Facturen op tijd verzenden heeft direct invloed op je cashflow, maar voltooid werk glipt al eens door de mazen van het net: een aanvaarde offerte die nooit werd omgezet in een factuur, tijdregistratie die nooit werd gefactureerd, een retainerproject dat stilletjes het budget heeft overschreden. Focus AI helpt je dat allemaal op te sporen, zodat je je facturen kan verzenden zonder je account handmatig te doorzoeken.
Van offerte naar factuur
Zodra een klant je offerte aanvaardt, kan je deze via Focus AI meteen omzetten naar een factuur. Focus AI neemt de lijnitems, hoeveelheden, prijzen en btw rechtstreeks over uit de offerte en maakt er een draft-factuur van die jij kan goed- of afkeuren.
Voorbeelden van prompts:
- "Zet de aanvaarde offerte voor klant X om naar een factuur."
- "Deze offerte is aanvaard. Kan je er een factuur van maken?"
- "Zet offerte 2024-05 om naar een factuur en boek deze."
Als je al op de deal- of offertepagina staat, hoef je die niet te noemen. Zeg gewoon "zet deze offerte om naar een factuur" en Focus AI weet wat je bedoelt.
Factureer niet-gefactureerde tijdregistratie
Aan het einde van de maand is het mogelijk dat je werk hebt gedaan dat nog niet is gefactureerd, zoals tijdregistraties, voltooide projecten of gewonnen deals zonder bijbehorende factuur.
Focus AI kan je account doorzoeken naar alles wat klaar maar nog niet gefactureerd is, dit per klant groeperen en draft-facturen aanmaken op basis van de werkelijke tijdregistratie.
Voorbeelden van prompts:
- "Welke tijdregistratie van vorige maand is nog niet gefactureerd?"
- "Maak draft-facturen aan voor alle niet-gefactureerde uren op project X."
- "Welke klanten hebben voltooid werk dat we nog niet hebben gefactureerd?"
Focus AI toont je wat elke draft zal bevatten voordat er iets wordt aangemaakt. Zodra je dat goedkeurt, worden de drafts aangemaakt. Er worden nooit facturen verzonden zonder een aparte bevestiging van jou.
Retainerprojecten en projecten met een vaste prijs
Voor retainerprojecten en projecten met een vaste prijs kan Focus AI bijhouden hoeveel uren er op het project zijn geregistreerd ten opzichte van het afgesproken budget. Wanneer een project 90% van het budget bereikt of het budget overschrijdt, kan Focus AI dit signaleren en een factuur opstellen voor de extra uren.
Voorbeelden van prompts:
- "Welke projecten zitten deze maand dicht bij of boven hun budget?"
- "Hoeveel uren hebben we geregistreerd op project X ten opzichte van wat er is afgesproken?"
- "Stel een factuur op voor extra uren voor project X - we hebben het budget met 5 uur overschreden."
Als er geen budget is ingesteld op een project, laat Focus AI je dit weten en legt het uit hoe je er een kan toevoegen in Teamleader Focus.
Shortcuts
Er zijn twee Teamleader Skills speciaal voor de bovenstaande factuurworkflows:
Shortcut: gebruik de Factureer het werk Teamleader Skill
De Factureer het werk-Teamleader Skill scant je account op alles wat de afgelopen maand is voltooid maar nog niet is gefactureerd, zoals geregistreerde uren, voltooide projecten of aanvaarde offertes zonder factuur. Die groepeert de resultaten per klant en maakt draft-facturen aan na jouw goedkeuring.
Vind deze via Focus AI > Skills > /factureer-het-werk. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /factureer-het-werk in een willekeurige Focus AI-chat.
Shortcut: gebruik de Retainer monitor Teamleader Skill
De Retainer monitor-Teamleader Skill is speciaal gebouwd voor projecten met een vaste prijs en retainerprojecten. Die vergelijkt gebudgetteerde uren met wat er deze maand is geregistreerd, markeert projecten die dicht bij of boven het budget zitten en stelt de factuur op voor de extra uren.
Vind deze via Focus AI > Skills > /retainer-monitor. Klik op Skill gebruiken om te starten, of typ /retainer-monitor in een willekeurige Focus AI-chat.
Wat Focus AI wel en niet kan met facturen
Tot slot kan het handig zijn om te weten wat Focus AI wel en niet kan als het gaat om facturen.
Focus AI kan je helpen met de volgende factuuracties:
- Draft-facturen aanmaken en wijzigen
- Facturen verzenden per e-mail of via Peppol
- Een betaling toevoegen of een factuur als betaald markeren
- Een factuur on hold zetten (dit is een manier om de automatische betalingsherinneringen die Teamleader Focus verzendt te pauzeren)
- Aanvaarde offertes en projecten factureren
Er zijn ook een paar dingen die Focus AI niet kan doen:
-
Handmatige betalingsherinneringen verzenden:
Als alternatief kan je altijd zelf herinneringen verzenden of Focus AI een opvolgmail laten opstellen om zelf te verzenden. Lees meer over dit laatste in dit artikel. -
Abonnementen aanmaken of beheren:
Abonnementen moeten handmatig worden ingesteld in Teamleader Focus.