Dieser Artikel beschreibt die Funktionalität unseres neuen Projektmoduls. Dieses Modul wird schrittweise eingeführt, daher ist es möglich, dass Sie noch keinen Zugriff auf die hier beschriebenen Funktionen haben. In diesem Fall finden Sie hier weiterhin die Dokumentation zum vorherigen Projektmodul.
Die Verwaltung von Projektbudgets kann komplex sein, aber mit den richtigen Tools gewinnen Sie mehr Transparenz, Flexibilität und Kontrolle. Von der Verfolgung Ihrer verbleibenden Budgetmittel über die Überwachung des Projekt-Healths bis hin zur Vermeidung von Mehrausgaben – Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen. Lesen Sie hier alles über die Verwaltung Ihres Projektbudgets in Teamleader Focus.
Projektbudget
Um ein Projektbudget effektiv zu verwalten, ist es wichtig zu wissen, was die einzelnen Budgetfelder in einem Projekt bedeuten. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Felder:
! Um diese Felder anzuzeigen, benötigen Sie Benutzerzugriff auf „Finanzdaten zu Projekten”. Weitere Informationen finden Sie hier.
- Budget: Der maximal vereinbarte Betrag, der dem Kunden für das gesamte Projekt in Rechnung gestellt werden kann.
- Kostenbudget: Eine interne Obergrenze für die Kosten, die für das Projekt anfallen dürfen.
- Ausgegebenes Budget: Der Teil des Kundenbudgets, der bereits auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeit verbraucht wurde.
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Verbleibendes Budget: Der Teil des Kundenbudgets, der noch übrig ist.
- Budget – ausgegebenes Budget = verbleibendes Budget
- Beachten Sie, dass dieses Feld einen negativen Wert annehmen kann. In diesem Fall wird ein Warnsymbol angezeigt.
- Budgetfortschritt: Eine visuelle Fortschrittsanzeige, die den Fortschritt des ausgegebenen Budgets im Vergleich zum festgelegten Budget verfolgt.
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Zeitbudget: Ein vom Projektverantwortlichen festgelegter Grenzwert für die Gesamtzeit, die für ein Projekt erfasst wird. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für das Projekt erfasste Gesamtzeit innerhalb eines bestimmten Grenzwerts bleibt.
Weitere Informationen zu den anderen Projektfinanzen in Teamleader Focus finden Sie hier.
Projekt-Health-Widget
In jedem Projekt finden Sie ein Widget „Projekt-Health”.
Navigieren Sie einfach zu einem Projekt und klicken Sie auf die Registerkarte „Projektinfo”.
Unter „Projekt-Health” finden Sie eine Übersicht über die folgenden Finanz- und Zeitindikatoren:
- Verbleibendes Budget
- Verbleibendes Zeitbudget
- Unabgerechneter Betrag: Der Teil des Gesamtpreises des Projekts, der noch nicht in Rechnung gestellt wurde.
- Marge: Differenz zwischen den Einnahmen einer Firma und ihren Kosten.
- Ausstehende Arbeit: alle Aufgaben, Besprechungen und Materialien mit dem Status „To-Do”, „In Bearbeitung” oder „Aufgeschoben”.
- Verbleibendes Kostenbudget: Betrag des Kostenbudgets, der nach Abziehen der Kosten übrig bleibt.
Benutzer können über das Zahnrad in der oberen rechten Ecke auswählen, welche Kacheln hier angezeigt werden sollen (min. 1, max. 6). Dies wird pro Benutzer gespeichert.
Top-down-Budgetverwaltung
In Projekten können Budgets auf verschiedenen Ebenen existieren:
- Das Gesamtbudget des Projekts;
- Die Gruppen innerhalb des Projekts;
- und die Elemente innerhalb dieser Gruppen, wie Aufgaben, Materialien oder Besprechungen.
Mit der Top-down-Budgetverwaltung können Sie entscheiden, ob Gruppenbudgets oder Elementbudgets (Aufgaben/Materialien/Besprechungen) unabhängig bleiben oder das Gesamtbudget der Gruppe oder des Projekts beeinflussen.
Beispiel
Nehmen wir an, Ihr Projektbudget beträgt 1000 € und das Budget Ihrer ersten Gruppe beträgt 500 €. Nun fügen Sie dieser Gruppe eine Aufgabe mit einem Budget von 1500 € hinzu. An dieser Stelle wird folgende Meldung angezeigt:
„Wir haben festgestellt, dass einige Budgets noch nicht festgelegt sind. Möchten Sie diese aktualisieren?“
Sie haben dann folgende Möglichkeiten:
- Das Budget des Projekts automatisch erhöhen;
- Das Budget der Gruppe automatisch erhöhen;
- Beides tun oder
- Nichts tun.
Wenn Sie Ihre Auswahl speichern, gilt sie auch für zukünftige Änderungen. Sie können diese Einstellung später jederzeit in Ihren Projekteinstellungen anpassen.
Zurück zu unserem Beispiel: Wenn Sie beide Kästchen ankreuzen, erhöhen sich sowohl das Budget des Projekts als auch das Budget der Gruppe auf 1500 €. Wenn Sie dann eine weitere Aufgabe in derselben Gruppe für 200 € hinzufügen, werden beide Budgets erneut auf 1700 € erhöht. Sie werden jedes Mal benachrichtigt, wenn dies geschieht.
Wenn Sie Projektzeilen in eine andere Gruppe verschieben, erhöht sich das Budget der neuen Gruppe, wenn das Gesamtbudget der Projektzeilen das vorherige Budget übersteigt. Budgets werden jedoch niemals automatisch verringert. Wenn Sie also alle Aufgaben aus der ursprünglichen Gruppe verschieben, bleibt das Budget dieser Gruppe unverändert.