Notre connexion poussée avec le progiciel de comptabilité Octopus fonctionne dans les deux sens. Les données de Teamleader Focus sont synchronisées avec Octopus, tandis que les informations de paiement d’Octopus sont automatiquement transmises à Teamleader Focus. Vous restez ainsi toujours parfaitement au courant de toutes les activités financières de votre organisation. Dans cet article, nous vous expliquons comment connecter votre compte Octopus et comment fonctionne l’intégration.

Remarques :

• Ce sont d’abord les clients à qui des factures sont associées qui sont exportés dans Octopus. Lorsqu’une facture est pointée dans Octopus, elle est indiquée comme payée dans Teamleader Focus.
• Vous pouvez gérer les comptes du grand-livre dans Octopus et les en extraire lors de chaque synchronisation.
• ! Nous vous conseillons de définir le type de TVA de tous les clients dans votre CRM sur 'Assujetti à la TVA'. La raison est qu’Octopus ne reconnaît pas le type de TVA autrement et que les relations seraient synchronisées vers Octopus avec le type de TVA 'inconnu'.

Vous n’avez pas encore de compte chez Octopus ? Vous pouvez alors en acheter un via http://www.octopus.be.
Pour plus d’informations sur l’utilisation d’Octopus, vous pouvez consulter gratuitement le manuel.
 

Établir la connexion

Les actions suivantes doivent avoir lieu avant de faire le couplage avec Teamleader Focus :

A. Mon compte Octopus est vide (et mon compte Teamleader Focus est oui ou non vide)

Si votre compte Octopus ne contient encore aucune donnée, vous devez tout d’abord préparer quelques éléments :

1. Adapter ou créer les exercices
2. Créer des livres-journaux
3. Vérifier ou configurer les comptes comptables
    

1. Adapter l’exercice initial ou créer de nouveaux exercices

• Naviguez vers Gestion - Exercices :
  
• Vous devrez probablement adapter l’exercice initialement créé et/ou créer des exercices supplémentaires.

  • Vous pouvez effectuer des modifications via l’icône crayon ; ensuite, enregistrez vos modifications via l’icône disquette. (voir l’image ci-dessous)

    

  • Par défaut, un premier exercice a déjà été créé. Cet exercice doit d’abord être adapté aux besoins du dossier.
  • Il est recommandé de prévoir également un exercice précédant l’exercice dans lequel vous souhaitez effectivement commencer à comptabiliser. Les éventuelles écritures d’ouverture et amortissements en cours peuvent être saisis dans ce premier exercice.
  • Les exercices doivent toujours se suivre sans interruption, sans périodes intermédiaires.
  • Pour le champ 'Période', il est conseillé de choisir 'MOIS'. Vous pourrez ainsi consulter des rapports (listes) sur une base mensuelle.
     

Vous trouverez plus d’informations sur la gestion des exercices via ce lien d’Octopus.
 

2. Une fois l’exercice créé, vous pouvez créer les livres-journaux.

À cet effet, vérifiez d’abord si le bon exercice est ouvert (Barre de menus - Exercice - Ouvrir exercice), afin de ne pas créer les livres-journaux dans le mauvais exercice.
 

Vous avez besoin d’au moins deux livres-journaux de vente : un pour les factures et un pour les écritures. Vous pouvez créer et adapter des livres-journaux via 'Gestion - Livres-journaux'. Nous vous conseillons de les configurer comme suit :

• V1 = Factures
  • Type d’importation = Factures (hors TVA)
• V2 = Écritures Vente
  • Type d’importation = Écritures Vente

Attention ! Seuls les livres-journaux du type 'Écritures Vente' seront visibles dans Teamleader Focus.

Vous trouverez plus d’informations sur l’adaptation des livres-journaux via ce lien d’Octopus.
 

Vous trouverez plus d’informations sur la gestion des comptes via ce lien d’Octopus.
 

B.  Mon compte Teamleader Focus est vide et mon compte Octopus comprend ma liste de clients

Vous pouvez rapidement importer votre liste de clients dans Teamleader Focus en cochant le curseur 'Importer les entreprises d'Octopus'. 

C. Tant mon compte Teamleader Focus que mon compte Octopus contiennent des clients

Remarque : afin d'éviter que des entreprises soient deux fois créées dans Octopus, toutes les entreprises doivent, dans un premier temps, être importées dans Teamleader Focus. Pour ce faire, activez le slider 'Importer les entreprises d'Octopus'. 

1. Après avoir exécuté l'importation, il se peut que des clients soient en double dans Teamleader Focus. En tant qu'admin, vous verrez le champ "ID externe" sur la page contacts/entreprises. Ajouter la colonne à votre aperçu des factures afin de voir quels clients ont l'ID Octopus.
2. Fusionnez les doublons manuellement ou automatiquement. 

Fusionner manuellement

1. Saisissez le nom d'une entreprise. S'il y a au moins deux résultats, optez pour Actions - Fusionner. 

Remarque : vous pouvez également fusionner en utilisant la page détails d'une entreprise, sous la petite flèche en haut. Teamleader Focus fusionnera automatiquement tous les champs, y compris le numéro de client. En cas de conflit de données, vous aurez la possibilité de sélectionner l'entrée correcte.

Fusionner automatiquement ( 50 doublons)

1. Créez un segment qui comprend toutes les entreprises que vous venez d’importer. Toutes les entreprises importées reçoivent automatiquement un tag « Exact Online Import », mieux vaut alors créer un segment avec la règle « Les tags comprennent Exact Online Import ».
2. Vous exportez ce segment.
3. Vous exécutez dans Teamleader Focus l’action générale « Éliminer » sur ce segment : toutes les entreprises sont à nouveau éliminées.
4. Vous enregistrez votre fichier Excel comme CSV et l’importez via notre outil d’importation CSV. Si Teamleader Focus comprend déjà toutes les informations qui sont disponibles dans le fichier (ou des informations plus récentes), vous n’importez que le nom et le « Numéro de client Progiciel de comptabilité ».
5. Toutes les entreprises adaptées sont celles qui viennent de recevoir l’ID exacte.
6. Toutes les entreprises ajoutées sont celles qui n’ont pas pu être fusionnées. Vous devez les parcourir manuellement et les fusionner avec la bonne entreprise.
7. Une fois l'importation terminée, toutes les entreprises éditées seront désormais liées le bon numéro de client. 
8. Toutes les entreprises ajoutées ne pouvaient pas être liées. Vous devrez les fusionner manuellement. 

Remarque : Si tout s'est bien déroulé, vous verrez que le « Numéro de client Progiciel de comptabilité » sera completé pour toutes vos factures. Si ce n'est pas le cas partout, comparez ce client avec le fichier Excel que vous avez exporté. Si ce client n'y figure pas, il sera simplement crée dans Octopus lors de la prochaine synchronisation. 

Le lien proprement dit avec Teamleader Focus

1. Cliquez en haut à droite sur votre photo, choisissez Intégrations/Marketplace et cherchez Octopus. 

2. Donnez la date de départ de la synchronisation et indiquez que vous voulez importer les entreprises d'Octopus. 

3. Après avoir introduit votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, vous couplez les livres-journaux crées aux factures et notes de crédit/avoirs.

Remarque : Votre login Octopus est-il connecté à plus d'un compte Octopus ? Alors vous pourriez avoir des soucis pour voir les bons journaux. Choisissez le bon compte et cliquez sur "lier dossier" à nouveau pour charger les bons journaux.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Les pourcentages de TVA dans Teamleader Focus et Octopus sont maintenant connectés. Vous pouvez choisir de sélectionner automatiquement des comptes spécifiques pour des taux de TVA spécifiques.

Remarque : nous vous conseillons de ne procéder à la synchronisation automatique qu'une fois la connexion établie.

Afin d'exécuter la synchronisation

1. Cliquez sur Recettes > Factures.

2. Un symbole de synchronisation s'affichera alors en haut à droite.

3. Si vous cliquez dessus, la synchronisation avec Octopus est exécutée. 

4. Après un moment, vous recevrez un message avec le résultat de cette synchronisation. Si vous rencontrez un problème, mieux vaut d'abord consulter ces messages. 

5. La synchronisation comprend à la fois : la synchronisation des clients qui ont des factures ou des notes de crédit/avoirs, les factures et notes de crédit/avoirs proprement dites (introduites), et la récupération d'information sur le paiement (apurement) d'Octopus. 

6. Après avoir exécuté la synchronisation, vous pouvez examiner les factures imputées en sélectionnant 'Comptabilité - 'Livre-journal Vente. Remarque : le livre-journal Vente ne peut pas être ouvert pendant l'exécution de la synchronisation ! 

Vous pouvez aussi importer des fichiers CODA de votre banque (Comptabilité Importer Fichiers CODA). Ensuite, faites correspondre ces paiements avec les factures via Comptabilité Apurer Apurer Clients. Les factures qui sont apurées dans Octopus recevront aussi automatiquement la valeur « payé » dans Teamleader Focus.

Remarque : lorsqu’une facture a obtenu le statut Payé dans Teamleader Focus, elle recevra également le statut Payé dans Octopus. Toutefois, lorsque vous modifiez le statut du paiement dans Octopus, le statut dans Teamleader Focus reste Payé sauf si vous le modifiez manuellement.

Résolutions des problèmes

Vos factures ne se synchronisent pas ou vous rencontrez des problèmes lors de l’intégration ? Lisez cet article, il vous aidera à trouver la solution !