Cliccando su un progetto nella panoramica dei progetti, si apre la pagina della Suddivisione del Lavoro. Essa ti permette di fare stime chiare del lavoro necessario per ogni fase del progetto e ti permette di tenere perfettamente sotto controllo i tuoi progetti. Leggi qui tutto quello che c'è da sapere sulla Suddivisione del Lavoro dei progetti.
Pianificare un progetto in pezzi gestibili e dividere il lavoro in parti uguali tra i colleghi può essere un'impresa. Soprattutto quando un progetto si sviluppa in più fasi, allora manca rapidamente un quadro d'insieme. Con la Suddivisione del Lavoro sui progetti, noi offriamo una soluzione a questo problema.
Primi passi
Dopo aver creato il progetto e definito la prima fase, sarai reindirizzato/a alla pagina della Suddivisione del Lavoro del tuo progetto. Puoi aggiungere una descrizione del progetto cliccando sulla matita accanto a "Descrizione".
Adesso, pianifica tutte le fasi principali del progetto. Per farlo, clicca sul pulsante Aggiungi fase. Si apre un pannello laterale in cui puoi compilare le fasi più importanti per portare a termine il progetto.
Cliccando su + Dipendenza, è possibile creare dipendenze tra le diverse fasi. Leggi questo articolo per saperne di più.
Una volta compilate tutte le informazioni sulla fase, basta premere il tasto Enter sulla tastiera per aggiungerla o cliccare sul pulsante Aggiungi fase.
Se non hai molto tempo e vuoi aggiungere rapidamente delle fasi al tuo progetto, puoi anche cliccare su + Aggiungi fase in fondo alla pagina. Devi solo compilare il titolo della fase e poi premere Enter sulla tastiera. Puoi aggiungere alcuni dettagli alla fase in un secondo momento cliccandoci sopra.
Aggiungere task e incontri
Dopo aver aggiunto le fasi, è il momento di aggiungere task specifici e incontri per ogni fase del progetto.
Clicca su Aggiungi task nell'angolo in alto a destra per iniziare ad aggiungere task. Se preferisci aggiungere un incontro, clicca sulla freccia e scegli Aggiungi incontro:
Il bottone Aggiungi task/incontri ti permette di aggiungere questi elementi a qualsiasi fase che vuoi scegliendo la fase giusta sotto 'Dettagli':
Se vuoi aggiungere immediatamente task/incontri ad una certa fase invece di sceglierne una, devi solo passare il mouse su quella fase per visualizzare il pulsante 'Aggiungi task/incontro
Puoi anche cliccare su + Aggiungi task sotto la fase per aggiungere velocemente un task compilando il titolo e premendo Enter. Puoi aggiungere una descrizione in un secondo momento cliccandoci sopra
Quando aggiungi task, non è necessario scegliere immediatamente un responsabile ma puoi sempre farlo in seguito; questo ti dà la possibilità di dare prima un'occhiata a chi è disponibile per eseguire il task e rendere tutti più felici.
Nota importante: quando si assegna un task a un certo responsabile, questo utente diventa automaticamente un partecipante al progetto se non era già partecipante al progetto.
Modificare fasi/ task/ incontri
Se vuoi modificare* i task, le fasi o gli incontri in un secondo momento è sufficiente cliccare sul task/incontro/fase e poi si apre un pannello laterale a destra con maggiori dettagli. In questo modo è possibile aggiungere/modificare qualcosa mantenendo a sinistra una panoramica dell'intero progetto.
* Nota: Tieni presente che non puoi modificare (o cancellare) task che sono contrassegnati come 'Fatto', devi riaprire il task per poterlo modificare.
Per fasi e task:
Nel pannello laterale clicca sul campo che vuoi modificare e premi Enter sulla tastiera per salvare le modifiche. Puoi anche cliccare sulla matita
Per incontri:
Nel pannello laterale clicca sulla matita per cambiare i dettagli.
Quando hai finito di lavorare su un certo task, puoi farlo in diversi modi:
- Clicca sul task nella suddivisione del lavoro, si aprirà il pannello laterale a destra
- Clicca su Fatto per contrassegnarlo come fatto
- Vuoi anche tracciare il tempo? Allora clicca sulla freccia accanto a Fatto > Traccia tempo.
In questo modo non è necessario navigare prima verso quel task.
Nota: Se hai fretta e desideri segnare rapidamente i propri task come fatto, basta passare il mouse sul task nella suddivisione del lavoro e fare clic sul segno di spunta verde accanto al titolo del task per contrassegnarlo come fatto.
Trascina e rilasci task/incontri aperti tra le fasi aperte.
È anche possibile trascinare e rilasciare un task o un incontro aperto da una fase all'altra. Basta cliccare su di essi e trascinarli dove si vuole. Questo non è possibile per:
- Fasi chiuse
- Task/incontri chiusi
- Non è possibile trascinare e rilasciare tra progetti diversi
Suddivisione del lavoro: le specifiche
In questa parte dell'articolo ti indichiamo anche alcune specifiche della suddivisione del lavoro che vorremmo farti notare.
Filtrare in base al tempo o il budget
Di default, la Suddivisione del Lavoro sarà filtrato in baso al tempo
- Tempo tracciato: il totale di tutto il tempo tracciato di tutte le fasi insieme. Clicca sul pulsante 'Tempo tracciato'in blu per navigare immediatamente nella panoramica di questo progetto.
- Segnatempo di task
- Segnatempo d'incontri
- Segnatempo generale
- Segnatempo di chiamate
- Tempo stimato: tempo totale stimato su tutti i task/incontri di tutte le fasi del progetto
-
Nota per incontri: il tempo totale stimato per un incontro è il risultato della moltiplicazione della durata dell'incontro per il numero di partecipanti: è tutto il tempo che tu e i tuoi colleghi dovrete dedicare a quell'incontro.
Esempio: Se la durata è di un'ora ma ci sono 6 partecipanti, allora il tempo stimato sarà di 6 ore. Assicurati che ogni partecipante segni anche individualmente l’incontro come effettuato.
-
Nota per incontri: il tempo totale stimato per un incontro è il risultato della moltiplicazione della durata dell'incontro per il numero di partecipanti: è tutto il tempo che tu e i tuoi colleghi dovrete dedicare a quell'incontro.
Completato: conta quanti degli elementi collegati (task e incontri) sono già stati segnati come fatto rispetto al totale degli elementi collegati.
È possibile trovare la stessa panoramica del tempo tracciato rispetto al tempo stimato in dettaglio per fase, e anche nel pannello laterale quando si visualizza uno specifico task/incontro. Confronta il tempo stimato degli elementi collegati con il tempo tracciato per imparare dalla vostra pianificazione.
Se sei interessato a vedere a colpo d'occhio il budget che hai speso invece del tempo tracciato/stimato, allora puoi anche filtrare su Budget:
Vedrai subito:
- Il budget speso: (ore fatturabili + materiali) * prezzo di vendita
- Il budget fornito: il budget assegnato al progetto
- Completato: conta quante delle attività collegate (task e incontri) sono già state segnate come fatte rispetto al totale delle attività)
Per maggiori informazioni sul budget, naviga su Dettagli progetto nell'intestazione e scorrendo fino al widget 'Budget speso'. In questo articolo puoi anche saperne di più sulla gestione del budget dei progetti e sul calcolo esatto del budget speso.
Data di scadenza e stati
Nella panoramica delle fasi troverai anche la colonna "Data di scadenza". La data di scadenza della fase sarà visibile, ma anche le date di scadenza dei task e degli incontri collegati. Una data di scadenza può avere quattro diversi 'stati':
- Stato rosso: la data di scadenza è passata
- Stato blu: la data di scadenza è oggi
- Stato verde: il task/incontro collegato è contrassegnato come fatto
- Stato grigio: la data di scadenza è in un futuro prossimo
Note:
- Un punto esclamativo rosso accanto alla data di scadenza della fase indica semplicemente che la data di scadenza della fase è passata e la fase non è stata ancora conclusa.
- Quando si contrassegna una fase come conclusa, lo stato "Fatto" viene assegnato anche alla data di scadenza della fase.
Segnatempo non collegato a task/incontri
I segnatempo che non sono collegati a task/incontri sono mostrati separatamente per ogni fase del progetto. È possibile fare clic su questa notifica per avere una panoramica di questi segnatempo. Qui vengono inoltre mostrati i segnatempo delle chiamate collegate al progetto, nonché i segnatempo separati.
Questo è tutto sulla suddivisione del lavoro nei progetti! Sotto il widget per la suddivisione del lavoro sulla pagina del progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto, come ad esempio "Budget speso" e "Profitto". La combinazione di questa suddivisione del lavoro e delle informazioni finanziarie ti aiuta a mantenere il controllo dei vostri progetti in ogni momento.
Chiudere le fasi /il progetto
Quando hai finito i task, gli incontri e le chiamate legate a una certa fase, ti consigliamo di chiudere quella fase. Per farlo, passa il mouse su una fase e clicca su Chiudi fase:
Quando ogni fase di un progetto è impostata su "Chiuso", il progetto sarà considerato "Fatto". Puoi anche chiudere un progetto navigando sul tuo progetto > Dettagli progetto > clicca sui tre puntini accanto dettagli > Chiudi progetto. Tutte le fasi legate al progetto verranno chiuse automaticamente.
Filtri 'Smart' per gestire i tuoi progetti
Ogni progetto ha anche alcuni filtri che permettono di filtrare su quali fasi sono ancora aperte, quali fasi sono in ritardo, quale lavoro è ancora necessario fare, quale lavoro è in ritardo e quale lavoro è dovuto oggi. È possibile selezionare diversi filtri semplicemente cliccando su di essi:
Questo è tutto per la suddivisione del lavoro sui progetti! Sulla pagina Dettagli progetto è possibile trovare i dati finanziari del progetto, come ad esempio "Budget speso" e "Profitto". La combinazione di questa suddivisione del lavoro e delle informazioni finanziarie ti aiuta a mantenere il controllo dei progetti in ogni momento.