In Teamleader Focus, puoi facilmente aggiungere numeri d’ordine d'acquisto (numero PO) a opportunità, conferme d’ordine, note di consegna, fatture, abbonamenti e progetti, e assicurarti che vengano trasferiti automaticamente dove necessario. Questo articolo spiega come attivare la funzione dei numeri d’ordine e utilizzarla durante il tuo flusso di lavoro.

Attiva la funzione numero d’ordine

Prima di poter iniziare a utilizzare i numeri d’ordine nei tuoi documenti, devi abilitare la funzione nelle Impostazioni:

1. Vai su Impostazioni > Finanze
2. In Preferenze, abilita lo slider “Utilizza i numeri PO sulle tue Fatture”.

Opportunità

• Quando hai abilitato lo slider del numero d’ordine nelle Impostazioni, il campo del numero d’ordine verrà visualizzato quando aggiungi o modifichi un'opportunità. 
  

• Assicurati di inserire lo shortcode $QUOTATION_PO_NR$ sul modello del tuo preventivo se vuoi che il numero d’ordine venga visualizzato sul preventivo.

• Tieni presente che il numero d’ordine che aggiungi in un'opportunità verrà anche riportato nel campo del numero d’ordine della fattura quando converti un'opportunità in fattura. 

• Il numero d’ordine su un'opportunità verrà anche trasferito nel campo del numero d’ordine di un progetto ogni volta che decidi di convertire un'opportunità in un progetto.

Conferme d’ordine e note di consegna

Quando crei una conferma d’ordine per un'opportunità che ha già un numero d’ordine, questo numero verrà automaticamente copiato nella conferma d’ordine. Se non è ancora disponibile un numero d’ordine, puoi inserirlo manualmente nel campo "Numero d’ordine" durante la creazione della conferma d’ordine:

Per visualizzare il numero d’ordine sulla tua conferma d’ordine, usa lo shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ sul modello della conferma d’ordine.

Per le note di consegna, non è possibile inserire un numero d’ordine durante la creazione. Invece, assicurati che il numero d’ordine sia compilato nella conferma d’ordine e aggiungi lo shortcode $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ al modello delle note di consegna.
 

Nota: Non è possibile aggiungere un numero d’ordine a un ordine.

Fatture

Per aggiungere un numero d’ordine alla tua fattura, segui questi passaggi:

1. Crea una nuova fattura o aprine una esistente.

2. Quando crei o modifichi* una fattura, troverai il campo del numero d’ordine lì OPPURE puoi cliccare sui tre puntini in alto nella pagina della fattura accanto a "Info" e selezionare Inserisci numero d’ordine per aggiungerlo.
   *Nota: Quando hai disabilitato la modifica delle fatture registrate, non è più possibile aggiungere un numero d’ordine. Leggi di più qui.
   
   
   
   
    

3. Per aggiungere poi il numero d’ordine alle tue fatture effettive, vai su Impostazioni > Layout documento > Fatture e aggiungi lo shortcode $INVOICE_PO_NR$ al tuo modello Word.

Nota che puoi anche aggiungere il numero d’ordine come colonna alla panoramica delle tue fatture cliccando sulla piccola rotellina (ingranaggio) nell’angolo in basso a destra. 

Il numero d’ordine è disponibile anche per esportazioni in Excel o CSV. Inoltre, le fatture create da un'opportunità o un progetto prenderanno automaticamente il numero d’ordine compilato su quella trattativa o progetto.

Peppol: Nell’UBL della tua fattura, il numero d’ordine corrisponde al campo "OrderReference" (per unità aziendale belghe).

Abbonamenti

Puoi anche aggiungere un numero d’ordine ai tuoi abbonamenti, così questo numero viene automaticamente inserito sulle fatture generate.

Questo è particolarmente importante per l’invio tramite Peppol, perché le fatture generate avranno il numero d’ordine inserito nell’OrderReference nell’UBL. Questo significa che non è necessario aggiungere manualmente il numero d’ordine dopo la creazione della fattura.

Inoltre, se un'opportunità ha un numero d’ordine compilato, questo viene riportato quando si converte l'opportunità in un abbonamento.

Progetti

Aggiungi un numero d’ordine al tuo progetto aggiungendo il campo "numero PO" all’intestazione del progetto e compilalo. 

Il numero d’ordine su un'opportunità verrà anche automaticamente riportato nel campo del numero d’ordine di un progetto ogni volta che decidi di convertire la tua opportunità in un progetto.