Le suivi des éléments tels que les heures facturables et les matériaux utilisés n'est pas toujours facile lorsque vous êtes toujours sur la route. Le plus souvent, il arrive que les choses importantes soient oubliées ou les heures travaillées ne sont que des estimations approximatives. Entre en scène le bon d'intervention : un document qui garde tout bien rangé au même endroit. Mais le papier peut facilement se perdre. La solution ? Un bon d'intervention numérique. La solution parfaite ? Un bon d'intervention numérique combiné avec Teamleader Focus.

L'énorme avantage de travailler numériquement est que les papiers qui peuvent être perdus n'existent plus, et toutes vos informations sont centralisées : tout ce que vous remplissez sera automatiquement envoyé à Teamleader Focus lorsque vous serez connecté à Internet.

Un admin peut donner accès aux bons d'intervention à l'un des utilisateurs via paramètres > RH > et cliquer sur le crayon en face du collaborateur puis activer l'option des bons d'intervention.

Différentes façons de créer un bon d'intervention

Il existe différentes façons de créer un bon d'intervention dans Teamleader Focus, mais il y a une chose importante à savoir : vous ne pouvez pas terminer un bon d'intervention à partir de la version web de Teamleader Focus. La finalisation d'un bon d'intervention n'est possible qu'à partir de l'application mobile pour Android ou iOS.

1. Créer un bon d'intervention à partir de zéro via l'application
2. Préparez votre bon d'intervention à partir d'une réunion dans Teamleader Focus

• À partir de rien
• Basé sur le contenu d'un devis

1. Créer un bon d'intervention à partir de zéro

Créer un bon d'intervention à l'aide de l'application Teamleader Focus est un jeu d'enfant. Notre application vous présentera les étapes nécessaires et vous permettra de terminer avec la signature du client.

Étape 1 : définir un client

Grâce au lien entre l'application mobile et la base de données de Teamleader Focus, vous pouvez facilement rechercher des clients existants et remplir les informations dans le bon d'intervention. L'adresse sera automatiquement renseignée ou, si vous le souhaitez, vous pouvez entrer une adresse de chantier. Vous pouvez également ajouter un projet.

Étape 2 : ajouter des éléments ou des champs personnalisés

Cliquez sur "ajouter élément" pour ajouter différentes choses à votre bon d'intervention.

Si vous avez des champs personnalisés au niveau des bons d'intervention, vous les trouverez également ici, prêts à être remplis.

Sélectionnez "heures de travail" pour entrer votre heure de début et de fin et ainsi définir depuis combien de temps vous avez travaillé. Vous prenez une pause déjeuner ? Pas de problème, il suffit d'ajouter une heure ou deux après avoir recommencé à travailler. Si vous avez quelque chose à signaler concernant ces heures, ajouter une description si vous le souhaitez.

Travailler seul peut être fastidieux. C'est pourquoi, si vous prenez la route avec des collègues, vous pouvez les ajouter au même bon d'intervention. Toutes les heures combinées seront ajoutées au montant total de la facture.

Étape 3 : enregistrer des produits

Tout comme vous pouvez ajouter des heures de travail, vous pouvez également ajouter des produits déjà disponibles dans la base de données Teamleader Focus à votre bon d'intervention. Ajoutez autant de produits que vous le souhaitez, ainsi que leur nombre ! Il est aussi possible ici de créer un nouveau produit grâce au bouton Créer nouveau produit.

Étape 4 : ajouter une description, la distance et des images

Vous pouvez également ajouter une description, la distance et des images pour terminer le bon d'intervention. De cette façon, vous et vos collègues sauront s'il y a quelque chose de spécial à ne pas oublier.

Étape 5 : Finaliser le bon d'intervention

Vous avez terminé ? Cliquez sur "finaliser" afin de créer un fichier PDF contenant toutes les informations et laissez le client signer sur place. Enregistrez le bon d'intervention et envoyez-le directement au bureau ! Lorsque vous créez un bon d'intervention, il est également possible de le sauvegarder comme brouillon et de le modifier et le terminer plus tard. Le bon d'intervention aura alors le label "brouillon".

Conseil : Vous pouvez également envoyer un email, incluant le document pdf du bon d'intervention, à votre client lors de la finalisation de votre bon d'intervention via l'application mobile. 

1. Dans l'application web Teamleader Focus, créez d'abord le modèle d'email que vous voulez envoyer à votre client. Allez dans Paramètres > Bons d'intervention > Modèles de bons d'intervention et cliquez sur le signe "+". Il est possible d'ajouter plusieurs modèles différents parmi lesquels vous pouvez choisir. Vous pouvez également choisir la langue, ce qui peut s'avérer pratique si vous travaillez également à l'étranger. 
2. Une fois le modèle créé, vous pouvez l'envoyer lors de la finalisation de votre bon d'intervention dans l'application mobile.
3. Dans la version web, il ressemblera à ceci :

Lorsqu'un bon d'intervention a le statut "définitif", cela signifie qu'il est finalisé. Par contre, lorsqu'il a le statut "Envoyé", cela signifie qu'il est à la fois envoyé et finalisé.

2. Préparer un bon d'intervention à partir d'une réunion

Cela arrive souvent dans les entreprises qui ont une équipe sur le terrain et une équipe de bureau. L'équipe de bureau peut créer un rendez-vous pour l'équipe sur le terrain, ainsi les collègues sauront où aller. 

Via le site web

Vous pouvez préparer le bon d'intervention en cliquant sur l'icône "ajouter bon d'intervention" en haut à droite du rendez-vous. Vous aurez deux options: remplir partiellement le bon d'intervention en vous basant sur un devis existent, ou remplir manuellement celui-ci. Vous pouvez ajouter une description des tâches à faire ou du matériel nécessaire. Ainsi, vos techniciens sauront à quoi s'attendre !

Vous pourrez modifier le bon d'intervention brouillon plus tard également en revenant au rendez-vous et en cliquant sur "modifier bon d'intervention". Vous trouverez également le brouille du bon d'intervention (pas en PDF) dans l'aperçu de vos bons d'intervention (voir "aperçu bon d'intervention" plus loin dans cet article).

Via l'application 

Dans l'application, vous pouvez aller à votre rendez-vous et cliquer sur "ajouter bon d'intervention". Vous pouvez ajouter des éléments et/ou finaliser le bon d'intervention. 

L'aperçu des bons d'intervention

Dans la version web et sur l'app, vous trouverez un aperçu de vos bons d'intervention passés et présents.

Version web

Dans la version web de Teamleader Focus, vous pouvez consulter l'aperçu des bons d'intervention en cliquant sur "bons d'intervention" dans le menu sur la gauche.

Vous pouvez voir quel employé a travaillé sur quel bon d'intervention et pour quel client, la date du bon d'intervention, son statut (brouillon, final, envoyé) et si un projet y est lié. Il est possible de trier certaines colonnes (ascendant ou descendant) en cliquant sur le titre de cette colonne. Vous pouvez choisir quelles colonnes visualiser en cliquant sur la petite roue en bas à droite.

De plus, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut à gauche si vous cherchez un bon d'intervention en particulier.

En cliquant sur le bon d'intervention, la page détaillée s'ouvrira.

Vous y trouverez :

• Le statut du bon d'intervention en haut, à côté du titre : brouillon, final ou envoyé 
• La localisation du bon d'intervention et la distance ajoutée 
• Quand le bon d'intervention a été créé
• Le projet et/ou le rendez-vous lié
• Quels champs personnalisés ont été remplis 
• La description du bon d'intervention, si vous en avez ajouté une.
• Combien d'heures de travail ont été enregistrées, par quels collègues et le total du temps enregistré
• Un aperçu des produits ajoutés au bon d'intervention 
  • Vous trouverez l'ID et le nom des produits
  • Vous trouverez le prix individuel du produit et le total de tous les produits 
• Les photos ajoutées au bon d'intervention 
• Pour les bons d'intervention finalisés, vous pourrez accéder au fichier PDF en cliquant sur "voir PDF" en haut à droite de l'aperçu. 
  • Notez que vous pouvez également trouver le fichier PDF dans les fichiers des contacts ou des entreprises.
    
    

Application mobile

Naviguez vers "bons d'intervention" et vous trouverez un aperçu de tous les bons d'intervention à venir et passés. Si vous cliquez sur le symbole servant à filtrer en haut à droite, vous pourrez trier vos bons d'intervention par statuts : brouillon, final ou envoyé. La barre de recherche vous permet de chercher dans le bon d'intervention en lui-même.

Conversion d'un bon d'intervention en facture

Si vous voulez facturer votre bon d'intervention, suivez ces étapes :

1. Dans la version web de Teamleader Focus, allez au client lié au bon d'intervention. 

2. Vous trouverez le bon d'interventions dans les "fichiers" du client. 

3. Allez au "temps suivi non-facturé" et vous trouverez plusieurs actions possibles :

• Créer une facture
• Ne pas facturer les heures
• Faire quelques modifications
• Exporter vers Excel

Si vous choisissez de créer une facture, le contenu de la facture apparaîtra sur un nouvel écran. Apportez quelques modifications si vous le souhaitez et enregistrez la facture. C'est tout ce que vous avez à faire pour convertir un bon d'intervention en une facture complète !

Facturer un bon de travail à partir d'un projet

Il est également possible de facturer un bon de travail à partir d'un projet. Pour en savoir plus, lisez cet article.

Prêt à l'essayer ? Téléchargez l'application gratuitement via l'Apple App Store ou le Google Play Store et créez un essai gratuit sur www.teamleader.fr !