Achterstallige facturen opvolgen is een van die taken die meer tijd kost dan het zou moeten. Uitzoeken wat vervallen is, zien hoe lang elke factuur al wacht, bepalen wie je het eerst contacteert — dat alleen al kost tijd voordat je ook maar één woord hebt geschreven. Focus AI regelt het overzicht en de opstelling, zodat jij alleen nog maar hoeft te controleren en te versturen.
Krijg een overzicht van wat vervallen is
Open Focus AI en vraag om een overzicht van wat er nog onbetaald is.
Voorbeeldprompts:
- "Toon me alle vervallen facturen."
- "Welke klanten hebben onbetaalde facturen die meer dan 30 dagen achterstallig zijn?"
- "Geef me een overzicht van openstaande facturen gerangschikt op bedrag."
- "Welke facturen zijn het langst achterstallig?"
- "Stel een eerste opvolging op voor deze klant voor zijn achterstallige factuur. Vriendelijke toon, houd het kort.
Als je al op de pagina van een klant staat in Teamleader Focus, kun je vragen "zijn er vervallen facturen voor deze klant?" en Focus AI weet wie je bedoelt.
Focus AI groepeert de resultaten per klant en rangschikt ze op bedrag en hoe lang ze al achterstallig zijn, zodat je altijd weet waar je als eerste aandacht aan moet besteden.
Hoe Focus AI de opvolgmail opstelt
Niet alleen kun je facturen versturen met Focus AI, je kunt Focus AI ook laten helpen met het opstellen en versturen van een opvolgmail voor een achterstallige factuur. Het gebruikt een van je bestaande herinneringssjablonen voor facturen en voegt de factuur automatisch bij.
Voordat het een concept opstelt, controleert Focus AI de betalingshistorie van de klant. Vervolgens past het de e-mail aan de situatie aan: kort en vriendelijk voor een eerste opvolging, strenger (maar nooit agressief) als de factuur al langere tijd open staat. Je kunt het vragen de toon aan te passen voordat er iets wordt verstuurd.
Controleer voor je verstuurt
Focus AI stelt een opvolgmail per klant op en presenteert ze ter beoordeling. Je gaat ze één voor één door, past de bewoording aan waar nodig en verstuurt elke mail zelf rechtstreeks vanuit de chat. Er gaat niets de deur uit zonder dat jij het actief verstuurt.
Houd je gegevens up-to-date
Zodra je hebt opgevolgd, vraag Focus AI om een notitie toe te voegen op de detailpagina van de klant of de factuur te markeren voor opvolging op een latere datum. Zo glipt er niets door de mazen en weerspiegelt je Teamleader Focus-account altijd de actuele situatie.
Shortcut: gebruik de Payment chaser Teamleader Skill
De Payment chaser Teamleader Skill is precies gebouwd voor wanneer je onbetaalde en achterstallige facturen wilt opvolgen.
Vind hem via Focus AI > Skills > /payment-chaser. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /payment-chaser in een willekeurige Focus AI-chat.