En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader Focus de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas funcionalidades muy útiles que te ayudarán a tener toda la información de tu equipo bajo control.

Los módulos que principalmente vas a utilizar son:

• Agenda y Hojas de tiempo
• Oportunidades
• Proyectos
• Planificación
• Facturas
• Bandeja de entrada compartida
• Estadísticas

Nota: Damos por hecho que eres el administrador de la cuenta de Teamleader Focus, ya que este es un requisito para algunas de las funcionalidades que mencionaremos.

Agenda y Hojas de tiempo

Agenda

Al navegar a tu agenda, también tendrás acceso a la agenda de los otros usuarios. Simplemente selecciona el nombre de uno de ellos en el desplegable en la parte de la derecha.

Vista de equipo

Además, también puedes obtener una vista general de todo el equipo. Para verla, haz clic en el apartado 'Equipo', en la parte central superior de la pantalla. Aquí encontrarás una vista semanal de tu propio calendario y los de tu equipo. Al hacer clic en el símbolo de la papelera al lado de un nombre, puedes eliminar a aquellos de los que no quieres ver la agenda, y y con el botón + puedes añadir a los usuarios de los que quieres obtener esta vista. De esta manera, obtendrás los diferentes calendarios uno debajo del otro para que puedas ver quién está disponible cuándo. ¡Útil si necesitas planificar tareas o reuniones en sus calendarios!

Por cierto, esta vista se mantiene con estos usuarios hasta que cierres la sesión de Teamleader Focus. De esta forma no tienes que elegirlos una y otra vez si estás intentando planificar una reunión con todos. Solo volverá a tener los usuarios predeterminados si cierras la sesión y la vuelves a abrir.

Hojas de tiempo

Todas las tareas, reuniones y llamadas en las que alguno de vosotros haya registrado el tiempo aparecerán en las Hojas de tiempo. Puedes revisar tus propias hojas de tiempo, o las de tus compañeros eligiendo su nombre en el desplegable de la derecha. 

El objetivo de echar un vistazo a estas Hojas de tiempo es poder saber en qué habéis estado trabajando tanto tú mismo como tus compañeros en las últimas semanas.

También puedes exportar toda esta información a Excel para otros cálculos. Por ejemplo si quieres saber cuánto tiempo habéis dedicado a un tipo de trabajo específico. En el archivo de exportación, puedes ordenar las filas por la columna "Tipo".

Oportunidades

En Teamleader Focus se debería crear una oportunidad cada vez que haya una posibilidad de venta a un cliente.

Filtros

No importa si tienes oportunidades ya aceptadas, rechazadas o aún en curso, en este módulo las encontrarás todas. Puedes filtrar los resultados en base al pipeline de la oportunidad o puedes trabajar con filtros para solo ver las que te interesen en cada caso. Por defecto, hay filtros predeterminados creados en base a la fase de la oportunidad, pero en la vista de lista de las oportunidades, puedes crear tus propios filtros basados en un usuario en concreto, un periodo de tiempo determinado o cualquier otro campo de las oportunidades.

Una vez que se seleccionas un filtro, se verá el número de oportunidades dentro de ese filtro y su valor monetario en la parte inferior. Ideal para comprobar tus números cada mañana o justo antes de irse a casa por la noche. Mucho más tiempo para otras cosas! ¿Has pensado alguna vez en apuntarte a un club de ganchillo?

Columnas

En la vista general de oportunidades verás un listado de columnas que puedes parametrizar para elegir las columnas que quieres ver para que la información relevante llame la atención. Para hacer esto, haz clic en la rueda dentada en la parte inferior derecha de la pantalla. Puedes seleccionar hasta un máximo de 10 columnas.

Proyectos

Crear un proyecto en Teamleader Focus te permite establecer una estructura de elementos maleables de grupos, tareas, materiales y reuniones.Al igual que con las Oportunidades, puedes seleccionar las columnas que perefieres visualizar en la vista general de los proyectos.

División del trabajo

La división del trabajo en los proyectos te permite hacer estimaciones claras del trabajo necesario y mantener así tus proyectos perfectamente bajo control. Lee todo sobre cómo añadir un proyecto y la división del trabajo aquí.

Exportar el seguimiento temporal

También tienes la opción de esportar las hojas de tiempo del proyecto, por ejemplo, si deseas enviar a sus clientes una actualización del seguimiento temporal del proyecto sin crear primero una factura. O selecciona esta opción para tener una visión interna del tiempo ya empleado. Para exportar el informe:

1. Accede al proyecto
2. Haz clic en los tres puntos de la cabecera del proyecto > Exportar hojas de tiempo.
3. Tienes la opción de seleccionar el idioma y si deseas exportar en formato Excel o PDF

Vista Kanban

La vista Kanban del proyecto se centra en los estados de las tareas y materiales del proyecto, lo que te permite ver el estado de estos elementos de un vistazo y determinar qué tareas deben recibir atención con prioridad.

Información del proyecto

En un proyecto, la información del proyecto te proporciona:

• Una visión general del presupuesto gastado (la cantidad de horas facturables y materiales). La gestión del presupuesto en los proyectos es una forma de hacer un seguimiento del presupuesto predeterminado que has concordado con el cliente. Al asignar recursos y estimar el tiempo de las tareas facturables, los materiales y las reuniones, sabrás si te estás excediendo del presupuesto pautado.
• Margen: Realiza un seguimiento de tus costes e ingresos potenciales a través de la función Margen en cada proyecto. Échale un vistazo a tus costes para poder ajustarlos cuando sea necesario.

Línea temporal de los proyectos

Desde la vista general de los proyectos, puedes cambiar la modalidad de visualización fácilmente a la línea temporal de los proyectos. Esto te da acceso a la panorámica conjunta de todos tus proyectos. Te permite evaluar continuamente el grado de los compromisos asumidos por tu empresa y te muestra qué proyectos ameritan atención prioritaria.

Planificación

El módulo de planificación es la clave para agilizar la gestión de los recursos y tiempo disponibles. Lee en este artículo cómo este módulo optimiza la programación, maximiza el uso de los recursos y te ayuda a planificar de cara al futuro. Con la Planificación, la coordinación se hace muy fácil, garantizando que el tiempo de tu equipo se utilice de forma eficiente y que las tareas estén bien organizadas y sean flexibles ante los imprevistos.

Facturas

(Esta funcionalidad no está disponible en el paquete SMART)

En este apartado vamos a ver cómo puedes llevar un control de tus flujos de caja.

Como seguramente ya hayas imaginado, la configuración de filtros y columnas también está disponible para las Facturas.

Además, en esta misma vista general, verás una pestaña de color gris en la parte inferior derecha de la pantalla, llamada "Mini-stats". Esta pestaña te proporciona unas estadísticas rápidas y concretas y al hacer clic en el símbolo del PDF, se descargará un informe en PDF.

Volviendo a la vista general de facturas, también puedes exportarlas a Excel y PDF. Esto te ofrece una amplia gama de opciones para crear informes y obtener datos.

Otra forma de llevar un registro de tu flujo de caja es la previsión financiera. La previsión financiera te permite ver para el mes actual y los próximos 2 meses cuánto dinero entrará. Lee más aquí.

Súper truco: Calcular tus productos vendidos

Si necesitas una visión general de la cantidad de productos vendidos, puedes exportar tus facturas (o sólo un filtro, si deseas calcular para un determinado período de tiempo) y elegir 'Crear una nueva plantilla'. Tendrás la opción de añadir columnas relacionadas con el contenido de tus facturas. Las más importantes son 'Nombre del artículo' y 'Cantidad de artículos'. Ordena tus filas en Excel por la columna 'Nombre del artículo' y luego calcula el número total basado en el 'Cantidad de artículos'. Esto te permitirá saber cuánto se vendió de un producto.

Bandeja de entrada compartida

(Esta funcionalidad esta disponible en nuestro paquete Boost y en el Booster Bandeja de entrada compartida)

La bandeja de entrada compartida funciona de una forma muy similar al resto de módulos. Puedes crear filtros sobre las incidencias para ver las incidencias que se han recibido hoy, por ejemplo, y así averiguar la rapidez con la que tu equipo de soporte ayuda a sus clientes.

También puedes añadir las columnas "Fecha de creación" y "Último mensaje" para saber rápidamente cuándo se ha creado cada incidencia y cuanto tiempo lleva esperando el cliente una respuesta, respectivamente.

Como última recomendación, también puedes añadir estados extra, para tener estados personalizados además de los predeterminados: Nuevo, Abierto y Cerrado. De esta forma conseguirás amoldar este módulo a tu flujo de trabajo.

Estadísticas

Las Estadísticas te proporcionan mucha información en términos numéricos sobre tu cuenta. Te mostramos a continuación las estadísticas más importantes, a las que debes echar un vistazo:

Pipeline

Si vas a Estadísticas > Pipeline, encontrarás una vista general del flujo de caja que se espera que recibas en las próximas semanas. Esto muestra el valor total de las facturas que se espera pagar en las próximas semanas en base a tus presupuestos aceptados y las facturas no pagadas.

Estadísticas sobre Oportunidades

Si vas a Estadísticas > Oportunidades, encontrarás mucha información sobre todas tus oportunidades: Informe sobre el canal de ventas, distribución de las fases, duración de las fases etc. Además, dentro de cada gráfico puedes filtrar por pipeline.

Si haces clic en el enlace anterior, encontrarás la explicación de cada una de ellas. 

Estadísticas sobre facturas

En Estadísticas > Facturas, puedes ver estadísticas sobre tus facturas. De esta manera, puedes ver el número de facturas pagadas, las que aún no están pagadas y las vencidas. También puedes filtrar por fecha y cliente.

Estadísticas sobre seguimiento temporal

En este apartado de las estadísticas puedes encontrar información sobre cuánto tiempo se está registrando por cada usuario, relacionado con los diferentes clientes, equipos y tipos de trabajo. Además, también tienes una vista de las llamadas hechas por los distintos usuarios. Puedes obtener una gráfica de los diferentes resultados de las llamadas en un período de tiempo específico.

Si además, te gustaría poder obtener un informe más extenso sobre este seguimiento temporal, puedes combinar esta opción con la de exportación de seguimiento temporal, como mencionábamos anteriormente en este artículo.

Estadísticas sobre la bandeja de entrada compartida

Las estadísticas sobre incidencias te permiten saber cuántas incidencias se han abierto y cerrado en un período de tiempo determinado, el tiempo medio de respuesta, cuándo son las horas más ocupadas de la jornada laboral o cuál de tus empleados se desempeña mejor.

Objetivos

En el sub-módulo Objetivos, tienes la opción de añadir diferentes objetivos. Estos se pueden crear sobre diferentes módulos (oportunidades, facturas, seguimiento temporal etc...).

Trabajar con objetivos puede resultar muy útil, ya que puedes configurar uno para cada empleado, y así que tanto ellos como tú mismo podáis ver cómo se van cumpliendo y cómo va el rendimiento de cada uno. Estos objetivos pueden constituir una base para las charlas de retroalimentación y también funcionar como un incentivo para su propio desempeño. Como usuario administrador, puedes elegir si los usuarios no administradores pueden ver sus propios objetivos o no.

¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.