Rechnungen pünktlich zu versenden wirkt sich direkt auf Ihren Cashflow aus, aber erledigte Arbeit hat die Tendenz, durch die Maschen zu fallen — ein akzeptiertes Angebot, das nie in eine Rechnung umgewandelt wurde, Zeiterfassung, die nie abgerechnet wurde, ein Retainer-Projekt, das still und leise das Budget überschritten hat. Focus AI hilft Ihnen, alles davon zu erfassen, damit Sie Ihre Rechnungen versenden können, ohne Ihr Konto manuell durchsuchen zu müssen.
Vom Angebot zur Rechnung
Sobald ein Kunde Ihr Angebot akzeptiert, können Sie es direkt über Focus AI in eine Rechnung umwandeln. Es übernimmt die Positionen, Mengen, Preise und MwSt. direkt aus dem Angebot und erstellt daraus einen Rechnungsentwurf, den Sie genehmigen oder ablehnen können.
Beispiel-Prompts:
- „Wandle das akzeptierte Angebot für Kunde X in eine Rechnung um."
- „Dieses Angebot wurde akzeptiert. Kannst du eine Rechnung daraus erstellen?"
- „Wandle Angebot 2024-05 in eine Rechnung um und buche sie."
Wenn Sie bereits auf der Deal- oder Angebotsseite sind, müssen Sie es nicht benennen. Sagen Sie einfach „Wandle dieses Angebot in eine Rechnung um" und Focus AI weiß, was Sie meinen.
Nicht abgerechnete Zeiterfassung in Rechnung stellen
Am Ende des Monats ist es möglich, dass Sie Arbeit geleistet haben, die noch nicht abgerechnet wurde, wie Zeiterfassung oder abgeschlossene Projekte oder gewonnene Deals ohne zugehörige Rechnung.
Focus AI kann Ihr Konto nach allem durchsuchen, was fertig aber nicht abgerechnet ist, es nach Kunden gruppieren und Rechnungsentwürfe aus der tatsächlichen Zeiterfassung erstellen.
Beispiel-Prompts:
- „Welche Zeiterfassung vom letzten Monat wurde noch nicht abgerechnet?"
- „Erstelle Rechnungsentwürfe für alle nicht abgerechneten Stunden auf Projekt X."
- „Welche Kunden haben abgeschlossene Arbeiten, die wir noch nicht abgerechnet haben?"
Focus AI zeigt Ihnen, was jeder Entwurf enthalten wird, bevor etwas erstellt wird. Sobald Sie genehmigen, werden die Entwürfe erstellt. Es werden nie Rechnungen ohne eine separate Bestätigung von Ihnen gesendet.
Retainer- und Festpreisarbeiten
Für Retainer-/Festpreisprojekte kann Focus AI überwachen, wie viele Stunden auf dem Projekt im Vergleich zum vereinbarten Budget erfasst wurden. Wenn ein Projekt 90% des Budgets erreicht oder das Budget überschreitet, kann Focus AI es markieren und eine Rechnung für die zusätzlichen Stunden erstellen.
Beispiel-Prompts:
- „Welche Projekte sind in diesem Monat nah an oder über dem Budget?"
- „Wie viele Stunden haben wir auf Projekt X im Vergleich zu dem, was vereinbart wurde, erfasst?"
- „Erstelle eine Rechnung für zusätzliche Stunden für Projekt X – wir haben das Budget um 5 Stunden überschritten."
Wenn kein Budget für ein Projekt festgelegt ist, teilt Focus AI Ihnen das mit und erklärt, wie Sie eines in Teamleader Focus hinzufügen können.
Abkürzungen
Zwei Teamleader Skills sind für die obigen Abrechnungs-Workflows entwickelt worden:
Abkürzung: den Teamleader Skill Invoice the work verwenden
Der Teamleader Skill Invoice the Work durchsucht Ihr Konto nach allem, was im letzten Monat fertiggestellt, aber noch nicht abgerechnet wurde, wie erfasste Zeit, abgeschlossene Projekte oder akzeptierte Angebote ohne Rechnung. Er gruppiert die Ergebnisse nach Kunden und erstellt Rechnungsentwürfe nach Ihrer Genehmigung.
Finden Sie ihn unter Focus AI > Skills > /invoice-the-work. Klicken Sie auf Skill verwenden, um zu starten, oder geben Sie /invoice-the-work in einem beliebigen Focus AI-Chat ein.
Abkürzung: den Teamleader Skill Retainer guard verwenden
Der Teamleader Skill Retainer guard ist speziell für Festpreis-/Retainer-Projekte entwickelt worden. Er vergleicht budgetierte Stunden mit dem, was in diesem Monat erfasst wurde, markiert Projekte, die nahe an oder über dem Budget liegen, und erstellt die Rechnung für die zusätzlichen Stunden.
Finden Sie ihn unter Focus AI > Skills > /retainer-guard. Klicken Sie auf Skill verwenden, um zu starten, oder geben Sie /retainer-guard in einem beliebigen Focus AI-Chat ein.
Was Focus AI mit Rechnungen kann und nicht kann
Abschließend kann es nützlich sein zu wissen, was Focus AI in Bezug auf Rechnungen kann und nicht kann.
Focus AI kann Ihnen bei folgenden Rechnungsaktionen helfen:
- Rechnungsentwürfe erstellen und bearbeiten
- Rechnungen per E-Mail oder über Peppol senden
- Eine Zahlung hinzufügen oder eine Rechnung als bezahlt markieren
- Eine Rechnung in die Warteschleife stellen (dies ist eine Möglichkeit, die automatischen Zahlungserinnerungen, die Teamleader Focus versendet, zu pausieren)
- Akzeptierte Angebote und Projekte abrechnen
Es gibt auch ein paar Dinge, die Focus AI nicht kann:
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Manuelle Zahlungserinnerungen senden:
Als Umgehung können Sie jederzeit selbst Erinnerungen senden oder Focus AI eine Nachfass-E-Mail entwerfen lassen, die Sie selbst senden. Lesen Sie mehr über Letzteres in diesem Artikel. -
Abonnements erstellen oder verwalten:
Abonnements müssen manuell in Teamleader Focus eingerichtet werden.