Con el Booster para la captación de leads, es posible crear una página de reservas para el equipo con tipos de citas que se pueden compartir con otros miembros del equipo. Únicamente el administrador del equipo puede ejecutar esta acción.
Una vez que hayas creado un tipo de cita, podrás ver qué anfitriones pueden ser 'reservados' para ese tipo de cita en particular. Si se añaden más de 3 miembros al equipo, puedes pasar el ratón sobre el signo + para visualizar quienes son los otros miembros del equipo que se han añadido.
Contenido del artículo
1. Hacer clic en 'Crear nuevo'
2.1 Detalles del tipo de cita - ajustes básicos
2.2 Detalles del tipo de cita - ajustes avanzados
3.4 Personalizar la plantilla de correo electrónico del tipo de cita
4. Guardar el tipo de cita y ver como la visualiza el cliente
5. Comparte o incorpora tu(s) tipo(s) de cita
1. Hacer clic en 'Crear nuevo'
Después de haber conectado tu calendario por primera vez, el Booster para la captación de leads habrás creado 1, 2 o 3 tipos de citas para ti. Puedes modificarlas o crear una nueva haciendo clic en el botón 'Crear nuevo':
2. Configurar el tipo de cita
2.1 Detalles del tipo de cita - ajustes básicos
Configura primero los elementos básicos del tipo de cita, esto incluye: el nombre, la ubicación, la duración, la descripción y el tipo.
Nombre
Asigna un nombre al tipo de cita. Este nombre se mostrará en tu página de reservas para que tus invitados sepan de que tipo de cita se trata. Por ejemplo: Online demo.
Cuando cambias el nombre del tipo de cita, esto afectará tanto a la URL como al enlace incorporado en el tipo de cita.
Ubicación
Elige si los participantes pueden reservar una cita en línea, una cita 'in situ' o en persona o una llamada telefónica.
Para las reuniones en línea, se generará automáticamente una sala de reuniones para tu cliente después de que se haya planificado una cita. Los clientes que vuelvan serán dirigidos a la misma sala de reuniones en función de su dirección de correo electrónico. La sala de reuniones se añadirá a tu panel de control.
Si marcas la casilla "En persona" podrás añadir la dirección de la reunión en el campo "Ubicación sin conexión".
Duración
Debajo del lugar de la reunión, puedes indicar la duración de la misma; empezando por las 3 opciones predeterminadas que te mostramos a continuación:
- 30 minutos
- 45 minutos
- 60 minutos
Si deseas configurar una duración diferente para ese tipo de cita en particular, haz clic en 'Personalizado' y selecciona el número de minutos de tu preferencia:
Una reunión debe durar un mínimo de 10 minutos, pero no tiene un tiempo de duración máxima. Si estableces que la duración será de 60 minutos, la sala de reuniones no se cerrará automáticamente una vez haya transcurrido ese tiempo. El concepto de duración existe únicamente como punto de referencia a tomar en cuenta sobre el tiempo que potencialmente podría durar el encuentro.
Descripción
Puedes compartir con los participantes detalles adicionales sobre el tema de la reunión en la 'Descripción' del tipo de cita. No hay un máximo establecido de caracteres para este campo, pero te sugerimos no superar los 300 para garantizar una mejor legibilidad del texto.
Seleccionar tipo de cita
En este paso se selecciona si el tipo de reunión es 'Personal' o 'Equipo'.
Asegúrate de seleccionar "Tipo de cita de equipo" para poder añadir a otros miembros del equipo. Cuando hagas clic en "Equipo", aparecerá una nueva sección "Método de selección del anfitrión".
Método de selección del anfitrión
Selecciona cómo los clientes pueden reservar una reunión contigo y los miembros de su equipo.
- Tus clientes eligen un anfitrión: el cliente/invitado puede seleccionar manualmente en el calendario de qué miembro del equipo debe reservarse la reunión.
- La plataforma elige un anfitrión disponible de forma aleatoria: El cliente seleccionará el lugar (en línea, en persona o por teléfono), y en función de esa elección seleccionará un miembro del equipo al azar que esté disponible para esta opción.
- Tus clientes tienen la opción de elegir un anfitrión ellos mismos o dejar que la plataforma elija.
2.2 Detalles del tipo de cita - ajustes avanzados
Invitados adicionales
En los ajustes avanzados del tipo de cita, puedes dar al invitado la opción de invitar hasta 6 participantes adicionales a la reunión. Introduce el número de invitados adicionales (máx 6) para que el invitado lo vea en la página de reserva.
Por ejemplo, si rellenas 2, el invitado podrá invitar a 2 participantes más, lo que significa que tendrás una reunión con 4 participantes (tu, el invitado y 2 invitados más).
Plantillas de la sala de reuniones
Si has creado plantillas de sala de reuniones con el objeto de tener 'espacios virtuales' preparados de antemano, también puedes utilizarlas para las citas reservadas. Selecciona la plantilla de tu preferencia para este tipo de cita.
Cancelación y reprogramación
Si deseas permitir que los invitados cancelen o reprogramen una reunión, deberás activar esta casilla de verificación*. El invitado dispondrá entonces de un enlace en el correo de confirmación y recordatorio para cancelar o reprogramar la reunión.
*Nota: Esta opción se activará automáticamente para los tipos de reunión creados después de julio de 2024. Para los tipos de reunión creados antes o durante julio de 2024, tendrá que activarlo manualmente.
Rango reservable y tipos de cita
Configura los rangos (buffers) para tu tipo de cita y optimiza tu disponibilidad para las reuniones.
¿Quieres obtener más información sobre los rangos de reserva? Lee este artículo sobre la disponibilidad y los rangos.
2.3 Disponibilidad
Debajo de los detalles del tipo de cita, encontrarás la disponibilidad. En esta página puedes configurar con detalles cuando estarás o no disponible.
Disponibilidad
En tu tipo de cita de equipo, tendrás que seleccionar qué miembros del equipo deben añadirse al tipo de cita; después podrás configurar tu disponibilidad y la de tus compañeros. Los miembros del equipo que no sean administradores del mismo, sólo podrán cambiar su disponibilidad personal.
Seleccionar los miembros del equipo
El primer paso es seleccionar qué miembros del equipo deben añadirse a este tipo de cita. Los miembros de tu equipo sólo aparecerán en esta lista si ya se han autenticado una vez en el Booster para la captación de leads (haciendo clic en el icono del Booster captura leads en la esquina superior derecha de tu cuenta de Teamleader Focus).
Selecciona los miembros del equipo haciendo clic en el botón de cambio situado a la derecha.
En este ejemplo, Olivia Ferrera y Ben Feldman han sido añadidos al tipo de cita:
Configurar disponibilidad en franjas horarias
Ahora puedes configurar la franja horaria de disponibilidad para ti y para los miembros de tu equipo.
Puedes hacerlo en la Vista de horas o en la Vista calendario.
1. En la Vista de horas puedes seleccionar los días marcando la casilla y elegir las horas rellenando los campos, Por defecto se marcará de lunes a viernes y se seleccionará como franja horaria de 09:00 a 17:00.
Si deseas añadir una pausa (por ejemplo: una hora al mediodía), haz clic en el + y cambia las horas de acuerdo a tus necesidades:
Para eliminar la selección de la horas, haz clic en el icono en forma de papelera junto a la selección.
Si haces clic en Restableces valores predeterminados, todos los días y horas volverán automáticamente a la selección de lunes a viernes y de 09:00 a 17:00.
Si deseas tener la misma disponibilidad que otro miembro del equipo, puedes hacerlo a través de la la opción 'Copiar disponibilidad de' y hacer clic en Copiar.
2. En la Vista calendario los cuadros en verde indican los espacios durante los cuales estás disponible para una reunión. Cada cuadro coloreado equivale a 30 minutos. Puedes seleccionar y arrastras las franjas horarias disponibles en la vista general.
Esta disponibilidad se sobrescribirá si en el calendario que tienes conectado tienes otra cita planificada en ese momento.
Si haces clic sobre 'Restablecer valores predeterminados' todos los días y horas volverán a la selección de lunes a viernes y de 09:00 a 17:00.
Si deseas tener la misma disponibilidad que otro miembro del equipo, puedes hacerlo a través de la la opción 'Copiar disponibilidad de' y hacer clic en Copiar.
No disponibilidad
Puedes establecer fechas durante las cuales los miembros de tu equipo no estarán disponibles. Haz clic en el menu desplegable pra añadir una fecha. Una vez lo hayas hecho, tus clientes no podrán reservar esos espacios.
Puedes eliminar la fechas durante las cuales no estarás disponible haciendo clic en el icono en forma de papelera.
Para añadir una nueva fecha, haz clic en la opción 'Agregar fechas'.
2.4 Resumen
En esta sección puedes visualizar los ajustes básicos del tipo de cita: nombre, descripción, ubicación y duración.
También puedes decidir si quieres que este tipo de cita se muestre o no, en tu página de reservas pública. Si decides no mostrarlo, puedes copiar el enlace de este tipo de cita en la vista general de los tipos de cita.
3. Extensiones potentes
3.1 Hacer preguntas
Cuando configuras preguntas para tu tipo de cita, te encontrarás con 3 preguntas básicas que son obligatorias:
- Nombre
- Apellido
Si quieres vincular estos datos con el contacto correspondiente en Teamleader Focus, asegúrate de marcar la casilla 'Crear nuevo contacto'.
Opcionalmente, puedes seleccionar las etiquetas que deseas añadir al contacto.
Puedes hacer lo mismo si quieres añadir una empresa o una oportunidad en Teamleader Focus: sólo tienes que marcar las casillas respectivas 'Crear una nueva empresa' o 'Crear una nueva oportunidad'.
- Cuando marcas la casilla 'Crear una nueva empresa, se añadirá la pregunta 'Nombre de la empresa' y los datos se vincularán automáticamente con tu CRM en Teamleader.
- Ten en cuenta que debes marcar las casillas 'Crear nueva empresa' o 'Crear nuevo contacto' si deseas marcar también la opción 'Crear una oportunidad'.
Además de las preguntas obligatorias, también puedes añadir preguntas personalizadas que te proporcionen más información sobre tu cliente, por ejemplo: número de teléfono, tema a tratar, etc.
- Rellena la etiqueta de la pregunta
- Cambia el tipo de pregunta
- Si lo deseas, marca la pregunta como obligatoria
- Elige a que campo de Teamleader Focus quieres vincular la respuesta
- Revisa la vista previa en la parte derecha de la pantalla
Guarda la pregunta para que se añada a tu tipo de cita. Ahora podrás añadir otra pregunta personalizada.
Lee más sobre los tipos de pregunta personalizadas en este enlace.
3.2 Recordatorios
Puedes configurar recordatorios de reunión para ti y tu cliente y recibir los mensajes antes de que comience la reunión. Hay dos tipos de recordatorio: el de calendario que te notifica sobre la planificación del evento en tu calendario y el de correo electrónico, que te notifica por email.
Los recordatorios se muestran en formato de minutos antes de que empiece la reunión, por ejemplo: 60 minutos.
Hay 3 opciones predeterminadas que puedes elegir para configurar ambos tipos de recordatorio:
- Sin recordatorio
- 15 minutos
- 60 minutos
Si deseas elegir otra cantidad de minutos, haz clic en 'Personalizado' e introduce el número de tu preferencia.
3.3 Redirigir
Redireccionar URL
Si deseas redirigir al cliente después de hacer una reserva, introduce una URL de redirección.
Si no deseas redirigir al cliente deja el campo 'Redireccionar URL' vacío.
En la URL de redirección, se añadirán los parámetros de reserva si están activados.
Entre ellos se incluyen:
- Tipo de cita
- Fecha y hora de la franja horaria seleccionada
- Ubicación ( en línea o fuera de línea)
- Nombre y apellidos
- Preguntas personalizadas más sus respuestas (si están disponibles)
Puedes utilizar estos parámetros para crear contenido personalizado en tu sitio web (por ejemplo: rellenar automáticamente el formulario). En este caso, te invitamos a solicitarle ayuda al desarrollador de tu sitio web.
Desactiva la opción 'Mostrar una pantalla de confirmación de Teamleader antes de redirigir' si quieres que la redirección sea inmediata. Si está activada, la redirección se producirá una vez transcurridos los primeros 5 segundos.
3.4 Personalizar plantillas de correo electrónico para el tipo de cita
Es posible personalizar la plantilla de email de los siguientes mensajes después de que se ha reservado una reunión:
- Correo electrónico de confirmación del cliente: es el mensaje que recibirá tu invitado después de reservar la reunión. De manera predeterminada, este correo contiene todos los detalles de la reunión y una opción de cancelación o reprogramación.
- Evento de calendario: un correo electrónico enviado por el proveedor de calendario del invitado (Google, Outlook, ..) con los detalles del evento y la opción de añadirlo a tu calendario.
- Correo electrónico de recordatorio al cliente: es el mensaje de recordatorio que recibe el invitado poco antes de la reunión con los detalles de la misma y la opción de cancelación o reprogramación. Tendrás que configurar una hora para el correo electrónico recordatorio (véase 3.2 Recordatorios)
- Correo electrónico de cancelación del cliente: es el mensaje para informar al invitado de que has cancelado la reunión. Si un cliente cancela una reunión, se enviará un correo electrónico por defecto a ti o a un miembro de tu equipo.
- Correo electrónico de confirmación de invitado adicional: si el invitado ha invitado a participantes adicionales a la reunión, éstos también recibirán un correo electrónico de confirmación, que es ligeramente diferente del correo electrónico de confirmación del cliente.
- Correo electrónico de cancelación de invitados adicionales: si el invitado ha convocado a participantes adicionales a la reunión y cancela la reunión, los invitados adicionales también recibirán un correo electrónico de cancelación, que es ligeramente diferente del correo electrónico de cancelación del cliente.
3.5 Cobrar pagos (opcional)
Puedes añadir el pago obligatorio para tu tipo de cita mediante Stripe. Integra tu cuenta del Booster captura leads con Stripe a través de las página de integraciones y guarda el tipo de cita antes de hacerlo. En este artículo te explicamos cómo realizar la integración.
Después de haber activado la integración con Stripe, vuelve a Planificación y haz clic en el botón Tipo de cita para continuar configurando el tipo de pago requerido.
- Marcar la casilla 'Requerir pago al reservar una cita'
- Rellenar el importe seleccionar la divisa
- Añadir las 'Condiciones de pago' en caso de ser necesario. Puedes enlazar a otra incluyendo en el campo un enlace.
4. Guarda el tipo de cita y visualiza como lo ve tu cliente
Guarda el tipo de cita en el pie de página. Si es la primera vez que guardas el tipo de cita, visualizarás una ventana emergente que te dará la posibilidad de 'verlo en vivo' en tu página de reservar o ir la vista general de tipos de citas.
5. Comparte o incorpora tu(s) tipo(s) de cita
Después de haber creado tu tipo de cita, puedes dirigirte a la vista general de los tipos de cita y seleccionar la opción para compartir o incorporar el tipo de cita. Puedes compartir un tipo de cita, una página de reservas personal o la página de reservas del equipo.
Para compartir un tipo de cita, haz clic en el icono compartir disponible en la ficha del tipo de cita. La siguiente pantalla te mostrará las opciones disponibles para compartir el tipo de cita:
- A través del enlace:
- A través de la incorporación del código HTML:
- Selecciona la opción Copiar código HTML incorporado, si deseas copiar y pegar el HTML incorporado en tu sitio web en lugar de un enlace normal. Lee más sobre cómo incorporar un tipo de cita a través del código HTML incorporado aquí.
- A través de un código QR:
- Selecciona la opción Copiar QR HTML incorporado, si deseas copiar y pegar el HTML incorporado en tu sitio web en lugar de un enlace normal.
- También puedes descargar la imagen del QR
- A través del widget de contacto:
- Haz clic en Crear un widget de contacto si deseas incorporar el tipo de cita en el widget de contacto en tu sitio web. Lee mas al respecto aquí.
Para compartir la página de reserva personal o la del equipo, haz clic en la opción Enlaces de reserva disponible en la esquina superior derecha y selecciona del menú desplegable la opción deseada.