Puedes vincular un pedido nuevo o existente a un proyecto o crear uno nuevo directamente desde las líneas del proyecto para mantener materiales, precios y proveedores sincronizados, todo en un solo lugar. Este artículo explica cómo funciona cada flujo.
Esta función garantiza un flujo de trabajo estructurado de principio a fin desde la oportunidad hasta el proyecto. Los pedidos y materiales permanecen vinculados automáticamente, lo que reduce la entrada manual de datos, evita errores y asegura un seguimiento preciso de los costos.
Puedes crear un pedido nuevo desde cero desde tu proyecto, o crear un pedido a partir de las líneas de material en tu proyecto:
Crear un pedido nuevo desde cero en un proyecto
A veces necesitas pedir materiales adicionales que no formaban parte del alcance original del proyecto. En ese caso, puedes crear una orden de compra o pedido directamente desde el proyecto.
Ejemplos:
-
Agencia de marketing
Un cliente solicita folletos impresos adicionales durante el proyecto. Pides las impresiones adicionales a tu proveedor directamente desde el proyecto para que el pedido esté inmediatamente vinculado al presupuesto correcto. -
Empresa de construcción
Durante la construcción, te das cuenta de que necesitas materiales extra (p. ej., azulejos o aislamiento). Creas un nuevo pedido desde el proyecto para que el pedido se registre automáticamente en el proyecto o fase correcta.
Si quieres crear un pedido desde cero inmediatamente desde un proyecto, sigue estos pasos:
- Navega al proyecto al que quieres vincular el pedido
- Haz clic en la pestaña "Información del proyecto"
-
Desplázate hacia abajo hasta el widget ‘Pedidos’:
- Haz clic en el icono +
- Elige Crear un pedido desde cero > Crear
-
En la siguiente pantalla debes completar los detalles de tu pedido:
- Asigna un nombre a tu pedido e ingresa un proveedor.
- Ingresa las líneas del pedido y selecciona el proyecto y, opcionalmente, también el grupo al que deseas vincular el pedido.
- Haz clic en Guardar y el pedido será creado. Serás redirigido a la página de detalle del pedido.
-
Cuando vuelvas al proyecto desde el pedido, las líneas del pedido se convierten automáticamente en materiales dentro del proyecto o grupo seleccionado:
- Las líneas de pedido ingresadas libremente se convierten en materiales con la descripción de la línea como nombre del material.
- Las líneas de pedido basadas en un producto del catálogo de productos crean materiales que se vinculan a ese producto.
- Cantidad y costo unitario del pedido se convierten en la cantidad y costo unitario del material.
-
Precio unitario en el pedido se convierte en el precio unitario del material.
-
Al hacer clic en cada línea de material en el proyecto se abre el panel lateral del proyecto:
-
En el panel lateral, puedes encontrar un enlace al pedido que lleva a la página de detalle del pedido:
-
Cantidad estimada: Los materiales admiten un campo de Cantidad estimada para distinguir mejor entre cantidades planificadas y reales.
-
En el panel lateral, puedes encontrar un enlace al pedido que lleva a la página de detalle del pedido:
-
En el widget Información del proyecto, el pedido se mostrará con su nombre, proveedor, importe y Estado (Nuevo, Creado, Enviado, Entregado)
Nuevo El usuario comenzó a crear el pedido pero aún no lo ha guardado Creado El pedido ha sido creado Enviado El pedido ha sido enviado al proveedor Entregado El pedido ha sido entregado
¡Los usuarios sin acceso a finanzas en proyectos no visualizan el widget Pedidos en un proyecto.
P: ¿Qué pasa con un pedido ya existente de mi oportunidad? ¿También puedo vincularlo a un proyecto?
R: En lugar de tener que crear un pedido nuevo, también puedes vincular un pedido ya existente a un proyecto. Sigue estos pasos:
- Ve a Oportunidades > Pedidos
- Haz clic en el pedido
- Junto a "Contenidos", haz clic en el lápiz para editar el pedido
- Vincula la(s) línea(s) a un Proyecto/grupo
-
Guarda el pedido
Crear un pedido desde las líneas del proyecto
Además de crear una orden de compra desde cero y vincularla a tu proyecto, también puedes crear directamente un pedido basado en una o más líneas de material de tu proyecto.
Sigue estos pasos:
- Navega al proyecto desde el que quieres crear el pedido.
- Asegúrate de que haya líneas de material en el proyecto. Si no, créalas.
- Haz clic en la pestaña "Información del proyecto".
- Desplázate hacia abajo hasta el widget "Pedidos".
- Haz clic en el icono +.
- Elige Crear un pedido desde las líneas del proyecto y haz clic en Crear.
-
Selecciona las líneas de material de la división del trabajo que quieres incluir en el pedido:
- Cuando la línea de material es una línea ingresada libremente, el título del material será la descripción de la línea del pedido
- Cuando la línea de material está vinculada a un producto del catálogo de productos, el producto será la línea del pedido
- La cantidad y el costo unitario de la línea de material se convierten en la cantidad y costo unitario de la línea del pedido
- Lo mismo para el precio unitario de la línea de material, que se convierte en el precio unitario de la línea del pedido
-
En cada material hay un enlace al pedido. Este enlace lleva a la página de detalle de ese pedido.
Oportunidades, proyectos y pedidos
Del presupuesto con pedido al proyecto
Cuando un presupuesto en una oportunidad ya contiene un pedido y se convierte en un proyecto, se preservan los vínculos entre proyecto, pedido y líneas. Esto asegura un flujo de principio a fin desde el acuerdo a la cotización y al proyecto sin que tengas que recrear pedidos para luego vincularlos al proyecto.
Sigue estos pasos para convertir un presupuesto con pedido en un proyecto:
- Navega al presupuesto
- Asegúrate de que ya se haya creado un pedido desde el presupuesto. Lee más sobre cómo hacerlo aquí.
-
Convierte el presupuesto en un proyecto haciendo clic en el icono + junto a "Seguimiento de tu oportunidad ganada" > "Proyecto"
-
En la siguiente pantalla, encontrarás las "Líneas de pedidos vinculados" junto a las líneas de tu presupuesto. Elige qué líneas quieres convertir en una línea de material en tu proyecto:
Del presupuesto al proyecto y al pedido
Si comienzas desde un presupuesto que aún no tiene un pedido y quieres crear un pedido desde el proyecto convertido en su lugar, sigue estos pasos:
- Convierte tu presupuesto en un proyecto. Asegúrate de que las líneas de artículos se transfieran como materiales al proyecto.
- Navega al proyecto recién creado y elige crear un pedido basado en las líneas del proyecto como se describe en el título “Crear un pedido desde las líneas del proyecto”.
- Esto mantiene tu flujo estructurado y asegura que todo esté correctamente vinculado desde el inicio, en lugar de tener que volver al acuerdo más tarde para crear un pedido allí y vincularlo manualmente al proyecto después.
Vinculación de gastos vs pedidos a un proyecto
Si estás trabajando con gastos junto con pedidos, asegúrate de evitar la doble contabilización de tus costos. Se recomiendan acuerdos internos claros sobre quién registra qué costos.
Cuando los materiales ya se han agregado como un costo a un proyecto a través de un pedido, no añadas el monto del gasto nuevamente al vincular un gasto a tu proyecto. De lo contrario, el importe del gasto que vincules sustituirá al cálculo del coste actual.
Si aún deseas vincular el gasto a tu proyecto por motivos administrativos, vincula solo el documento, no el importe.
Plantilla de pedido
También es posible mostrar un enlace al proyecto relacionado en la plantilla de tu pedido. Usa el código abreviado $RELATED_PROJECT$ en tu documento de Word y súbelo a Teamleader Focus. A través de este código abreviado, se generará una lista de todos los proyectos relacionados con el pedido, ya que es posible que un pedido esté vinculado a múltiples proyectos.