Das Nachfassen bei unbezahlten Rechnungen ist eine jener Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sie sollte. Herauszufinden, was überfällig ist, zu sehen, wie lange jede Rechnung schon wartet, zu entscheiden, wen man zuerst kontaktiert — das allein braucht Zeit, bevor man auch nur ein einziges Wort geschrieben hat. Focus AI übernimmt die Übersicht und das Entwerfen, sodass Sie nur noch prüfen und senden müssen.
Überblick über das erhalten, was überfällig ist
Öffnen Sie Focus AI und bitten Sie um eine Zusammenfassung dessen, was noch unbezahlt ist.
Beispiel-Prompts:
- „Zeig mir alle überfälligen Rechnungen."
- „Welche Kunden haben unbezahlte Rechnungen, die mehr als 30 Tage überfällig sind?"
- „Gib mir einen Überblick über ausstehende Rechnungen nach Betrag sortiert."
- „Welche Rechnungen sind am längsten überfällig?"
- „Entwirf eine erste Nachfassmail für diesen Kunden zu seiner überfälligen Rechnung. Freundlicher Ton, kurz halten.
Wenn Sie bereits auf der Seite eines Kunden in Teamleader Focus sind, können Sie fragen: „Gibt es überfällige Rechnungen für diesen Kunden?" und Focus AI weiß, wen Sie meinen.
Focus AI gruppiert die Ergebnisse nach Kunden und sortiert sie nach Betrag und wie lange sie schon überfällig sind, damit Sie immer wissen, worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen.
Wie Focus AI die Nachfass-E-Mail entwirft
Mit Focus AI können Sie nicht nur Rechnungen versenden, Sie können Focus AI auch helfen lassen, eine Nachfass-E-Mail für eine überfällige Rechnung zu entwerfen und zu senden. Es verwendet eine Ihrer bestehenden Rechnungserinnerungsvorlagen und fügt die Rechnung automatisch bei.
Vor dem Entwerfen prüft Focus AI die Zahlungshistorie des Kunden. Es passt dann die E-Mail an die Situation an: kurz und freundlich für ein erstes Nachfassen, bestimmter (aber nie aggressiv), wenn die Rechnung schon länger offen ist. Sie können es bitten, den Ton anzupassen, bevor etwas gesendet wird.
Vor dem Senden prüfen
Focus AI entwirft eine Nachfass-E-Mail pro Kunden und legt sie Ihnen zur Prüfung vor. Sie gehen sie eine nach der anderen durch, passen die Formulierung bei Bedarf an und senden jede selbst direkt aus dem Chat. Nichts wird gesendet, ohne dass Sie es aktiv absenden.
Ihre Unterlagen aktuell halten
Sobald Sie nachgefasst haben, bitten Sie Focus AI, eine Notiz auf der Detailseite des Kunden hinzuzufügen oder die Rechnung für ein Nachfassen zu einem späteren Zeitpunkt zu markieren. So geht nichts durch die Maschen und Ihr Teamleader Focus-Konto spiegelt immer die aktuelle Situation wider.
Abkürzung: den Teamleader Skill Payment chaser verwenden
Der Teamleader Skill Payment chaser ist genau dafür entwickelt worden, wenn Sie unbezahlte und überfällige Rechnungen nachfassen möchten.
Finden Sie ihn unter Focus AI > Skills > /payment-chaser. Klicken Sie auf Skill verwenden, um zu starten, oder geben Sie /payment-chaser in einem beliebigen Focus AI-Chat ein.