De koppeling met boekhoudpakket Yuki is een diepgaande integratie: zowel betalingsgegevens als facturen worden gesynchroniseerd tussen Teamleader Focus en Yuki. Dit zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de transacties binnen je organisatie. Hier leggen we uit hoe je een Yuki-account kunt koppelen en hoe de koppeling werkt. 

  • De koppeling met Yuki exporteert facturen en creditnota's vanuit Teamleader Focus naar Yuki, zodat daar de boekhouding gedaan kan worden. Met dat doel worden ook eerst de klanten aan wie facturen gekoppeld zijn, naar Yuki geëxporteerd. 
  • Indien een factuur afgepunt wordt in Yuki, wordt deze op betaald gezet in Teamleader Focus. 
  • Grootboekrekeningen beheer je in Yuki, en worden voor elke synchronisatie daaruit opgehaald.

Nog geen Yuki-account? Via https://www.yuki.be/ kan je er één aankopen of een demo aanvragen.

De Yuki-koppeling activeren    

Om de koppeling te activeren:

  1. Ga je naar Integraties/Marketplace, via je foto rechtsboven in Teamleader Focus. 
  2. Klik in het overzicht links op ‘Boekhouding’, of tik 'Yuki' in in de zoekbalk. 


Hier kan je je Yuki-domein koppelen aan Teamleader Focus. Hiervoor heb je wel enkele gegevens vanuit Yuki nodig, zoals je administratie- en toegangscode.


In Yuki

Om deze codes te vinden ga je, eenmaal je bent ingelogd in Yuki, links onderaan naar je instellingen

Vervolgens ga je naar Integraties > Webservices.


Hier vind je jouw Administratie-ID en API-Sleutel.

Opmerking: Als je het ID of de sleutel niet kan vinden, moet je er nog eentje toevoegen. Klik op de + in de linkerbovenhoek en klik op Opslaan.


Vul je Administratie-ID in onder Administratiecode en de API-sleutel onder Toegangscode.



In Teamleader Focus

Heb je deze codes ingevoegd, dan moet je nog een aantal zaken ingeven in Teamleader Focus:

  • De naam van je administratie.
  • De begindatum van de koppeling: alle facturen vanaf deze datum zullen dan worden gesynchroniseerd met Yuki. Dit zal meestal samenvallen met het begin van je boekjaar.

Klik hierna op ‘Opslaan’. De link met Yuki is nu gelegd en de instellingen overgezet naar Teamleader Focus.

Je hebt verder nog twee instellingen die je optioneel kan configureren:

  • De standaardinstelling van je rekeningnummers
  • De automatische synchronisatie van facturen. Dit stel je zelf naar je eigen wensen in.

Je facturen synchroniseren

Om je facturen vanuit Teamleader Focus te synchroniseren naar Yuki navigeer je naar de module ‘Facturen’ en klik je op het synchronisatiesymbooltje bovenaan (2 pijltjes). De synchronisatie zal in de achtergrond starten.

Je krijgt een melding zodra je facturen zijn overgezet van Teamleader Focus naar Yuki.


Foutmelding

In sommige gevallen kan het zijn dat je een foutmelding krijgt. Vermoedelijk is er dan op één of meerdere facturen een niet-gedefinieerde rekening. Teamleader Focus zal je in dat geval vertellen op welke facturen dit voorkomt. 


Belangrijk is ook dat de module 'Yuki Factuur' geactiveerd is in Yuki, anders krijg je een foutmelding in Teamleader Focus. Contacteer je boekhouder als je niet zeker weet waar je dit kan instellen.


Gesynchroniseerde facturen terugvinden in Yuki

Heb je je facturen gesynchroniseerd, dan kan je deze terugvinden in Yuki. 


Ga hiervoor naar ‘Verkoop’ en selecteer links ‘Verkoopfacturen’.


Betalingsgegevens synchroniseren

In Yuki kan je je bankgegevens koppelen, zodat je je facturen kan matchen en als betaald kan markeren. Omdat je de koppeling met Teamleader Focus tot stand hebt gebracht, verschijnen facturen die in Yuki betaald zijn automatisch als betaald in Teamleader Focus. Nog meer werk bespaard!


Opmerking:

  • Wanneer een factuur de status 'Betaald' heeft gekregen in Teamleader Focus, zal deze ook de status 'Betaald' krijgen in Yuki. Als je echter de betaalstatus in Yuki wijzigt, zal de status in Teamleader Focus 'Betaald' blijven, tenzij je deze handmatig wijzigt.


Contacten en bedrijven synchroniseren

Jammer genoeg biedt Yuki geen automatische synchronisatie tussen contacten en bedrijven in Teamleader Focus. Om dubbele data te vermijden, doe je dus best een export van alle contacten in Yuki die je vervolgens importeert in Teamleader Focus. Indien je hier graag wat hulp bij wenst, kan je contact opnemen met support.

 

Opgelet: wanneer een factuur de status 'Betaald' krijgt in Teamleader Focus, dan zal die status ook worden overgenomen in Yuki. Maar indien je de betaalstatus aanpast in Yuki, zal de status in Teamleader Focus toch op 'Betaald' blijven staan, tenzij je dit ook in Teamleader Focus manueel aanpast.


Opgelet:

  • Voor bedrijven: Teamleader ID (bijvoorbeeld 13292623) + 5 (bijvoorbeeld 132926235) wordt geëxporteerd naar Yuki in het veld 'Relatiecode'.
  • Voor contacten: Teamleader ID (bijvoorbeeld 13292623) + 0 (bijvoorbeeld 132926230) wordt geëxporteerd naar het veld 'Relatiecode'.
  • Als deze code niet in het veld 'Relatiecode' staat, zal het contact of bedrijf aan Yuki toegevoegd worden, wat dubbele data kan veroorzaken. 


Worden je facturen niet gesynchroniseerd of ondervind je fouten tijdens de synchronisatie? Lees dit artikel om het probleem op te lossen.