratie (met een XML-bestand), de relaties zullen er in de nieuwe administratie hetzelfde uitzien, maar een ander ID hebben.
  • De gebruiker die de integratie heeft geïnstalleerd heeft niet genoeg lees- en schrijfrechten in zijn EOL-account.
  • De integratie is gekoppeld aan een andere Exact Online administratie, zonder eerst de klanten te ontkoppelen.

 

Oplossing: Aanpassen van het veld 'extern ID' in Teamleader Focus met het juiste ID

Opmerking: dit veld op een contact/bedrijfspagina is enkel zichtbaar door admins van de account.

 

! Als je niet 100% zeker bent hoe je moet verdergaan of je niet comfortabel bent met het proces, contacteer ons dan zodat we samen door de oplossing kunnen gaan !

  1. Zoek op contactpersoon/bedrijfsnaam in het algemene zoekveld van Exact Online
  2. Open de klantpagina met een Ctrl+klik op het klantnummer.
  3. Het ID is te vinden in de URL van de pagina tussen '% 7b' en '% 7d' in de URL.
  4. Kopieer het ID
  5. Plak het ID in het veld 'Extern ID' van het contact/bedrijf in Teamleader Focus waarbij het probleem optreedt. Je kan dit doen door het contact/het bedrijf te zoeken > de pagina te openen > op het potloodje naast 'Bedrijfsgegevens' te klikken. Sla het contact/het bedrijf op.
  6. Voer een handmatige synchronisatie uit en herhaal de stappen voor andere klanten met deze foutmelding

     

Opmerkingen

  • Als je de contactpersoon/het bedrijf niet vindt in Exact Online, moet je het veld 'Extern ID' in Teamleader Focus leegmaken, zodat een nieuwe relatie kan worden aangemaakt in Exact Online.
  • Bij het zoeken op contact/bedrijfsnaam in Exact word je mogelijk automatisch doorverwezen naar de klantpagina. In dit geval kan je het beste zoeken op slechts een deel van de klantnaam, en kiezen voor 'Beginnen met', zodat je een nieuwe browser (zoals beschreven in de stappen hierboven) kunt openen met Ctrl+klik.

 

Factuur wordt twee keer weergegeven in Exact Online

Als je dit probleem tegenkomt, lees dan dit artikel voor meer informatie.

Was dit artikel nuttig?