¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos de principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del presupuesto? ¿Te encargas de asignar las tareas de los proyectos a tu equipo y de tener en cuenta sus apretadas agendas? ¿Necesitas tener una buena visibilidad de quién necesita hacer qué y cuándo? Si has respondido sí a algunas de estas preguntas, sigue leyendo para descubrir cómo te puede ayudar en el día a día los Proyectos de Teamleader Focus.

¿No conoces nuestros Proyectos? Puedes echar primero un vistazo a estos artículos o ver nuestros vídeo-tutoriales.

Crear proyectos

Empecemos por lo primero: la creación de un proyecto. Teamleader Focus te ofrece 3 formas diferentes de crear un proyecto:

1. Proyecto basado en una oportunidad/presupuesto

¿Acabas de ser notificado de que tu presupuesto ha sido aceptado? ¡Genial! Puedes convertir ese presupuesto aceptado directamente en un proyecto. Los subtítulos que tengas por encima de los productos se convertirán en las fases del proyecto, y también es posible que los propios productos se conviertan en tareas dentro de esas fases. Esto significa que la estructura general del proyecto ya estaría de antemano decidido desde el momento en que creas el presupuesto. Por eso es importante que hables primero con los comerciales de tu empresa para definir entre todos la estructura que tiene que tener el presupuesto de forma que después se convierta en un proyecto con la estructura deseada.

2. Crear un proyecto desde cero

También puedes crear un proyecto partiendo de cero para definir desde el principio la estructura de fases y tareas que quieres tener. Puedes consultar este artículo para obtener algunas ideas.

3. Duplicar un proyecto

¿Quieres reutilizar la estructura del proyecto porque sueles trabajar con la misma estructura? Entonces puedes crear nuevos proyectos duplicando un proyecto existente. Ahorra tiempo y dinero y consigue sus objetivos rápidamente.

Sólo tienes que crear tus proyectos estándar ideales y duplicarlos. Asegúrate de utilizar un nombre reconocible para el proyecto que te sirve de base, de modo que puedas recuperarlo fácilmente.

Quizá te interese saber que puedes seguir vinculando un proyecto a una oportunidad si has duplicado el proyecto. Sólo tienes que abrir el proyecto, hacer clic en los tres puntos de la cabecera > Personalizar cabecera y activar la opción "Oportunidad". De esta forma puedes añadir la oportunidad y visualizar el enlace directo al proyecto cuando accedas a la oportunidad y viceversa. De esta forma no perderás la visión de conjunto.

Gestión de proyectos

Ahora que el proyecto ya ha comenzado querrás obtener una vista general de todo lo que está sucediendo, para que puedas monitorizar su progreso. Para conseguirlo te enseñamos a continuación una serie de trucos e ideas:

• La división de trabajo: te permite hacer estimaciones claras del trabajo requerido.  
• La pestaña 'Información del proyecto' te muestra:
  • Una visión general del presupuesto gastado (la cantidad de horas facturables y materiales). La gestión del presupuesto en los proyectos es una forma de hacerle seguimiento al presupuesto predeterminado concordado con el cliente. Al asignar recursos y estimar el tiempo de las tareas facturables, los materiales y las reuniones, sabrás si estás excediendo el presupuesto acordado.
  • Margen: Realiza el seguimiento de tus costes e ingresos potenciales a través de la función para el cálculo del Margen en cada proyecto. Échale un vistazo a tus costes para poder ajustarlos cuando sea necesario.

La línea temporal de proyectos

Desde la vista general de la lista de proyectos, puedes cambiar fácilmente a la línea temporal de los proyectos. La línea temporal de proyectos te proporciona una visión general conjunta de todos los proyectos. Te permite evaluar continuamente el grado de los compromisos asumidos por tu empresa y te muestra qué proyectos ameritan atención prioritaria.

Facturación de proyectos

¿Ha llegado el momento de concluir el proyecto y enviarle la factura al cliente? Aquí encontrarás toda la información sobre cómo facturar tu proyecto. Por supuesto, también puedes enviar una factura mientras el proyecto está en curso. Si quieres enviar una factura mensual, por ejemplo, puedes crear meses como grupos para tener una visión aún más clara.

Planificación

Una vez que has creado el proyecto con todas las tareas que deben realizarse, es hora de empezar a planificarlas. Teamleader Focus ofrece un módulo independiente en el que puedes asignar fácilmente tareas a los miembros de tu equipo en una práctica vista general. Descúbrelo todo aquí.

¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.