Prima o poi è capitato a tutti: hai creato ed inviato la tua fattura, ma il tuo cliente semplicemente l'ha scordata. In questo caso, potrebbe essere giunto il momento di un promemoria. Puoi inviarlo manualmente o scegliere di usare un promemoria automatico.

Preferisci guardare il nostro video istruttivo? Puoi farlo qui (EN):

Promemoria manuale

Innanzitutto, prima di poter mandare un promemoria, dovrai aver già inviato la fattura al cliente

1. Per inviare un promemoria manuale, vai alla fattura scaduta, dove troverai il pulsante "Promemoria". Il numero tra parentesi indica se hai già inviato un promemoria in precedenza.
2. Clicca sul pulsante "Promemoria". Le tue opzioni saranno le stesse di quando crei una fattura per la prima volta: dovrai scegliere un modo per inviare il promemoria.
   Nota: vedrai il tasto "Promemoria" solo se la fattura ha effettivamente oltrepassato il termine di pagamento. Altrimenti vedrai semplicemente il tasto "Invia". 
3. Se si fa clic su "Invia tramite email e InvoiceCloud", è possibile scegliere di digitare da soli un testo di accompagnamento oppure selezionare uno dei modelli predefiniti tramite "Impostazioni" > "Finanze" > "Modelli email per le fatture".
    
4. Il promemoria che stai inviando sarà la fattura originale con un timbro "Promemoria" in alto. Il timbro ‘Promemoria’ viene applicato alla fattura solo se il termine di pagamento è scaduto.
   • Se la tua fattura ha un termine di pagamento di 14 giorni e la invii di nuovo dopo 15 giorni, solo allora verrà applicato il timbro “Promemoria”.
   • Se una fattura ha un termine di pagamento di 0 giorni, ci sarà un periodo di tolleranza di 12 ore prima che venga applicato il timbro “Promemoria”. Questo significa che se hai commesso un errore e devi inviare nuovamente la fattura, il timbro non verrà applicato immediatamente, dandoti il tempo di correggerla. Puoi sempre accedere alla versione originale della fattura, senza timbro, tramite la cronologia delle fatture. Scopri di più qui.
      
5. Nel caso in cui desiderassi aggiungere anche dei costi di incasso, puoi leggere questo articolo per scoprire come.

Nota:

Quando aggiungi la colonna "Ultimo promemoria" alla panoramica delle fatture, vedrai quanto spesso la fattura è stata inviata finora:

• Non ancora inviato: la fattura non è stata ancora inviata.
• X giorni fa (# 1): la fattura è stata inviata per la prima volta X giorni fa.
• X giorni fa (# 2): la fattura è stata inviata per la seconda volta X giorni fa.
  

Promemoria automatico

(Questa funzionalità non è disponibile nei nostri pacchetti GO e SMART)

Se preferisci evitare il lavoro manuale, puoi anche impostare un promemoria automatico per le fatture scadute.

1. Per fare ciò, accedere a "Impostazioni" > "Finanze" > "Promemoria automatici".

2. Nel pop-up che si apre ci sono alcuni parametri da definire:

• È possibile impostare quanti giorni la fattura può essere scaduta prima che venga inviato un promemoria.
• Scegli tra email e servizio postale come metodo di spedizione.
• Puoi decidere se desideri applicare i costi. Volete sapere dove è possibile modificare questi costi? Basta cliccare qui.
• Modello predefinito: questo è un modello definito in "Impostazioni" > "Finanze" > "Modelli email per le fatture".
• Aggiungi un"altra lingua: puoi anche definire un modello predefinito per una lingua diversa. Vuoi maggiori informazioni su come cambiare la lingua per fatture e preventivi? Questo articolo ti aiuterà sulla tua strada.