Vous pouvez lier une commande nouvelle ou existante à un projet ou en créer une nouvelle directement à partir des lignes du projet afin de garder les matériaux, les prix et les fournisseurs synchronisés, le tout au même endroit. Cet article explique comment chaque processus fonctionne.

Cette fonctionnalité garantit un flux de travail structuré de bout en bout, de l’affaire au projet. Les commandes et les matériaux restent automatiquement liés, réduisant les saisies manuelles, évitant les erreurs et assurant un suivi précis des coûts.

Vous pouvez créer une nouvelle commande à partir de zéro depuis votre projet, ou créer une commande à partir des lignes de matériaux de votre projet :

• Créer une nouvelle commande à partir de zéro dans un projet
• Créer une commande à partir des lignes du projet
   

Créer une nouvelle commande à partir de zéro dans un projet

Parfois, vous devez commander des matériaux supplémentaires qui ne faisaient pas partie du périmètre initial du projet. Dans ce cas, vous pouvez créer une commande d’achat directement depuis le projet.

Exemples :

• Agence de marketing
  Un client demande des brochures imprimées supplémentaires pendant le projet. Vous commandez les impressions supplémentaires auprès de votre fournisseur directement depuis le projet afin que la commande soit immédiatement liée au budget correct.
• Entreprise de construction
  Pendant la construction, vous réalisez que vous avez besoin de matériaux supplémentaires (par exemple, des carreaux ou de l’isolation). Vous créez une nouvelle commande depuis le projet afin que la commande soit automatiquement enregistrée dans le bon projet ou la bonne phase.

Si vous souhaitez créer immédiatement une commande à partir de zéro depuis un projet, suivez ces étapes :

1. Accédez au projet auquel vous souhaitez lier la commande
2. Cliquez sur l’onglet « Infos projet »
3. Faites défiler jusqu’au widget « Commandes » :
   
    
4. Cliquez sur l’icône + 
5. Choisissez Créer une commande à partir de zéro > Créer
6. Dans l’écran suivant, vous devez remplir les détails de votre commande :
   • Donnez un nom à votre commande et saisissez un fournisseur.
   • Saisissez les lignes de commande et sélectionnez le projet et, éventuellement, le groupe auquel vous souhaitez lier la commande.
7. Cliquez sur Enregistrer et la commande sera créée. Vous serez redirigé vers la page de détail de la commande.
8. Lorsque vous revenez au projet depuis la commande, les lignes de commande sont automatiquement converties en matériaux dans le projet ou le groupe sélectionné :
   • Les lignes de commande saisies librement deviennent des matériaux avec la description de la ligne comme nom du matériau.
   • Les lignes de commande basées sur un produit du catalogue produit créent des matériaux qui renvoient à ce produit.
   • La quantité et le coût unitaire de la commande deviennent la quantité et le coût unitaire du matériau.
   • Le prix unitaire de la commande devient le prix unitaire du matériau.
      
9. Cliquez sur chaque ligne de matériau dans le projet ouvre le panneau latéral du projet :
   • Dans le panneau latéral, vous pouvez trouver un lien vers la commande qui mène à la page de détail de la commande :
     
   • Quantité estimée : les matériaux disposent d’un champ Quantité estimée pour mieux distinguer entre les quantités planifiées et réelles. 
      

10. Dans le widget Infos projet, la commande sera affichée avec son nom, fournisseur, montant et statut (Nouveau, Créé, Envoyé, Livré)
     

    Nouveau	L’utilisateur a commencé à créer la commande mais ne l’a pas encore enregistrée
    Créé	La commande a été créée
    Envoyé	La commande a été envoyée au fournisseur
    Livré	La commande a été livrée

! Les utilisateurs sans accès aux finances sur les projets ne voient pas le widget Commandes dans un projet.

Q : Qu’en est-il d’une commande déjà existante issue de mon opportunité ? Puis-je aussi la lier à un projet ?

R : Au lieu de devoir créer une nouvelle commande, vous pouvez également lier une commande déjà existante à un projet. Suivez ces étapes :

1. Allez dans Opportunités > Commandes
2. Cliquez sur la commande
3. À côté de « Contenu », cliquez sur le crayon pour modifier la commande
4. Liez la ou les lignes à un projet/groupe
5. Enregistrez la commande
    

Créer une commande à partir des lignes du projet

En plus de créer une commande d’achat à partir de zéro et de la lier à votre projet, vous pouvez également créer directement une commande basée sur une ou plusieurs lignes de matériaux de votre projet.
 

Suivez ces étapes :

1. Accédez au projet à partir duquel vous souhaitez créer la commande.
2. Assurez-vous qu’il y a des lignes de matériaux dans le projet. Sinon, créez-les.
3. Cliquez sur l’onglet « Infos projet ».
4. Faites défiler jusqu’au widget « Commandes ».
5. Cliquez sur l’icône +.
6. Choisissez Créer une commande à partir des lignes du projet et cliquez sur Créer.
7. Sélectionnez les lignes de matériaux de la décomposition du travail que vous souhaitez inclure dans la commande :
   
   • Lorsque la ligne de matériau est une ligne saisie librement, le titre du matériau sera la description de la ligne dans la commande
   • Lorsque la ligne de matériau est liée à un produit du catalogue produit, le produit sera la ligne dans la commande
   • La quantité et le coût unitaire de la ligne de matériau deviennent la quantité et le coût unitaire de la ligne dans la commande
   • Idem pour le prix unitaire de la ligne de matériau, qui devient le prix unitaire de la ligne dans la commande
8. Sur chaque matériau, il y a un lien vers la commande. Ce lien mène à la page de détail de cette commande.
    

Affaires, projets et commandes

De la soumission avec commande au projet

Lorsqu’une soumission dans une affaire contient déjà une commande et est convertie en projet, les liens entre projet, commande et lignes sont préservés. Cela garantit un flux de bout en bout de l’affaire à la soumission puis au projet sans que vous ayez à recréer des commandes pour ensuite les lier au projet.
 

Suivez ces étapes pour convertir une soumission avec commande en projet :

1. Accédez à votre soumission
2. Assurez-vous qu’une commande a déjà été créée à partir de la soumission. En savoir plus sur la manière de faire ici. 
3. Convertissez la soumission en projet en cliquant sur l’icône + à côté de « Suivi de votre affaire gagnée » > « Projet »
   
    
4. Dans l’écran suivant, vous trouverez les « Lignes des commandes liées » à côté de vos lignes de soumission. Choisissez quelles lignes vous souhaitez convertir en ligne de matériau dans votre projet :
   
    

De la soumission au projet à la commande

Si vous partez d’une soumission qui n’a pas encore de commande et que vous souhaitez créer une commande à partir du projet converti, suivez ces étapes :

1. Convertissez votre soumission en projet. Assurez-vous que vos lignes d’articles sont transférées en matériaux dans le projet.
2. Accédez au projet nouvellement créé et choisissez de créer une commande basée sur les lignes du projet comme décrit dans le titre « Créer une commande à partir des lignes du projet ».
3. Cela maintient votre flux structuré et garantit que tout est correctement lié dès le départ, au lieu de devoir revenir à l’affaire plus tard pour créer une commande là-bas et la lier manuellement au projet ensuite.
    

Lier les dépenses vs les commandes à un projet

Si vous travaillez avec des dépenses en parallèle des commandes, assurez-vous d’éviter de comptabiliser deux fois vos coûts. Des accords internes clairs sur qui enregistre quels coûts sont fortement recommandés.

Lorsque des matériaux ont déjà été ajoutés comme coût à un projet via une commande, ne rajoutez pas à nouveau le montant des dépenses lors de la liaison d’une dépense à votre projet. Sinon, le coût de vos matériaux sera comptabilisé deux fois (une fois via la commande et une fois via la dépense).

Si vous souhaitez quand même lier la dépense à votre projet à des fins administratives, ne liez que le document, pas le montant. Cela évite une double saisie des coûts :

Modèle de commande

Il est également possible d’afficher un lien vers le projet lié sur le modèle de votre commande. Utilisez le shortcode $RELATED_PROJECT$ dans votre document Word et téléchargez-le dans Teamleader Focus. Via ce shortcode, une liste de tous les projets liés à la commande sera générée, car il est possible qu’une commande soit liée à plusieurs projets.