Een e-mailcampagne versturen is een makkelijke manier om een groot doelpubliek te bereiken. Die campagne efficiënt, aantrekkelijk en duidelijk opstellen is echter een andere zaak. Gelukkig zijn er een aantal online tools die je kunnen bijstaan. MailChimp is er zo één.

De integratie tussen MailChimp en Teamleader Focus is eigenlijk simpel: Teamleader Focus synchroniseert je contacten en bedrijven uit je CRM naar MailChimp, inclusief je segmenten die aangemaakt worden als groups in MailChimp. In MailChimp maak je dan mooi opgemaakte campagnes om te verzenden naar een bepaald deel van je contacten. 


Opmerking: de MailChimp-integratie is een integratie op accountniveau, wat wil zeggen dat slechts 1 gebruiker per account zijn/haar Teamleader Focus-account aan MailChimp kan linken. Deze gebruiker zal ook de enige zijn die in staat zal zijn om contacten en bedrijven naar MailChimp te synchroniseren.


We leggen even uit hoe het werkt.

  • De setup
  • Segmenten aanmaken in Teamleader Focus voor Mailchimp
  • Segmenten synchroniseren van Teamleader Focus naar MailChimp
  • Campagnes opstellen voor de juiste contacten
  • Mailing data in Teamleader Focus
  • Gearchiveerde contacten in Mailchimp


Bekijk je liever eerst onze video? Dan kan dat hier (Engels):




De Setup

  1. Maak een Mailchimp account aan.
  2. Zorg ervoor dat je de account setup volledig doorloopt, anders zul je geen nieuwe audience kunnen aanmaken.
  3. Maak nu een leeg 'audience' aan in Mailchimp. 
  4. Ga naar 'Audience' en klik op 'View audiences'. Kies daarna voor "Create Audience" en vul de gegevens in. Dit is wat de ontvanger zal zien.
  5. Ga terug naar je Teamleader Focus account en klik op 'Integraties/Marketplace' onder je profielfoto rechtsboven.
  6. Zoek in de zoekbalk naar 'Mailchimp' en voeg de integratie toe.
  7. Vul de gegevens in van je Mailchimp account.
  8. Een scherm wordt geopend en je wordt gevraagd de lege Audience in Mailchimp te selecteren. 9. Klik op 'Opslaan'.


Proficiat! Teamleader Focus en Mailchimp zijn nu gekoppeld.


Opdat je jouw contacten uit Teamleader Focus kunt synchroniseren naar MailChimp, moet de checkbox 'toestemming marketing mails' aangevinkt staan in Teamleader Focus. Daarna kan je ervoor kiezen om je contacten in MailChimp op te delen volgens de verschillende marketing permissions/opt-ins. Dit kan je organiseren in MailChimp met een segment voor elke opt-in (email, direct mail, customized online marketing):



Let wel: de synchronisatie tussen Teamleader Focus en Mailchimp is éénrichting: je kan geen contacten synchroniseren naar een Mailchimp audience die al contacten bevat.


Segmenten aanmaken in Teamleader Focus voor MailChimp

Opmerking: Teamleader Focus zal al je contacten en bedrijven synchroniseren naar Mailchimp (zolang ze een geldig e-mailadres hebben en niet worden uitgeschreven). Je kan vervolgens segmenten in Teamleader Focus maken om de groep klanten te definiëren waarnaar je een specifieke campagne wilt verzenden.


Segmenten gebruiken maakt het makkelijk je campagnes te versturen naar een specifiek deel van je contacten:

1. Maak een segment aan in Teamleader Focus.

2. Vink 'Exporteer segment naar Mailchimp' aan.



Segmenten synchroniseren van Teamleader Focus naar MailChimp

1. Klik op de 2 pijltjes bovenaan je Teamleader Focus account in het CRM overzicht. Je krijgt een notificatie wanneer de synchronisatie afgelopen is.


Notities:

  • Je hoeft maar één keer manueel te synchroniseren. Als je later nieuwe contacten toevoegt, worden deze ‘s nachts automatisch naar MailChimp overgezet, op voorwaarde dat de checkbox 'toestemming marketing mails' aanstaat. Als je een nieuw segment direct in MailChimp wilt zien verschijnen, kan je natuurlijk altijd de synchronisatie opnieuw manueel starten. Teamleader Focus zal je een waarschuwing geven als de overdracht klaar is.
  • Segmenten uit Teamleader Focus heten in MailChimp ‘Groups’. Van zodra de synchronisatie is uitgevoerd, ga in MailChimp naar ‘Audiences’ en kies daar de Audience die je eerder maakte. Bovenaan vind je enkele tabbladen: “Stats, Manage subscribers, add subscribers, signup forms en settings”.
  • Wij kiezen voor ‘Manage contacts’ en we kiezen ‘Groups’ in het dropdownmenu (NIET ‘Segments’). Hier zal je je Teamleader Focus segmenten terugvinden: de contacten (Teamleader.contacts), bedrijven (Teamleader.companies), je Deals (Teamleader.sales) en je interne Teamleader Focus-gebruikers (Teamleader.users). Rechts kan je steeds klikken op ‘View groups’ om je Teamleader Focus segmenten weer te geven.

2. Teamleader Focus zal je een melding geven zodra de synchronisatie is afgelopen.


3. Om je segmenten te zien in Mailchimp volg je onderstaande stappen:

1. Navigeer naar 'Audience' in Mailchimp.

2. Kies de Audience die je net hebt aangemaakt.

3. Bovenaan vind je een aantal knoppen. Kies 'Manage contacts'.


4. Je Teamleader Focus segmenten worden 'Groups' genoemd in Mailchimp.

5. Rechts kan je 'View groups' selecteren. Hier vind je alle Teamleader Focus segmenten terug.

6. Nu kan je ook je 'groups' binnen je segementen per marketing permission gebruiken. Zo kan je jouw volgende marketing campagne versturen naar de contacten die je daarvoor toestemming gaven.


Welke info wordt gesynchroniseerd naar Mailchimp?

De volgende zaken worden doorgestuurd naar Mailchimp:

  • Voornaam
  • Familienaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Postcode
  • Stad
  • Land
  • Geslacht

Klik hier als je ook custom fields wil doorsturen naar Mailchimp.


Campagnes opstellen voor de juiste contacten

Nu komt het er enkel nog op neer de juiste segmenten te selecteren als je een e-mail stuurt.


1. Ga naar je Mailchimp account.

2. Navigeer naar 'Campaigns'

3. Klik op 'Create Campaign'.

4. Selecteer het juiste type campagne. Als je bijvoorbeeld voor 'A/B testing' kiest, zullen je statistieken leeg zijn enkel de bounces zien.

5. Nu wordt je gevraagd de ontvangers de definiëren. Kies voor 'Group' of 'New Segment' en selecteer 'Teamleader.contacts' of 'Teamleader.companies' in de lijst.

6. Kies je segment in de lijst.

7. Om naar meerdere segmenten te zenden voeg je een extra regel toe door op 'Add' te klikken en dezelfde stappen te doorlopen als hierboven beschreven.

8. Kies 'Next'. Nu ben je klaar om je eigenlijke campagne te creëren.


Mailing data in Teamleader Focus

Wat nadat je campagne verstuurd is? Dan verzamelt Teamleader Focus nog data van de verzonden campagnes en stuurt die door naar je CRM-database. Wanneer een klant je e-mail heeft geopend, zal je dit zien in de 'Activiteiten' van dat contact.


Vanaf het moment dat je de link met Mailchimp hebt gemaakt, verschijnt er ook een nieuwe module 'Mailing' onder 'CRM'.

In deze module vind je onder andere recent verzonden campagnes met extra data zoals 

  • het totaal aantal verzendingen
  • unieke en totale aantal opens 
  • aantal clicks 
  • uitschrijvingen
  • 'bounced' adressen.

In dat laatste geval zal Teamleader Focus deze e-mailadressen toevoegen aan een lijst van 'ongeldige e-mails'. In deze lijst kan je ervoor kiezen om het e-mailadres aan te passen (als je het correcte adres kent) of om het volledig te verwijderen uit je database.


Gearchiveerde contacten in Mailchimp 

In een Mailchimp Audience kan je ook je gearchiveerde contacten terugvinden. Navigeer naar Audience > Manage audience > View audiences. Klik op je gelinkte audience > Manage contacts > View archived contacts. 



Hier vind je de contacten die: 

  • de checkbox 'toestemming marketing e-mails' in Teamleader Focus niet meer hebben aangevinkt. Deze werden wel ooit gesynchroniseerd naar Mailchimp
  • niet bestaan in Teamleader Focus, en dus manueel zijn toegevoegd aan de Audience in Mailchimp 
  • verwijderd zijn uit Teamleader Focus


Opmerking: Als je geïnteresseerd bent in automatisering via Mailchimp (bv. welkomstmails versturen), is het belangrijk te weten dat dit niet mogelijk is via onze standaardintegratie met Mailchimp. Dit kan echter wel via Zapier, die je toelaat een trigger in Teamleader Focus te linken aan een actie in Mailchimp. Lees hierover meer in ons algemeen artikel over Zapier.