Bestelbonnen aanmaken en linken in projecten


Je kan een nieuwe of bestaande bestelbon linken aan een project of er direct een nieuwe aanmaken vanuit je projectlijnen om materialen, prijzen en leveranciers gesynchroniseerd te houden, alles op één plek. Dit artikel legt uit hoe het werkt.

Deze functionaliteit garandeert een gestructureerde end-to-end workflow van deal tot project. Bestelbonnen en materialen blijven automatisch gelinkt, wat handmatige invoer vermindert, fouten voorkomt en zorgt voor een nauwkeurige kostenregistratie.

Je kan een nieuwe bestelbon vanaf nul aanmaken vanuit je project, of een bestelbon aanmaken vanuit materiaallijnen in je project:

Bestelbon vanaf nul aanmaken in een project

Soms moet je extra materialen bestellen die niet deel uitmaakten van het oorspronkelijke projectplan. In dat geval kan je een bestelbon direct vanuit het project aanmaken.

Voorbeelden:

  • Marketingbureau
    Een klant vraagt tijdens het project om extra gedrukte brochures. Je bestelt de extra prints bij je leverancier direct vanuit het project zodat de bestelbon meteen gelinkt is aan het juiste budget.
  • Bouwbedrijf
    Tijdens de bouw realiseer je je dat je extra materialen nodig hebt (bv. tegels of isolatie). Je maakt een nieuwe bestelbon aan vanuit het project zodat de bestelbon automatisch geregistreerd wordt in het juiste project of fase.


Als je direct vanuit een project een bestelbon vanaf nul wil aanmaken, volg dan deze stappen:

  1. Ga naar het project waaraan je de bestelbon wil koppelen
  2. Klik op de tab ‘Projectinfo’
  3. Scroll naar beneden naar de widget ‘Bestelbonnen’:

     
  4. Klik op het + icoontje 
  5. Kies Bestelbon vanaf nul aanmaken > Aanmaken
  6. Vul in het volgende scherm de details van je bestelbon in:
    • Geef je bestelbon een naam en voer een leverancier in.
    • Voer de bestelbonlijnen in en selecteer het project en optioneel ook de groep waaraan je de bestelbon wil koppelen.
  7. Klik op Opslaan en de bestelbon wordt aangemaakt. Je wordt doorgestuurd naar de detailpagina van de bestelbon.
  8. Wanneer je vanuit de bestelbon terug navigeert naar het project, worden de bestelbonlijnen automatisch omgezet in materialen binnen het geselecteerde project of groep:
    • Vrij ingevoerde bestelbonlijnen worden materialen met de lijnbeschrijving als materiaaltitel.
    • Bestelbonlijnen gebaseerd op een artikel uit de artikelcatalogus maken materialen aan die terugkoppelen naar dat artikel.
    • Aantal en eenheidskost van de bestelbon worden het materiaalaantal en de materiaaleenheidskost.
    • Eenheidsprijs op de bestelbon wordt de materiaaleenheidsprijs in het project.
       
  9. Door op elke materiaallijn in het project te klikken, opent het zijpaneel van het project:
    • In het zijpaneel vind je een link naar de bestelbon die leidt naar de detailpagina van de bestelbon:
    • Geschatte hoeveelheid: Materialen ondersteunen een Geschatte hoeveelheid-veld om beter onderscheid te maken tussen geplande en werkelijke hoeveelheden. 
       

  10. In de widget Projectinfo wordt de bestelbon getoond met naam, leverancier, bedrag en Status (Nieuw, Aangemaakt, Verzonden, Geleverd)
     

    Nieuw De gebruiker is begonnen met het aanmaken van de bestelbon maar heeft deze nog niet opgeslagen
    Aangemaakt Bestelbon is aangemaakt
    Verzonden Bestelbon is naar de leverancier gestuurd
    Geleverd Bestelbon is geleverd


! Gebruikers zonder toegang tot financiële gegevens op projecten zien de widget Bestelbonnen niet in een project.

 

V: Wat met een al bestaande bestelbon uit mijn deal? Kan ik die ook aan een project linken?

A: In plaats van een nieuwe bestelbon te moeten aanmaken, kan je ook een al bestaande bestelbon aan een project linken. Volg deze stappen:

  1. Ga naar Deals > Bestelbonnen
  2. Klik op de bestelbon
  3. Klik naast ‘Inhoud’ op het potloodje om de bestelbon te bewerken
  4. Koppel de lijnen(en) aan een project/groep
  5. Sla de bestelbon op
     

Bestelbon aanmaken op basis van projectlijnen

Naast het aanmaken van een bestelbon vanaf nul en deze linken aan je project, kan je ook direct een bestelbon aanmaken op basis van één of meer materiaallijnen van je project.
 

Volg deze stappen:

  1. Ga naar het project waaruit je de bestelbon wil aanmaken.
  2. Zorg dat er materiaallijnen in het project staan. Zo niet, maak ze aan.
  3. Klik op de tab ‘Projectinfo’.
  4. Scroll naar beneden naar de widget ‘Bestelbonnen’.
  5. Klik op het + icoontje.
  6. Kies Bestelbon aanmaken op basis van projectlijnen en klik op Aanmaken.
  7. Selecteer de materiaallijnen uit het werkoverzicht die je in de bestelbon wil opnemen:
    • Wanneer de materiaallijn een vrij ingevoerde lijn is, wordt de titel van het materiaal de beschrijving van de lijn in de bestelbon.
    • Wanneer de materiaallijn gelinkt is aan een artikel uit de artikelcatalogus, wordt het artikel de lijn in de bestelbon
    • De hoeveelheid en eenheidskost van de materiaallijn worden de hoeveelheid en eenheidskost van de lijn in de bestelbon
    • Hetzelfde geldt voor de eenheidsprijs van de materiaallijn, die de eenheidsprijs van de lijn in de bestelbon wordt
  8. Bij elk materiaal is er een link naar de bestelbon. Deze link leidt naar de detailpagina van die bestelbon.
     

Deals, projecten en bestelbonnen

Van offerte met bestelbon naar project

Wanneer een offerte in een deal al een bestelbon heeft en wordt omgezet naar een project, blijven de koppelingen tussen project, bestelbon en de lijnitems behouden. Dit zorgt voor een end-to-end flow van deal naar offerte naar project zonder dat je bestelbonnen opnieuw hoeft aan te maken om ze dan later aan het project te linken.
 

Volg deze stappen om een offerte met een bestelbon om te zetten naar een project:

  1. Ga naar je offerte
  2. Zorg dat er al een bestelbon is aangemaakt vanuit de offerte. Lees hier meer over hoe je dat doet. 
  3. Zet de offerte om naar een project door op het + icoon naast ‘Volg je gewonnen deal op’ > ‘Project’ te klikken:

     
  4. In het volgende scherm vind je de ‘Lijnen van gelinkte bestelbonnen’ naast je offertelijnen. Kies welke lijnen je wil omzetten naar een materiaallijn in je project:

     

Van offerte naar project naar bestelbon

Als je start met een offerte die nog geen bestelbon heeft en je wil een bestelbon aanmaken vanuit het geconverteerde project, volg dan deze stappen:

  1. Zet je offerte om naar een project. Zorg dat je artikellijnen als materialen naar het project worden overgezet.
  2. Ga naar het nieuw aangemaakte project en kies om een bestelbon aan te maken op basis van projectlijnen zoals beschreven in de titel "Bestelbon aanmaken op basis van projectlijnen".
  3. Dit houdt je workflow gestructureerd en zorgt ervoor dat alles vanaf het begin correct gelinkt is, in plaats van later terug te moeten naar de deal om daar een bestelbon aan te maken en deze handmatig aan het project te linken.
     

Linken van uitgaven vs bestelbonnen aan een project

Als je werkt met uitgaven naast bestelbonnen, zorg dan dat je dubbele kostenregistratie voorkomt. Duidelijke interne afspraken over wie welke kosten registreert worden sterk aanbevolen.

Wanneer materialen al als kosten aan een project zijn toegevoegd via een bestelbon, voeg dan het uitgavebedrag niet opnieuw toe wanneer je een uitgave aan je project linkt. Anders vervangt het uitgavebedrag dat je linkt de huidige kostenberekening in het project.

Als je de uitgave toch aan je project wil linken voor administratieve doeleinden, link dan alleen het document, niet het bedrag. 

 

Bestelbontemplate

Het is ook mogelijk om een link naar het gerelateerde project op de template van je bestelbon weer te geven. Gebruik de shortcode $RELATED_PROJECT$ in je Word-document en upload dit naar Teamleader Focus. Via deze shortcode wordt een lijst gegenereerd van alle gerelateerde projecten bij de bestelbon, omdat het mogelijk is dat een bestelbon aan meerdere projecten gelinkt is.

Was dit artikel nuttig?