Nadat je afspraaktypes hebt aangemaakt en deze op je website hebt geplaatst of een boekingslink naar je klanten hebt gestuurd, kunnen ze een afspraak met jou of je teamleden boeken. 

Je kan de eerste 5 aankomende afspraken zien op je dashboard of een volledig overzicht vinden op de afspraakoverzichtspagina. Dit artikel richt zich op de afspraakoverzichtspagina.

Algemeen

• Allereerst vind je bovenaan de pagina een filter op persoonlijke of teamafspraken.
• Vervolgens vind je je boekingspagina door rechtsboven op de pagina te klikken op Plan een afspraak.

Komende & afgelopen afspraken

De pagina is onderverdeeld in twee categorieën: aankomende afspraken en eerdere afspraken.

Elke rij bestaat uit:

• De deelnemers van de afspraak
  • De datum en tijd
• De naam van het afspraaktype
• Het locatietype
• De duur        
• De locatie + offline adres                                                                              
• De link naar de vergaderruimte  
• Menu met extra opties:                                                                                                            
  • Vergaderruimte toevoegen                
  • Vergaderruimte wijzigen                                                                                                              
  • Vergaderruimte verwijderen
  • Afspraak annuleren    

Locatie

Online afspraken

Om de vergaderruimte van een online afspraak te wijzigen, klik je op het menu (3 puntjes) en klik je op Vergaderruimte wijzigen.

Er wordt een venster geopend dat lijkt op het venster "Vergaderruimte maken of toevoegen". Typ de naam van de gewenste vergaderruimte, bv. John:

Je kan een bestaande vergaderruimte uit de lijst kiezen of de naam van de vergaderruimte intypen. Als je een naam typt, krijg je 2 opties:

1. Selecteer een bestaande ruimte met deze naam
2. Voeg een nieuwe ruimte toe, dit opent een nieuwe pop-up
   1. Maak een ruimte aan vanaf nul
   2. Maak een ruimte aan via een sjabloon
       

Klik op de gewenste optie om de vergaderruimte te wijzigen. De vergaderruimte die is gekoppeld aan het afspraaktype zal zijn gewijzigd in de nieuw geselecteerde/aangemaakte ruimte.

Wanneer jij of je gasten de link naar de afspraak uit de bevestigingsmail of agenda-uitnodiging gebruiken, wordt er doorverwezen naar de nieuw geselecteerde vergaderruimte.

Afspraak op locatie

Als de gast een afspraak op locatie heeft geboekt, zie je alle benodigde informatie over de afspraak. Het is ook mogelijk om een online meeting room toe te voegen aan een afspraak op locatie (bijvoorbeeld om een transcriptie te maken of documenten te tonen). Je kan dit instellen in de configuratie van een afspraaktype.

Door op de link van de vergaderruimte te klikken bij een persoonlijke afspraak, wordt de ruimte geopend met audio actief en het schermdeel-paneel open.

• Als er nog geen vergaderruimte is gekoppeld, klik dan op het menu (drie puntjes) en selecteer Vergaderruimte toevoegen.
• Als er al een vergaderruimte gekoppeld is, kan je via het menu de vergaderruimte Wijzigen of Verwijderen.

Telefonische afspraak

Als de gast een telefonische afspraak heeft geboekt, zie je de benodigde informatie om de gast op het geboekte moment te bellen. Als je op de kaart klikt, wordt je bel-app geopend.

Afspraak annuleren

Als je op het Menu-icoontje en daarna Afspraak annuleren hebt geklikt, verschijnt er een pop-up die je de optie geeft om wel of geen annuleringsmail te sturen. Klik op een van de opties en de afspraak wordt geannuleerd, of klik op 'Niet annuleren' als je de afspraak niet wil annuleren.

Als een gast de afspraak heeft geannuleerd of verplaatst via de bevestigings-e-mail of de herinnerings-e-mail, dan wordt je afspraak ook aangepast op de overzichtspagina met afspraken. De oorspronkelijke afspraak wordt geannuleerd en in het geval van een verplaatsing verschijnt de nieuwe afspraak