Si vous travaillez dans le secteur des services, vous serez inévitablement confronté à l'enregistrement du temps et devrez créer des factures basées sur le suivi du temps.

Par exemple : vous définissez un taux horaire par employé et une fois ce service terminé, vous devrez facturer les heures travaillées par cet employé. Cependant, dans la plupart des cas, il existe différentes interprétations de ce flux. C'est également le cas dans Teamleader Focus.


Nous allons expliquer brièvement comment vous pouvez utiliser les taux horaires. Il y a deux façons principales de faire ceci:

  1. Sélection d'un taux horaire pour tous vos clients (basé sur 3 choix différents)
  2. Définition de différents taux horaires par client ou projet


1. Taux horaire pour tous les clients :


Tout d'abord, vous devez décider comment un taux horaire doit être déterminé. Allez dans Paramètres > Factures > Préférences > Fixer les préférences de facturation par défaut, et vous aurez trois choix à ce sujet :

A. Prix par utilisateur
B. Prix par type de travail
C. Prix fixe par heure

A. Prix par utilisateur :

Sur Teamleader Focus, vous pouvez déterminer le prix par utilisateur ainsi que le coût par utilisateur en allant dans Paramètres > Utilisateurs > trois points > modifier. En modifiant un utilisateur, vous pouvez fixer un taux fixe.


Un prix externe peut être défini pour chaque utilisateur de votre entreprise. Ceci est souvent utilisé pour distinguer, par exemple, un profil junior et senior. Contrairement au coût interne au-dessus, ce prix externe est le taux auquel vous allez facture le client si vous choisissez de facturer par prix par utilisateur.


Exemple:
Jean travaille pour 80 EUR de l'heure.
Martin travaille pour 100 EUR de l'heure.

  

Les deux sont des designers et chacun a travaillé pendant 5 heures. Naturellement, vous voulez facturer le client pour le temps travaillé. La facture sera fournie avec deux lignes de facture:

Description
Prix HT
Quantité
Sous-total
Employé Designer A
80
5
400
Employé Designer B
100
5
500


Il est important de renseigner les coûts internes dans les paramètres Utilisateurs si vous souhaitez utiliser la fonction bénéfice dans vos projets. Fondamentalement, tout le suivi des horaires effectué sera calculé avec le taux de coût interne afin que vous puissiez voir quels sont vos coûts par rapport à vos revenus, qui est calculé avec le prix externe si vous facturez par tarif utilisateur. Cliquez sur le lien pour plus d'informations.


B. Prix par type de travail :

Vous pouvez également choisir de calculer par type de travail. Cela vous permettra de facturer le travail de développement plus cher que le travail d'analyse.


Exemple :
Le travail d'analyse a un taux horaire de 65 EUR.
Le travail de développement a un taux horaire de 85 EUR.

Supposons que 10 heures aient été consacrées à l'analyse et 5 heures au développement. La facture sera fournie avec les deux lignes de facture suivantes :


Description

Prix HT

Quantité

Sous-total

Analyse

65

10

650

Développement

85

5

425


Dans Teamleader Focus, vous pouvez définir le taux horaire par tâche dans Paramètres > Agenda > Types de travail. Lorsque vous ajoutez ou modifiez les types de travail, vous pouvez définir un taux horaire.

C. Prix fixe par heure :

Enfin, il se peut que votre entreprise ait un tarif horaire unique quel que soit le type de travail ou l'utilisateur.


Exemple :

Une entreprise a un taux fixe de 90 EUR par heure.


Supposons que 10 heures ont été consacrées à l'analyse et 5 heures au développement. La facture sera fournie avec deux lignes de facture :

Description

Prix HT

Quantité

Sous-total

Analyse
90
10
900
Développement
90
5
450

 






Vous pouvez définir un prix fixe par heure pour votre entreprise en allant dans Paramètres > Factures > Fixer les préférences de facturation par défaut  > Sélectionnez l'option pour le prix fixe par heure dans la fenêtre pop-up.


2. Différents taux horaires par client ou projet :


Vous pouvez définir un taux horaire par défaut pour votre société dans Paramètres> Factures > Préférences > Définir le taux horaire par défaut.


Cependant, il se peut que votre entreprise choisisse de s'écarter de la méthode standard pour un client ou un projet spécifique. Par conséquent, il peut y avoir des exceptions :


A. Au niveau du client
B. Au niveau du projet
C. Modification du type de taux horaire


A. Au niveau du client :

Au niveau du client, vous pouvez définir si un client spécifique est facturé selon les trois principes décrits ci-dessus : prix par utilisateur, prix par type de travail ou prix fixe par heure.

De cette façon pour les autres clients, le taux horaire par défaut s'appliquera, mais pour celui-ci, le taux spécifique que vous choisissez sera pris en compte.

Pour un contact ou une entreprise, cliquez sur les trois points à côté d'Informations d'entreprise > Préférences de facturation > étape suivante, vous verrez les suivantes :


Par conséquent, au niveau du client, il existe trois options :

1. Prix par utilisateur : le prix prédéterminé par utilisateur sera utilisé lors de la facturation.

2. Prix par type de travail : le prix prédéterminé par type de travail sera utilisé lors de la création de la facture. (Ce sont les valeurs définies dans Paramètres > Agenda > Types de travail et ne peuvent pas être modifiées).

3. Prix fixe par heure : Si vous changez le taux horaire, le système vous demandera toujours si le temps non facturé doit également être modifié. Vous pouvez également choisir si le suivi du temps s'applique uniquement à partir d'une date spécifique. Cela peut être pratique avec, par exemple, un ajustement de l'indice au début de la nouvelle année


B. Au niveau du projet :

Au niveau du projet, vous pouvez également définir si un projet est calculé selon le principe du prix par utilisateur, du prix par type de travail ou du prix fixe par heure.


Cependant, il peut également y avoir des exceptions supplémentaires.

1. Vous décidez d'utiliser un taux horaire par utilisateur mais le taux horaire varie pour ce projet spécifique.
Exemple : John travaille normalement toujours à 80 EUR / heure, mais pour ce projet, vous acceptez que son taux sera de 85 EUR par heure. Vous ajustez ceci dans le projet même. Naviguez vers Info projet en haut de la page et allez à la boîte "Collaborateurs" sur cette page. Si vous cliquez sur les trois points à côté d'utilisateur vous pouvez entrer un taux horaire ajusté.


2. Le taux horaire par utilisateur change au cours du projet.

Exemple: John travaille pour 85 EUR / heure dans le projet A. Ce taux, cependant, change à partir du 1er janvier à 90 EUR / heure à cause, par exemple, d'une indexation.


Dorénavant, tout le travail de John pour le projet A sera facturé à 90 euros par heure. Avant de commencer à mettre en œuvre les modifications, vous devrez également indiquer ce qui doit être fait avec le travail non facturé. En d'autres termes, le travail passé non facturé devrait-il aussi être modifié ou seulement le travail effectué à l'avenir?


3. Vous décidez d'utiliser un taux fixe par heure et cela change au cours du projet.

Exemple: Habituellement, vous facturez tous les travaux dans le projet B à 100 EUR / heure. Cependant, en raison de la complexité du projet, vous vous arrangez avec le client pour facturer tout travail non facturé à 110 EUR / heure.

Vous pouvez ensuite définir le nouveau taux et indiquer que tous les travaux du passé qui n'ont pas encore été facturés peuvent être ajustés. Vous faites cela dans le projet même > Info projet > trois points à côté de Projet x> Préférences de facturation.


Sachez que le coût interne que vous avez ajouté dans les paramètres Utilisateurs d'un utilisateur en particulier sera toujours utilisé pour calculer les coûts d'un projet (si un suivi du temps est effectué), quel que soit votre mode de facturation


C. Changer le type de taux horaire:

Supposons que vous avez modifié le type de taux horaire pour un client ou un projet. Par exemple, du prix par utilisateur à un prix fixe par heure. Le système demandera également si le temps non facturé du passé doit être ajusté, soit tout le temps immédiatement ou à une date spécifique.