How To: Een vervaldatum instellen op een offerte in Teamleader Focus

 

Ben je het beu steeds offertes uit het oog te verliezen die nog moeten getekend worden? Door een vervaldatum toe te voegen aan je offerte zal Teamleader Focus je op de hoogte brengen wanneer een offerte dreigt te vervallen en zullen we je helpen om een herinnering te sturen naar je klant. Lees hier alles over vervaldata en herinneringen voor je offertes.

 

 

Wat

Het instellen van een vervaldatum op een offerte komt vaak voor bij zakelijke transacties, bijvoorbeeld omdat prijzen kunnen schommelen door de marktomstandigheden. Door een vervaldatum op een offerte in te stellen, zorg je ervoor dat de prijs gedurende een bepaalde periode geldig blijft, voorkom je misverstanden en bied je stabiliteit en duidelijkheid aan je klant.

 

Een extra voordeel is dat klanten, wanneer ze op de hoogte zijn van een vervaldatum op een offerte, meer gemotiveerd kunnen zijn om prijzen te vergelijken en gunstige voorwaarden te onderhandelen. Het gevoel van urgentie dat wordt gecreëerd door de vervaldatum kan klanten aansporen om andere opties te verkennen en zo de best mogelijke waarde voor hun aankoop te krijgen.

 

Vul de vervaldatum in

Bij het maken van een nieuwe offerte of het aanpassen van een bestaande offerte zie je het veld 'Geldig tot en met'. Dit is de vervaldatum van de offerte:

 

Vul hier een datum in.

Dit kan een datum in het verleden, de datum van vandaag of een datum in de toekomst zijn.

 

Standaard vervaldatum

Weet dat je ook een standaard vervaldatum kan instellen, die dan automatisch wordt ingevuld bij het aanmaken van een offerte.

  1. Ga naar Instellingen > Deals en Offertes
  2. In 'Voorkeuren', schakel de slider naast 'Stel de vervaldatum in op x dagen' in

     
  3. Vanaf nu zal elke offerte die in de account wordt aangemaakt een standaard vervaldatum hebben die wordt ingevuld op x dagen vanaf de datum van aanmaak van de offerte.
    Opmerking: Het getal dat je invult moet een geheel getal zijn en het is niet mogelijk om hier 0 of een negatieve waarde in te vullen.

 

Vergrendelen op CloudSign

Nadat je een datum hebt ingevuld, verschijnt er een slider Vergrendelen op CloudSign.

 

Als je deze slider inschakelt, kunnen klanten de offerte na de vervaldatum niet meer tekenen op CloudSign. De standaardwaarde van deze slider kan worden ingesteld via Instellingen > Deals en Offertes > Voorkeuren > Tekenen van vervallen offertes in CloudSign standaard blokkeren.

  • Hou er rekening mee dat deze instelling alleen kan worden gewijzigd door een admin en dat dit een accountinstelling is (wat betekent dat deze van toepassing is op de hele account).
  • De standaardwaarde van de slider is uit in je instellingen.

 

Wat je ziet: banners en herinneringen

  • Bij het bewerken van een vergrendelde offerte ontvang je de volgende waarschuwing. Hou er dus rekening mee dat de wijzigingen die je aanbrengt zichtbaar zijn voor de klant, maar dat deze de offerte niet kan tekenen:

    Verander ofwel de 'Geldig tot en met'-datum van je offerte of ontgrendel deze op CloudSign als je wil dat je klant nog steeds de offerte kan tekenen.

     
  • 7 dagen voordat een offerte dreigt te vervallen, wordt er een waarschuwingsbanner weergegeven op de detailpagina van je offerte en op de detailpagina van je deal:
    • De banner kan worden verwijderd: je kan op het kruisje klikken om deze te verwijderen, of de 'Geldig tot en met'-datum van je offerte bijwerken naar een latere datum.

 

Stuur je klant een herinnering

De bovenstaande banner bevat een klikbare link om je klant een herinnering per e-mail te sturen. Het volgende dialoogvenster wordt geopend:

 

Klik op Verzenden om de e-mail naar je klant te sturen.

 

Stuur jezelf een herinnering

Niet alleen je klant kan herinnerd worden aan vervallen offertes, maar ook de verantwoordelijke van een offerte. Je kan Teamleader Focus zo instellen dat je automatische e-mailherinneringen ontvangt over vervallen offertes:

  1. Ga naar Instellingen > Deals en Offertes > Voorkeuren
  2. Schakel de slider Breng mij op de hoogte wanneer een offerte bijna vervalt in
    Opmerking: dit is een gebruikersinstelling, wat betekent dat als je dit wil inschakelen voor een bepaalde gebruiker, deze toegang moet hebben tot 'Instellingen' in de account en deze de slider moet activeren. Lees hier meer over gebruikersrechten.
  3. Wanneer deze voorkeur is ingeschakeld, ontvangt de gebruiker automatisch een e-mail 5 dagen voordat een offerte dreigt te vervallen.
    • Je ontvangt de e-mail op het primaire e-mailadres dat aan je account is gekoppeld
    • De gebruiker die de e-mail ontvangt, is de verantwoordelijke van de offerte. Als er geen verantwoordelijke is, wordt de e-mail naar het e-mailadres van de bedrijfsentiteit gestuurd waartoe de offerte behoort.

 

5 dagen voordat een offerte dreigt te vervallen, ontvang je ook een melding via het bel-icoon in je account.

Wanneer de offerte uiteindelijk is vervallen, ontvang je ook een melding in-app.

 

Wat je klant ziet op CloudSign

Eerst en vooral wordt er 7 dagen voordat een offerte dreigt te vervallen een meldingsbanner weergegeven op CloudSign om je klant te waarschuwen.

 

Wanneer een offerte vervallen en vergrendeld is gebeuren de volgende dingen op CloudSign:

  • De knop 'Offerte tekenen' wordt grijs weergegeven/uitgeschakeld, zodat je klant de offerte niet kan tekenen.
  • De knop 'Weigeren' wordt grijs weergegeven/uitgeschakeld, zodat je klant de offerte niet kan weigeren. 
  • Er verschijnt een banner waarin je klant wordt geïnformeerd dat de offerte is vervallen, met de mogelijkheid om een nieuwe offerte aan te vragen:

 

Offerteoverzicht

  • Je kan de kolom 'Geldig tot en met' toevoegen aan het overzicht van je offertes, om de vervaldata van je offertes bij te houden. Klik erop om te sorteren:
  • Je kan ook de kolom 'Offertestatus' toevoegen aan je overzicht om te sorteren op het label 'Vervallen'. Een offerte krijgt echter alleen het label 'Vervallen' als deze nog niet is aanvaard. Aanvaarde offertes, zelfs als ze zijn vervallen, behouden hun status 'Aanvaard'.

 

Activiteit

  • In de 'Activiteit' van zowel je offerte als de gelinkte deal wordt de status 'Vervallen' geregistreerd wanneer een offerte vervalt:
  • Als een offerte is vergrendeld op CloudSign maar je klant een verlenging heeft aangevraagd voor de offerte, worden de activiteiten op de detailpagina van de offerte en de detailpagina van de gelinkte deal bijgewerkt met de datum en tijd van de feedback van de klant, evenals de inhoud van de feedback.

 

Vervaldatum op offertetemplate en e-mailinhoud

Communiceer over de vervaldatum van je offerte op drie plaatsen:

  • Op de documenttemplate van je offerte
  • In de 'template voor begeleidende tekst offertes' (inleidende tekst van je offerte)
  • In de e-mailtemplate van je offerte

 

Offertetemplate

Je kan de specifieke vervaldatum van een offerte opnemen in het document zelf. Zo doe je dat:

  1. Ga naar Instellingen > Document lay-out > Offertes > Lijst shortcodes.
  2. Je vindt de shortcode VALID_UNTIL_DATE.
  3. Download je huidige template in Word en voeg de shortcode tussen dollartekens toe waar je maar wil in je document: $VALID_UNTIL_DATE$
  4. Bekijk de preview van je offerte:

 

Template voor begeleidende tekst offerte

Voeg de variabele #VALID_UNTIL_DATE toe aan de template voor de begeleidende tekst van je offerte.

 

E-mailtemplate voor offerte

Of voeg dezelfde variabele #VALID_UNTIL_DATE toe aan de e-mailtemplate voor het verzenden van een offerte, zodat je efficiënter kan communiceren over de vervaldatum.

 

Opmerkingen

  • Het is niet mogelijk om te configureren wanneer je een in-app melding wil ontvangen over het vervallen van de offerte; 5 dagen vooraf is vast ingesteld.
  • Voor de automatische e-mailherinnering is het niet mogelijk om te configureren wanneer je deze wil ontvangen; 5 dagen vooraf is vast ingesteld.
  • De inhoud van de notificatie die je krijgt of van de automatische e-mailherinnering kan niet worden aangepast.
  • Als je standaard algemene voorwaarden of algemene voorwaarden voor offertes hebt geüpload, controleer dan of je daarin geen specifieke vervaldatum hebt vermeld. Dit zal je klanten in verwarring brengen als je ook de shortcode voor de vervaldatum in je offerte hebt opgenomen.

Was dit artikel nuttig?