Als een klant een afspraak boekt, ontvangen zowel de klant als de host een bevestigingsmail met de meetingdetails. De boeking verschijnt ook op het dashboard en de meetingoverzichtspagina van de host. Van daaruit kan je doorklikken naar de detailpagina van de afspraak voor een volledig overzicht van de boeking: de meetingdata, alle deelnemers en de antwoorden die de klant heeft ingevuld bij het boeken.
Waar vind je de afspraakdetails
Je vindt je aankomende boekingen op twee plaatsen:
Dashboard — je eerste 5 aankomende afspraken worden hier in één oogopslag getoond.
Meetingoverzichtspagina — vind een volledige lijst van alle aankomende en afgelopen afspraken in je meetings overzicht.
Klik op een afspraak om de detailpagina te openen. Bijv. Meeting in our office met Jane Doe
Je ziet dat de pagina uit 4 onderdelen bestaat: een knop ‘Afspraak annuleren’, de meetingdata, Deelnemers en Antwoorden.
Meetingdata
Bovenaan de pagina vind je de kerngegevens van de boeking:
De naam van het meetingtype
De datum en het tijdstip
De duur
De locatie (Online, Persoonlijk of Telefoon)
De link naar de meetingruimte of het adres (voor afspraken op locatie)
Vergaderruimte beheren
Je kan de vergaderruimte die aan deze boeking is gekoppeld rechtstreeks beheren vanuit de detailpagina:
Als er nog geen vergaderruimte is gekoppeld, klik dan op ‘+ Toevoegen’ naast ‘Vergaderruimte’ om er een te koppelen.
Als er al een vergaderruimte is gekoppeld, klik dan op het potloodpictogram ernaast om deze te wijzigen naar een andere ruimte.
Voor een afspraak op locatie met een gekoppelde ruimte, klik op de × om deze te verwijderen.
Deelnemers
In het onderdeel ‘Deelnemers’ vind je de naam en het e-mailadres van elke deelnemer: zowel de host als alle gasten die bij de boeking zijn betrokken.
Antwoorden
In het onderdeel ‘Antwoorden’ vind je alle antwoorden die de klant heeft ingevuld bij het boeken van de afspraak. De vragen staan in dezelfde volgorde als op jouw boekingspagina.
Afspraak annuleren
Om de boeking te annuleren, klik je op ‘Afspraak annuleren’ bovenaan de detailpagina. Er verschijnt een pop-up met de optie om al dan niet een annuleringsmail naar de gast te sturen.
Klik op een van de opties om te bevestigen, of klik op ‘Niet annuleren’ om terug te gaan.