Enviar facturas a tiempo afecta directamente a tu flujo de caja, pero el trabajo terminado tiene la tendencia de escaparse por las grietas — un presupuesto aceptado que nunca se convirtió en factura, un seguimiento de tiempo que nunca se facturó, un proyecto de retainer que silenciosamente superó el presupuesto. Focus AI te ayuda a capturar todo eso, para que puedas sacar tus facturas sin tener que revisar tu cuenta manualmente.
Del presupuesto a la factura
Una vez que un cliente acepta tu presupuesto, puedes convertirlo en una factura directamente a través de Focus AI. Toma las líneas, cantidades, precios e IVA directamente del presupuesto y lo convierte en un borrador de factura para que lo apruebes o rechaces.
Ejemplos de prompts:
- «Convierte el presupuesto aceptado para el cliente X en una factura.»
- «Este presupuesto ha sido aceptado. ¿Puedes crear una factura a partir de él?»
- «Convierte el presupuesto 2024-05 en una factura y contabilízalo.»
Si ya estás en la página del oportunidad o del presupuesto, no necesitas nombrarlo. Di simplemente «convierte este presupuesto en una factura» y Focus AI sabrá lo que quieres decir.
Factura el seguimiento de tiempo no facturado
Al final del mes, es posible que tengas trabajo realizado pero aún no facturado, como seguimiento de tiempo o proyectos completados o oportunidades ganados sin factura asociada.
Focus AI puede buscar en tu cuenta todo lo que está terminado pero sin facturar, agrupar por cliente y crear borradores de facturas a partir del seguimiento de tiempo real.
Ejemplos de prompts:
- «¿Qué seguimiento de tiempo del mes pasado aún no se ha facturado?»
- «Crea borradores de facturas para todas las horas no facturadas en el proyecto X.»
- «¿Qué clientes tienen trabajo completado que aún no hemos facturado?»
Focus AI te muestra lo que contendrá cada borrador antes de crear nada. Una vez que apruebes, crea los borradores. Nunca envía facturas sin una confirmación separada de tu parte.
Trabajo de retainer y precio fijo
Para proyectos de retainer/precio fijo, Focus AI puede monitorear cuántas horas se han registrado en el proyecto frente al presupuesto acordado. Cuando un proyecto alcanza el 90% del presupuesto o lo supera, Focus AI puede señalarlo y redactar una factura por las horas adicionales.
Ejemplos de prompts:
- «¿Qué proyectos están cerca o por encima del presupuesto este mes?»
- «¿Cuántas horas hemos registrado en el proyecto X frente a lo acordado?»
- «Redacta una factura por horas adicionales para el proyecto X: hemos superado el presupuesto en 5 horas.»
Si no hay presupuesto establecido en un proyecto, Focus AI te lo hará saber y explicará cómo añadir uno en Teamleader Focus.
Atajos
Hay dos Teamleader Skills diseñados para los flujos de trabajo de facturación anteriores:
Atajo: usa el Teamleader Skill Invoice the work
El Teamleader Skill Invoice the Work analiza tu cuenta en busca de todo lo que se terminó el mes pasado pero aún no se facturó, como el tiempo registrado, los proyectos completados o los presupuestos aceptados sin factura. Agrupa los resultados por cliente y crea borradores de facturas con tu aprobación.
Encuéntralo en Focus AI > Skills > /invoice-the-work. Haz clic en Usar skill para empezar, o escribe /invoice-the-work en cualquier chat de Focus AI.
Atajo: usa el Teamleader Skill Retainer guard
El Teamleader Skill Retainer guard está diseñado específicamente para proyectos de precio fijo/retainer. Compara las horas presupuestadas con lo que se ha registrado este mes, marca los proyectos que están cerca o por encima del presupuesto y redacta la factura por las horas adicionales.
Encuéntralo en Focus AI > Skills > /retainer-guard. Haz clic en Usar skill para empezar, o escribe /retainer-guard en cualquier chat de Focus AI.
Lo que Focus AI puede y no puede hacer con las facturas
Para terminar, puede ser útil saber qué puede y qué no puede hacer Focus AI en lo que respecta a las facturas.
Focus AI puede ayudarte con las siguientes acciones de facturación:
- Crear y editar borradores de facturas
- Enviar facturas por correo electrónico o a través de Peppol
- Añadir un pago o marcar una factura como pagada
- Poner una factura en espera (esta es una forma de pausar los recordatorios de pago automáticos que envía Teamleader Focus)
- Facturar presupuestos y proyectos aceptados
También hay algunas cosas que Focus AI no puede hacer:
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Enviar recordatorios de pago manuales:
Para solucionarlo, siempre puedes enviar recordatorios manualmente o dejar que Focus AI redacte un correo de seguimiento para que lo envíes tú mismo. Lee más sobre esto último en este artículo. -
Crear o gestionar suscripciones:
Las suscripciones deben configurarse manualmente en Teamleader Focus.