En Teamleader Focus, puedes añadir fácilmente números de pedido (PO number) a oportunidades, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas, suscripciones y proyectos, y asegurarte de que se transfieran automáticamente donde sea necesario. Este artículo explica cómo activar la función de número de pedido y utilizarla a lo largo de tu flujo de trabajo.

Activar la función de número de pedido

Antes de poder usar los números de pedido en tus documentos, debes habilitar la función en la Parametrización :

1. Ve a Parametrización > Finanzas
2. En Preferencias, activa el interruptor “Utilizar números de pedido en tus facturas”.

Oportunidades

• Cuando habilitas la utilización del número de pedido en la Parametrización, el campo de número de pedido se mostrará al añadir o editar una oportunidad. 
  

• Asegúrate de incluir el código abreviado $QUOTATION_PO_NR$ en la plantilla de tu presupuesto si quieres que el número de pedido se muestre en el presupuesto.

• Ten en cuenta que el número de pedido que añadas en una oportunidad también se transferirá al campo de número de pedido de la factura cuando conviertas una oportunidad en factura. 

• El número de pedido en una oportunidad también se transferirá al campo de número de pedido de un proyecto cuando decidas convertir tu oportunidad en un proyecto.

Confirmaciones de pedido y albaranes

Cuando creas una confirmación de pedido para una oportunidad que ya tiene un número de pedido, este número se copiará automáticamente a la confirmación de pedido. Si aún no hay ningún número de pedido disponible, puedes introducirlo manualmente en el campo "Número de pedido" al crear la confirmación de pedido:

Para mostrar el número de pedido en tu confirmación de pedido, utiliza el código abreviado $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ en tu plantilla de confirmación de pedido.

Para los albaranes, no es posible introducir un número de pedido durante la creación. En su lugar, asegúrate de que el número de pedido esté rellenado en la confirmación de pedido y añade el código abreviado $ORDERCONFIRMATION_PO_NR$ a la plantilla del albarán.
 

Nota: No es posible añadir un número de pedido a un pedido.

Facturas

Para añadir un número de pedido a tu factura, sigue estos pasos:

1. Crea una nueva factura o abre una existente.

2. Cuando crees o edites* una factura, encontrarás el campo de número de pedido allí o puedes hacer clic en los tres puntos en la parte superior de la página de la factura junto a "Info" y seleccionar Introducir número de pedido para añadirlo.
   *Nota: Cuando hayas deshabilitado la edición de facturas contabilizadas, ya no será posible añadir un número de pedido. Lee más aquí.
   
   
   
   
    

3. Para añadir el número de pedido a tus facturas actuales, ve a Parametrización > Formato de documento > Facturas y añade el código abreviado $INVOICE_PO_NR$ a tu plantilla de Word.

Ten en cuenta que también puedes añadir el número de pedido como columna a tu vista general de facturas haciendo clic en el pequeño engranaje en la esquina inferior derecha. 

El número de pedido también está disponible para exportaciones a Excel o CSV. Además, las facturas creadas a partir de una oportunidad o proyecto tomarán automáticamente el número de pedido rellenado en esa oportunidad o proyecto.

Peppol: En el UBL de tu factura, el número de pedido corresponde con el campo "OrderReference" (disponible para entidades de empresa belgas).

Suscripciones

También puedes añadir un número de pedido a tus suscripciones, para que este número se rellene automáticamente en las facturas generadas.

Esto es especialmente importante para el envío vía Peppol, porque las facturas generadas tendrán el número de pedido rellenado en el campo "OrderReference" en el UBL. Esto significa que no necesitas añadir manualmente el número de pedido después de crear la factura.

Además, si una oportunidad tiene un número de pedido rellenado, este se transfiere al convertir la oportunidad en una suscripción.

Proyectos

Añade un número de pedido a tu proyecto añadiendo el campo al encabezado de tu proyecto y completándolo. 

El número de pedido en una oportunidad también se transferirá automáticamente al campo de número de pedido de un proyecto cuando decidas convertir tu oportunidad en un proyecto.