Lors de l'envoi d'une facture par e-mail, une adresse e-mail sera automatiquement suggérée. Dans cet article, vous en saurez plus sur la façon dont cela est déterminé.

Quand votre client est un contact

Lors de la création d'une facture pour un contact, c'est facile : l'adresse e-mail du contact est suggérée.

Si aucune adresse email n'est indiquée pour ce contact, vous pouvez rentrer manuellement une adresse email.

Note pour les rappels automatiques

S'il n'y a pas d'adresse email d'indiqué et vous voulez envoyer des rappels automatiques, le rappel automatique pourra être envoyé seulement si la facture ait été envoyée manuellement avant. Alors la même adresse email sera utilisée.

Quand votre client est une entreprise

Pourtant, lorsque vous envoyez une facture à une entreprise, cela peut parfois être difficile car Teamleader Focus vérifie plusieurs niveaux pour récupérer la bonne adresse email.

1. Préférences de facturation
2. Adresse e-mail d'une personne de contact
3. Adresse e-mail d'une entreprise
4. Adresse email utilisé pour l'envoi manuel

1- Préférences de facturation

Avec chaque entreprise, vous pouvez définir les préférences de facturation.

1. Par conséquent, vous devez aller à l'entreprise et cliquez sur les trois points tout en haut et cliquez sur « Préférences de facturation ».
2. Vous pouvez ensuite voir l'écran suivant où vous avez la possibilité d'ajuster le champ « Envoyer des factures à ».
   1. Vous pouvez choisir « Automatique », ce qui signifie que Teamleader Focus recherchera automatiquement une adresse e-mail
   2. Ou vous pouvez choisir « Autre » et remplir une adresse e-mail. Notez que vous pouvez également remplir plusieurs adresses e-mail si le client souhaite que la facture soit envoyée à plusieurs adresses. Saisissez "Entrée" sur votre clavier, utilisez une virgule (,) ou un point-virgule pour séparer les adresses e-mail.

C'est le premier point que Teamleader Focus vérifie. L'adresse ou les adresses renseignées seront celles automatiquement suggérées et sera (seront) utilisée(s) pour les rappels automatiques. Si vous choisissez « Automatique », Teamleader Focus vérifiera le niveau suivant.

2- Adresse e-mail d'une personne à contacter

Si la facture est envoyée automatiquement :

Si vous avez choisi une personne de contact (à l'attention de) à la création de votre facture, la facture sera envoyée à l'adresse e-mail de cette personne et à l'adresse e-mail de l'entreprise. 

Si la facture est envoyée manuellement :

Si vous avez choisi une personne de contact (à l'attention de) à la création de votre facture : à l'envoi de la facture vous pouvez choisir entre les différentes adresses e-mails des contacts liés à l'entreprise (ils sont classés dans l'ordre alphabétique) ou vous pouvez choisir l'adresse e-mail de l'entreprise elle-même. 

3- Adresse e-mail de l'entreprise

Si aucune personne de contact n'est indiquée et qu'aucune préférence de facturation particulière n'est définie, la facture est automatiquement envoyée à :

• L'entreprise 
• Tous les décideurs (cela ne se produit que lors de l'envoi automatique des factures, par exemple pour les abonnements, et non pas lorsque vous envoyez des factures manuellement).

4- Email envoyé manuellement

S'il n'y a pas d'email adresse d'indiqué pour l'entreprise et aucun décideur avec un email défini, le rappel automatique ne pourra être envoyé, sauf si vous avez envoyé la facture manuellement avant. Dans ce cas, la même adresse email sera utilisée pour les rappels automatiques.

Recevoir une copie

Envoyer des copies des factures et notes de crédit à votre comptabilité

Via Paramètres > Recettes > Préférences > Ajouter des e-mails de comptabilité, vous pouvez envoyer automatiquement une copie de vos factures et notes de crédit envoyées à l’adresse e-mail de votre choix.


 

Dans le champ « Adresse e-mail pour les factures et notes de crédit envoyées par e-mail », vous pouvez saisir n’importe quelle adresse e-mail, elle n’a pas besoin d’être liée à un utilisateur Teamleader Focus. Par exemple, vous pouvez ajouter l’adresse e-mail de votre comptable.
 

⚠️ Seules les factures et notes de crédit réelles seront envoyées à cette adresse. Les relances de paiement ne sont pas incluses.

⚠️ Plusieurs entités d'entreprise : bien qu’il soit possible d’insérer plusieurs adresses e-mail dans ce champ, vous ne pouvez configurer des adresses e-mail que pour l’ensemble du compte et non pour chaque entité d'entreprise spécifique.
 

Envoyer des copies des factures Peppol

Si l’une de vos entités d'entreprise est enregistrée sur Peppol, vous verrez également un deuxième champ :
« Adresse e-mail pour les factures et notes de crédit Peppol ».

Si vous saisissez une adresse e-mail ici :

• Une copie de vos factures et notes de crédit envoyées via Peppol sera envoyée à cette adresse.
• L’e-mail inclura le fichier UBL en pièce jointe.
• Lors de l’envoi de factures en masse via Peppol, un e-mail séparé sera envoyé pour chaque facture.

À côté de ces champs d’e-mails de comptabilité, vous pouvez bien sûr toujours ajouter manuellement des adresses e-mail pour des factures spécifiques en cliquant sur CC ou BCC lors de l’envoi d’une facture.

Remarque : sous Paramètres > Recettes > « Préférences » > « Recevoir une copie de toutes les factures, notes de crédit et courriels de rappel », vous avez également la possibilité de vous mettre en BCC lors de l’envoi d’une facture afin de toujours recevoir une copie de vos factures et notes de crédit envoyées. Les e-mails de relance sont inclus ici.