Con la reserva de salas de reuniones físicas, el Booster para la captación de leads reserva automáticamente una sala de reuniones de tu calendario de Google o Microsoft cuando un cliente reserva una reunión. Esto significa que ya no necesitas asignar una sala manualmente, pues esto se gestiona en el momento de la reserva.
 

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Configurar salas de reuniones físicas en un tipo de cita
• Cómo afecta a las reservas
• Cambiar la sala de reuniones de un evento reservado
• Solución de problemas
  • Permisos de calendario faltantes
  • Sala ya no disponible

Antes de comenzar

• Recomendamos reconectar tu calendario de Google o Microsoft, para asegurarte de que las salas de reuniones físicas se carguen correctamente. 
  • Ve a https://meeting.teamleader.eu/scheduling/configure/
  • Haz clic en Desconectar y confirma
  • Conecta tu calendario
    • Selecciona tu calendario para comprobar la disponibilidad y reservar nuevos eventos. No selecciones la sala física en esta página, esto ocurre en el tipo de cita.

• Tu calendario debe tener acceso a los calendarios de recursos de salas. Si no es así, aparecerá una advertencia en la configuración de disponibilidad del tipo de cita. Recomendamos pedir a tu proveedor de TI que los configure en Google/Microsoft:
  • Google: https://knowledge.workspace.google.com/admin/calendar/share-room-and-resource-calendars
  • Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/manage/room-and-equipment-mailboxes?view=o365-worldwide#set-up-room-and-equipment-mailboxes

Configurar salas de reuniones físicas en un tipo de cita

Cuando completes el paso anterior, podrás seleccionar una o más salas de reuniones físicas en un tipo de cita. Así es como las seleccionas:

1. Ve a la vista general de los tipos de cita y abre el que deseas configurar.
2. En la sección de ubicación (justo debajo del campo de dirección), encontrarás el selector de salas de reuniones físicas.
   
3. Haz clic en el desplegable para ver todas las salas disponibles de tu calendario conectado.
4. Selecciona una o más salas. (Haz clic de nuevo en una sala para deseleccionarla.)
5. Guarda el tipo de cita.

Nota: Las salas de reuniones físicas pueden añadirse independientemente de si el tipo de cita también ofrece opciones en línea o por llamada telefónica.

Cómo afecta a las reservas

Una franja horaria solo se muestra al cliente si tanto el anfitrión y al menos una de las salas configuradas está disponible en ese momento. Cuando se confirma una reserva, una sala se reserva automáticamente en el calendario.
 

El nombre de la sala reservada se incluye en los correos electrónicos de confirmación y recordatorio enviados tanto al anfitrión como al invitado. Hay una excepción: si es una reunión en línea, el invitado no verá la sala física en los correos electrónicos.

Nota: Cuando se reserva una reunión, esta aparecerá inmediatamente en el calendario del anfitrión, ¡pero puede tardar unos minutos en aparecer en el calendario de la sala!

Cambiar la sala de reuniones de un evento reservado

Si una reunión se reservó con una sala física pero deseas cambiar la sala, puedes hacerlo en el evento del calendario.

• Ve a tu calendario de Google/Outlook/O365
• Haz clic en el evento (por ejemplo, en la imagen de arriba, haz clic en John Doe (el evento en el lado izquierdo))
• Edita el evento
• Añade otra sala física y elimina la primera
• Guarda el evento (y opcionalmente envíalo a los otros participantes)

Solución de problemas

Permisos de calendario faltantes

Si la conexión de tu calendario no tiene los permisos necesarios para acceder a los recursos de salas, aparecerá una advertencia en la configuración de disponibilidad. Tanto a nivel de equipo como para el miembro específico afectado. Se te solicitará reconectar tu calendario para otorgar los permisos necesarios.

Sala ya no disponible

Si una sala de reuniones que estaba configurada en un tipo de cita ya no existe como recurso en tu calendario, recibirás una notificación por correo electrónico solicitándote actualizar el tipo de cita.