En este artículo encontrarás información adicional sobre cómo configurar la disponibilidad y los búfers para un tipo de cita.

1. Dirígete a la Configuración avanzada

Al crear un nuevo tipo de cita o modificar uno ya existente, visualizarás los detalles de la reunión. Desplázate hacia la parte inferior de la pantalla y activa el deslizador 'Mostrar configuración avanzada.

2. Ajustes avanzados

Invitados adicionales

En los ajustes avanzados del tipo de cita, puedes dar al invitado la opción de invitar hasta 6 participantes adicionales a la reunión. Introduce el número de invitados adicionales (máx 6) para que el invitado lo vea en la página de reserva.

Por ejemplo, si rellenas 2, el invitado podrá invitar a 2 participantes más, lo que significa que tendrás una reunión con 4 participantes (tu, el invitado y 2 invitados más).

Plantilla de la sala de reuniones

Si has creado plantillas de salas de reuniones para tener salas preparadas de antemano, también puedes utilizarlas para las reuniones reservadas. Selecciona la plantilla de tu preferencia para este tipo de cita.

Cancelación y programación

Si deseas permitir que los invitados cancelen o reprogramen una reunión, deberás activar esta casilla de verificación*. El invitado dispondrá entonces de un enlace en el correo de confirmación y recordatorio para cancelar o reprogramar la reunión.

*Nota: Esta opción se activará automáticamente para los tipos de reunión creados después de julio de 2024. Para los tipos de reunión creados antes o durante julio de 2024, tendrá que activarlo manualmente.

Rango reservable

Define el intervalo para reservar este tipo de cita y puede ser de un máximo de 90 días. Visualizarás estas tres opciones de manera predeterminada:

• 30 días
• 60 días
• 90 días

Si deseas configurar un intervalo diferente para este tipo de cita, haz clic en 'Personalizado...' y añade el número de días deseado. Por ejemplo 45:

Fecha de inicio de la reserva y Fecha de finalización de la reserva

Puedes definir un período específico en el que las personas pueden reservar una reunión. Este parámetro se puede utilizar en combinación con el intervalo mínimo y el intervalo máximo de días en el futuro.

Ejemplo: Tienes un producto en promoción en marzo y quieres que tus clientes reserven sólo entre el primer y último día de ese mes. Asegúrate de que tu intervalo máximo cubra todo el periodo si deseas que los asistentes puedan reservar a partir de hoy.

Mostrar disponibilidad en incrementos de 'x minutos'

Ofrece a tus clientes la posibilidad de reservar cada '15, 30 o 60 minutos'. Si eliges 30 minutos y tu jornada comienza a las 9 de la mañana, tus clientes podrán reservar una reunión a las 9, otra a las 9:30, 10,... y así sucesivamente.

El Búfer de reserva define con cuánta antelación se puede realizar una reserva. Puedes elegir entre tres opciones:

1. Siguiente día laborable: no es posible realizar reservas para el mismo día. La franja horaria disponible más cercana es siempre el próximo día laborable.
2. Horario disponible: establece un número mínimo de horas laborables antes de que se pueda realizar una reserva. Las horas laborables se definen según tu configuración de disponibilidad en un tipo de reunión.
3. Horas reales: establece un número mínimo de horas reales (de reloj) antes de que se pueda realizar una reserva, independientemente de tu horario laboral.

Horas disponibles frente a horas reales: las horas disponibles y las horas reales se comportan de forma diferente cuando el margen de tiempo abarca varios días. 
 

Lo más fácil de entender son las horas reales. Con 48 horas reales, el cliente podría reservar a partir de dos días después, ya que 48 horas reales equivalen exactamente a dos días naturales.
 

▎ Ejemplo 1 (horas reales, 3 horas): Tu horario laboral está configurado de 9:00 a 17:00 y tu margen está fijado en 3 horas reales. Cuando un cliente visita tu página de reservas a las 16:00, la franja horaria más temprana que puede reservar es a las 9:00 del día siguiente. (3 horas reales, lo que supondría las 19:00 fuera del horario laboral y, por lo tanto, no sería posible)

Por otro lado, las horas disponibles tienen en cuenta la cantidad de horas de trabajo que has configurado en la sección de disponibilidad de tu tipo de reunión. Así que, si has configurado de 9:00 a 17:00 (8 horas al día) todos los días de la semana laboral, ¡48 horas disponibles equivaldrán a 6 días!
 

▎ Ejemplo 2 (horas disponibles, 3 horas): Tu horario laboral está configurado de 9:00 a 17:00 y tu margen está fijado en 3 horas disponibles. Cuando un cliente visita tu página de reservas a las 16:00, la franja horaria más temprana que puede reservar es a las 11:00 del siguiente día laborable. Queda 1 hora de trabajo disponible ese día (16:00-17:00), por lo que se cuentan 2 más a partir de las 9:00 del siguiente día laborable, lo que da como resultado las 11:00.

Búfer de cita (antes) y Búfer de cita (después)

Estos proporcionan información adicional sobre cuándo se pueden reservar las citas. Si no deseas que otra reservas se realicen 15 minutos antes y después de la reunión, rellena 15 minutos en ambas casillas.

Visualizarás por defecto tres opciones:

• Sin búfer
• 5 minutos
• 10 minutos

3. Selecciona tu disponibilidad

Debajo de los detalles del tipo di cita encontrarás la sección 'Disponibilidad'. En esta página, puedes configurar los momentos en los cuáles estás o no disponible en detalle. 

Disponibilidad

Puedes configurar tu disponibilidad de dos formas: desde la Vista de horas o desde la Vista de Calendario.

Vista de horas

En la vista de horas, puedes seleccionar los días de tu preferencia usando la marca de verificación y seleccionar las horas rellenando los campos. Por defecto se marcará de lunes a viernes y se seleccionará el horario de 09:00 a 17:00.

Si deseas añadir una pausa (por ejemplo, una hora la mediodía), haz clic en el icono + y cambia las horas de 09:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00.

Para eliminar una selección de horas, haz clic el icono en forma de papelera. No olvides modificar las horas si es necesario.

Si haces clic en 'Restablecer valores predeterminados', por defecto todos los días y horas volverán a la selección de lunes a viernes y de 09:00 a 17:00.

Vista de calendario

Todos los campos en verde indican que estás disponible para una reunión y cada uno de ellos equivale a 30 minutos. Puedes seleccionar y arrastrar las franjas horarias disponibles en la vista general.

Esta disponibilidad se sobrescribirá si en tu calendario ya hay otra reunión planificada a la misma hora.

Fechas nos disponibles

Debajo de la 'Disponibilidad' puedes establecer fechas durante las cuales no estarás disponible. Al añadir una fecha aquí, los clientes no podrán reservarla.

Para añadir una fecha no disponible sigue estos pasos:

• Haz clic en el menú
• Haz clic en la opción 'Agregar fechas'
• Selecciona la fecha de inicio y fin en la que no estarás disponible

Para eliminar las fechas nos disponibles, haz clic en el icono en forma de papelera. Si deseas añadir otras fechas, has clic en 'Agregar fechas'.