InvoiceCloud is een platform waarop je klanten hun facturen online kunnen zien, downloaden en zelfs betalen. Voor dat laatste heb je een integratie nodig met Mollie of Stripe, en zo kunnen je klanten zelf hun betaalmethode kiezen.



In dit artikel leer je hoe je InvoiceCloud kan gebruiken:

  • Geef je klanten toegang tot InvoiceCloud
  • Je factuur verzenden
  • InvoiceCloud
  • Facturen online betalen: Mollie & Stripe


Geef je klanten toegang tot InvoiceCloud

Zoals CloudSign wordt gebruikt voor het versturen van je offertes naar je klanten, kan iets gelijkaardigs worden ingesteld voor het versturen van facturen via e-mail. Je kan in je e-mail een variabele opnemen die wordt omgezet in een link wanneer de klant deze ontvangt. Via deze link komt de klant terecht op zijn/haar unieke InvoiceCloud-platform, waar hij/zij alle huidige en vorige facturen en hun status kan bekijken, downloaden en online betalen (als je deze integratie instelt).


Om de link naar InvoiceCloud in je e-mailtemplates te zetten volg je deze stappen: 

  1. Navigeer naar Instellingen > Facturen > E-mailtemplates voor facturen
  2. Klik op +
  3. Maak je template aan en voeg de variabele #LINK ergens in je template toe.
    Opmerking: Je kan ook de templates gebruiken en/of bewerken die in Teamleader Focus standaard aangemaakt werden bij het opzetten van je account.

Je factuur verzenden

Wanneer je je factuur verzendt naar je klant, mag je niet vergeten om een template te selecteren met de hierboven vermelde variabele #LINK in. Tijdens het verzenden zal #LINK worden vervangen door <link> in de e-mail editor.
De e-mail die je klant ontvangt ziet er zo uit:

  • De variabele #LINK is automatisch gewijzigd in de zin 'Factuur online bekijken';
  • De online factuur zelf zal zichtbaar zijn en je kan erop klikken via een thumbnail;
  • De pdf van je factuur zal als bijlage worden toegevoegd aan de e-mail.


Lay-out van de e-mail

Je kan bovenstaande lay-out van de factuur-e-mail wijzigen door naar Instellingen > E-mail > Voorkeuren te gaan.
Schakel de slider 'Gebruik Teamleader-design voor uitgaande e-mails' uit als je liever je eigen lay-out gebruikt. Hou er rekening mee dat hierdoor de bovenstaande thumbnail en grijze achtergrond zullen verdwijnen en er enkel 'platte tekst' zal worden weergegeven.


InvoiceCloud

Nadat je klant op de InvoiceCloud-link heeft geklikt zal deze een pagina gelijkaardig aan deze pagina zien:
Je kan je logo zelf kiezen en je kan de kleuren van de interface naar je eigen smaak inrichten. Lees er hier alles over. Daarenboven is de interface mobile-friendly en zal deze steeds in de taal van de klant weergegeven worden. Het browsertabblad zal de naam van je bedrijfsentiteit vermelden.


Het is altijd mogelijk om de InvoiceCloud-link te kopiëren om na te kijken hoe je omgeving eruit ziet voor je klant, of om deze link naar iemand te verzenden. Ga hiervoor naar de factuur in je Teamleader Focus-account, klik op de drie puntjes naast 'Info' en kies InvoiceCloud-link kopiëren. Open de link in een nieuwe tab om de omgeving te zien.


Op het eigenlijke platform heb je een aantal opties:

  • Uiteraard kan je klant de inhoud van de factuur bekijken die je hem/haar hebt verzonden.
    • Openstaand bedrag
      Wanneer een factuur te laat is en er intrest- en/of incassokosten/schadebeding werden ingesteld, dan zal de knop Bekijk berekening onderaan zichtbaar zijn. Deze berekening zal je klant helpen begrijpen waar de extra kosten vandaan komen.
    • Te betalen op
      De vervaldatum van de factuur wordt weergegeven. Als een factuur te laat is zal er staan hoe lang deze te laat is.
    • Creditnota
      Als er een creditnota gelinkt is aan je factuur, dan zal deze zichtbaar zijn als tab naast de gelinkte factuur. De Bekijk berekening-knop zal het factuurbedrag min het gecrediteerde bedrag weergeven.

  • De klant kan de factuur downloaden om deze b.v. later uit te printen
    • De factuur zal worden gedownload als pdf-bestand
    • Wanneer een klant een factuur downloadt met een of meer gelinkte creditnota's, dan zal een zip-bestand met beide pdf-bestanden worden gedownload.
  • Als de klant vragen heeft kan hij/zij feedback op de factuur geven door op de knop Verzend feedback te klikken.
    • Lees hier alles over de feedback op onze cloudplatformen.
  • In InvoiceCloud kan de klant ook heel zijn facturenhistoriek raadplegen. Men krijgt een heel overzicht van de hele geschiedenis van alle facturen die ooit binnen Teamleader Focus verzonden zijn, ongeacht hoelang je al gebruik maakt van InvoiceCloud. Zo heeft de klant altijd een manier om oude facturen te raadplegen mocht er ooit twijfel bestaan.
    Het overzicht is onderverdeeld in:
    • Open facturen
      De klant kan zijn of haar onbetaalde facturen raadplegen in dit overzicht, en als je ook de integratie met Mollie of Stripe instelt (cf. hieronder), dan kan de klant meteen van de gelegenheid gebruik maken om deze facturen nog te voldoen!
    • Betaalde facturen
      Als er op een betaalde factuur wordt geklikt zal er meer informatie zichtbaar worden, zoals het Totaalbedrag (met een 'Bekijk berekening'-knop) en de datum waarop de factuur betaald werd.
    • Gecrediteerde facturen
  • Je kan facturen natuurlijk manueel op betaald zetten in Teamleader Focus, maar een belangrijke meerwaarde van InvoiceCloud is dat je klanten hun factuur ook meteen online kunnen betalen. Ze doen dit via de Factuur betalen-knop in de rechterbovenhoek.
    Je klanten hun facturen online laten betalen is enkel mogelijk als je een integratie met Mollie of Stripe hebt. Je kan er alles over lezen in het volgende deel van dit artikel.
    • Als klanten op Factuur betalen klikken, krijgen ze een widget te zien met alle betaalmethodes die jij hebt geactiveerd in Mollie of Stripe. 
    • Uit deze opties kan je klant zijn gewenste betaalmethode selecteren en het verschuldigde bedrag aan jou overmaken.
    • Is dit gebeurd, dan krijgt de factuur zowel in Teamleader Focus als op InvoiceCloud de status ‘Betaald’.
      Na betaling zal een e-mailnotificatie worden verzonden aan alle admins om hen op de hoogte te stellen van deze betaling. Er zal ook een betalingsbevestiging worden verzonden naar de klant.
      Opmerkingen: 
      • Als er iets misging tijdens de betaling zullen klanten een foutmelding krijgen. Als er 5 foutmeldingen op rij zijn zal de betalingsknop geblokkeerd worden voor een uur.
      • Mogelijk heb je de optie 'bankoverschrijving' geactiveerd in je betalingsintegratie. Denk eraan dat in dat geval de factuurstatus in Teamleader Focus niet automatisch op betaald zal worden gezet, aangezien wij niet kunnen controleren of die betaling succesvol was of niet. Je zal deze betalingen zelf moeten controleren, en de factuur handmatig op betaald moeten zetten.


Facturen online betalen: Mollie & Stripe

Je facturen online laten betalen door je klanten is een van de meest interessante functionaliteiten van onze InvoiceCloud. Om dit mogelijk te maken heb je een integratie met Mollie of Stripe nodig. Lees dit artikel voor meer informatie.