Ben jij de persoon die projecten beheert van begin tot eind, terwijl je ervoor zorgt dat alle deadlines gehaald worden en je binnen het budget blijft? Geef je taken aan je team, rekening houdend met hun drukke agenda? Heb je nood aan een duidelijk overzicht van wie wat moet doen tegen wanneer? Lees dan zeker verder om te weten te komen hoe de projectmodule je kan helpen.

Nog nooit gehoord van de projectmodule? Begin met deze artikels voor een stap-voor-stap uitleg of bekijk onze video's. 

Project maken

Laten we beginnen bij het begin: het project aanmaken. Er zijn drie mogelijkheden om een project te maken in Teamleader Focus:

1. Op basis van een deal/offerte

Heb je net de melding gekregen dat je deal gewonnen is? Super! Begin er meteen aan en zet je offerte om in een project. De tussentitels zullen groepen worden, en je kan de artikels laten omzetten in taken. Dat betekent wel dat de structuur van je project al wordt bepaald wanneer je de offerte opstelt, dus je kan het best samenzitten met je salesteam om een basisstructuur te bepalen.

2. Van nul

Je kan natuurlijk ook gewoon een project van nul aanmaken. Lees dit artikel om een idee te krijgen van de mogelijkheden.

3. Een project dupliceren

Wil je hetzelfde project hergebruiken omdat je vaak op dezelfde manier werkt? Dan kan je nieuwe projecten maken door een bestaand project te dupliceren! Bespaar tijd en geld en bereik je doelen sneller.  

Maak gewoon je ideale standaardprojecten en dupliceer ze. Zorg ervoor dat je een herkenbare naam gebruikt voor je project, zodat je het gemakkelijk kan terugvinden.

Het is misschien interessant om te weten dat je achteraf nog altijd een project aan een deal kan koppelen als je een project hebt gedupliceerd. Open gewoon het project, klik op de drie puntjes in de header > Header personaliseren en schakel 'Deals' in. Op deze manier kan je je deal toevoegen en een directe link naar het project zien wanneer je de deal controleert en vice versa, zodat je het overzicht niet verliest. 

Project beheren

Nu het project gestart is, heb je een makkelijk overzicht nodig van alles wat er gebeurt, zodat je de vooruitgang kan controleren. Enkele tips om snel inzicht te krijgen in je project:

• De tab 'Werkoverzicht': Op deze overzichtspagina kan je duidelijke schattingen maken van het vereiste werk.
• De tab 'Projectinfo': 
  • Een overzicht van het verbruikte budget (de hoeveelheid factureerbare uren en materialen). Budgetbeheer op projecten is een manier om het vooraf bepaalde budget bij te houden dat jij en je klant zijn overeengekomen. Door resources toe te wijzen en tijd in te schatten voor factureerbare taken, materialen en afspraken, weet je of je het budget overschrijdt.
  • Marge: Houd je kosten en potentiële inkomsten bij via de margefunctie in elk project. Bekijk je kosten, zodat je kan bijsturen waar nodig.

Tijdlijn voor projecten

Vanuit het lijstoverzicht van je projecten kan je makkelijk navigeren naar de tijdlijn voor projecten. De tijdlijn biedt je een visueel overzicht van al je projecten, waardoor je continu kan evalueren hoe druk bezet je bent en welke projecten aandacht nodig hebben.

Project factureren

Is het tijd om het project af te ronden en je factuur op te sturen? Lees hier alles over het factureren van je project. Het is natuurlijk ook mogelijk om een factuur te sturen terwijl het project nog bezig is. Als je bijvoorbeeld maandelijks wil factureren, kan je voor elke maand een groep maken om makkelijk het overzicht te bewaren.

Planning

Zodra je het project hebt gemaakt met alle taken die moeten worden uitgevoerd, is het tijd om ze te gaan plannen.

Teamleader Focus biedt een aparte module waarin je makkelijk taken kan toewijzen aan je teamleden in een handig overzicht. Ontdek er hier alles over.

Heb je een tip die je graag wil delen? Laat het ons via deze weg weten!