Al trabajar con datos en Teamleader Focus, es clave aprovechar al máximo la herramienta para organizar tus contactos y empresas de manera efectiva. Dos formas comunes de estructurar y categorizar tus datos son las etiquetas y los campos personalizados. Aunque pueden parecer similares al principio, cumplen diferentes propósitos, y elegir uno sobre el otro tiene consecuencias para la segmentación de los datos a través de la creación de filtros, informes, visualización de documentos e integraciones. ¡Más información al respecto en este artículo!
¿Qué son las etiquetas?
Las etiquetas son elementos informativos/ descriptivos visuales que puedes aplicar a contactos y empresas para agruparlos en función de características compartidas: piénsalo como categorías o palabras clave informales.
Características de las etiquetas:
✅ Usadas solo para contactos y empresas
✅ Creadas una vez y luego reutilizadas en contactos y empresas
✅ Claramente visibles en la página de detalles del contacto o la empresa
✅ Puedes asignar múltiples etiquetas a un contacto/empresa
✅ Puedes agregar o eliminar en bloque etiquetas
✅ Puedes crear filtros basados en etiquetas
🔴 No se pueden exportar a Mailchimp o Campaign Monitor
🔴 No se pueden visualizar en los modelos de documentos como presupuestos o facturas
Cuándo usar etiquetas
Usa etiquetas para categorización rápida o agrupación temporal — por ejemplo, etiquetar a los clientes que asistieron a un evento, marcar a los clientes "VIP" o diferenciar entre prospectos, clientes y proveedores. Las etiquetas son flexibles y fáciles de aplicar en bloque, pero menos estructuradas.
¿Qué son los campos personalizados?
Los campos personalizados te permiten almacenar datos estructurados en diferentes tipos de registros como contactos, empresas, oportunidades, facturas y más.
Características de los campos personalizados:
✅ Pueden ser creados para cualquier tipo de elemento, no solo contactos o empresas
🔁 Si quieres el mismo campo personalizado en contactos y empresas, debes crearlo dos veces
✅ Varios tipos de campo disponibles: texto, desplegable, casilla de verificación, fecha, etc.
✅ Puedes crear filtros basados en valores de campos personalizados
✅ Exportables a Mailchimp o Campaign Monitor
✅ Visibles en los modelos de documentos como presupuestos y facturas
✅ Los campos personalizados pueden utilizarse en la Estadísticas para filtrar datos
⚠️ Máximo de 25 o 50 campos personalizados por módulo
Cuándo usar campos personalizados
Usa campos personalizados cuando necesites datos estructurados y reportables. Por ejemplo: un desplegable para tipo de cliente (socio, revendedor, usuario final), un campo de fecha para renovación de contrato, o una casilla de verificación para consentimiento de RGPD.
¿Cuál deberías usar?
- ¿Necesito una manera rápida de categorizar y filtrar contactos/empresas sin necesitar datos estructurados? → Usa etiquetas
- ¿Necesito almacenar datos estructurados, incluirlos en documentos o exportarlos a herramientas como MailChimp? → Usa campos personalizados
En la práctica, muchos usuarios se benefician de usar ambos — etiquetas para categorización flexible y campos personalizados para cuando la precisión y la estructura son importantes.
¿Aún no estás seguro de cuál usar en tu flujo de trabajo? Consulta el video sobre Etiquetas vs. campos personalizados o lee los artículos completos sobre: