Inviare le fatture in tempo ha un impatto diretto sul tuo flusso di cassa, ma il lavoro completato tende a sfuggire — un preventivo accettato che non è mai stato convertito in fattura, un time tracking che non è mai stato fatturato, un progetto a retainer che ha tranquillamente superato il budget. Focus AI ti aiuta a catturare tutto questo, così puoi emettere le tue fatture senza dover scorrere manualmente il tuo account.
Dal preventivo alla fattura
Non appena un cliente accetta il tuo preventivo, puoi convertirlo in una fattura direttamente tramite Focus AI. Prende le voci, le quantità, i prezzi e l'IVA direttamente dal preventivo e ne crea una bozza di fattura che puoi approvare o rifiutare.
Esempi di prompt:
- «Converti il preventivo accettato per il cliente X in una fattura.»
- «Questo preventivo è stato accettato. Puoi creare una fattura da esso?»
- «Converti il preventivo 2024-05 in una fattura e registralo.»
Se sei già sulla pagina del opportunità o del preventivo, non è necessario nominarlo. Di' semplicemente «converti questo preventivo in una fattura» e Focus AI sa cosa intendi.
Fattura il time tracking non ancora fatturato
Alla fine del mese, è possibile che tu abbia lavoro svolto ma non ancora fatturato, come il time tracking o i progetti completati o i opportunità vinti senza fattura allegata.
Focus AI può cercare nel tuo account tutto ciò che è terminato ma non fatturato, raggrupparlo per cliente e creare bozze di fatture dal time tracking effettivo.
Esempi di prompt:
- «Quale time tracking del mese scorso non è ancora stato fatturato?»
- «Crea bozze di fatture per tutte le ore non fatturate sul progetto X.»
- «Quali clienti hanno lavoro completato che non abbiamo ancora fatturato?»
Focus AI ti mostra cosa conterrà ogni bozza prima di creare qualsiasi cosa. Una volta che approvi, crea le bozze. Non invia mai fatture senza una conferma separata da parte tua.
Lavori a retainer e prezzo fisso
Per i progetti a retainer/prezzo fisso, Focus AI può monitorare quante ore sono state registrate sul progetto rispetto al budget concordato. Quando un progetto raggiunge il 90% del budget o lo supera, Focus AI può segnalarlo e redigere una fattura per le ore aggiuntive.
Esempi di prompt:
- «Quali progetti sono vicini o sopra il budget questo mese?»
- «Quante ore abbiamo registrato sul progetto X rispetto a quanto concordato?»
- «Redigi una fattura per le ore aggiuntive del progetto X: abbiamo superato il budget di 5 ore.»
Se non è impostato alcun budget su un progetto, Focus AI te lo farà sapere e spiegherà come aggiungerne uno in Teamleader Focus.
Scorciatoie
Due Teamleader Skills sono stati creati per i flussi di lavoro di fatturazione di cui sopra:
Scorciatoia: usa il Teamleader Skill Invoice the work
Il Teamleader Skill Invoice the Work analizza il tuo account alla ricerca di tutto ciò che è stato completato nell'ultimo mese ma non ancora fatturato, come il tempo tracciato, i progetti completati o i preventivi accettati senza fattura. Raggruppa i risultati per cliente e crea bozze di fatture dopo la tua approvazione.
Trovalo in Focus AI > Skills > /invoice-the-work. Fai clic su Usa skill per iniziare, oppure digita /invoice-the-work in qualsiasi chat di Focus AI.
Scorciatoia: usa il Teamleader Skill Retainer guard
Il Teamleader Skill Retainer guard è stato creato specificamente per i progetti a prezzo fisso/retainer. Confronta le ore a budget con quanto è stato registrato questo mese, contrassegna i progetti vicini o sopra il budget e redige la fattura per le ore aggiuntive.
Trovalo in Focus AI > Skills > /retainer-guard. Fai clic su Usa skill per iniziare, oppure digita /retainer-guard in qualsiasi chat di Focus AI.
Cosa Focus AI può e non può fare con le fatture
Per concludere, può essere utile sapere cosa Focus AI può e non può fare riguardo alle fatture.
Focus AI può aiutarti con le seguenti azioni di fatturazione:
- Creare e modificare bozze di fatture
- Inviare fatture via email o tramite Peppol
- Aggiungere un pagamento o contrassegnare una fattura come pagata
- Mettere una fattura in attesa (questo è un modo per mettere in pausa i promemoria di pagamento automatici che Teamleader Focus invia)
- Fatturare preventivi e progetti accettati
Ci sono anche alcune cose che Focus AI non può fare:
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Inviare promemoria di pagamento manuali:
Come soluzione alternativa, puoi sempre inviare promemoria manualmente o lasciare che Focus AI rediga un'email di follow-up che tu stesso invierai. Leggi di più su quest'ultimo punto in questo articolo. -
Creare o gestire abbonamenti:
Gli abbonamenti devono essere configurati manualmente in Teamleader Focus.