Onderweg is het niet altijd even eenvoudig om je specifieke werkuren, materialen en dergelijke bij te houden. Vaak worden zaken vergeten of met de natte vinger uren geregistreerd. Enter de werkbon: een documentje waarop je alles makkelijk kan bewaren. Maar papier is vergankelijk en raakt snel verloren. De oplossing? Een digitale werkbon. Een optimale oplossing? Een digitale werkbon gecombineerd met Teamleader Focus.


Digitaal werken heeft het directe voordeel dat er geen papieren verloren kunnen gaan en dat alle informatie gecentraliseerd bewaard wordt: alle informatie wordt namelijk direct naar Teamleader Focus verzonden zodra er een internetverbinding beschikbaar is.

De toegang tot werkbonnen wordt door een adminaccount beheerd op medewerkersniveau. Wil je je gebruikers de mogelijkheid geven om werkbonnen aan te maken? Ga naar Instellingen > Gebruikers en activeer de werkbonnenslider voor de betreffende gebruikers. 


Verschillende manieren om werkbonnen te maken


Er zijn enkele manieren om een werkbon aan te maken in Teamleader Focus, maar één ding moet je zeker weten: je kan geen werkbon voltooien vanuit de webversie van Teamleader Focus. Een werkbon voltooien kan enkel via de mobiele app voor Android of iOS

Wat je wel kan doen, is de werkbon klaarzetten voor gebruik. 

  • Een werkbon van nul opstellen via de app
  • Een werkbon klaarzetten voor gebruik via een afspraak in Teamleader Focus
    • Manueel gegevens invoeren
    • Werkbonnen invullen met de inhoud van een bestaande offerte 


1. Een werkbon van nul opstellen

Een werkbon opstellen met de Teamleader Focus app is kinderlijk eenvoudig. De app stelt je alle benodigde stappen voor en vraagt tot slot nog een handtekening van je klant.


Stap 1: definieer een klant

Omdat de mobiele app gelinkt is aan je Teamleader Focus database kan je bestaande klanten gewoon opzoeken en invullen in de werkbon. Alle beschikbare adresgegevens worden automatisch ingevuld - of, als je wil - geef je nog een ander adres in. Je kan eveneens een project aanduiden.


Start door naar het startscherm in de app te gaan en te klikken op + > Werkbon. Vul in het volgende scherm de details in.


Als je custom fields hebt op werkbonniveau dan kan je deze hier ook opgelijst vinden, klaar voor jou om in te vullen.


Klik op Opslaan.


Stap 2: voeg werkuren toe

In het volgende scherm vind je een draft-versie van je werkbon met wat algemene informatie.
Je kan bv. op het adres klikken, en dit openen met:

  • Apple Maps
  • Google Maps
  • Waze


Indien nodig kan je in deze stap de algemene informatie of klantinformatie bewerken.


Om de werkbon te kunnen controleren moet je eerst Werkuren toevoegen (deze zijn verplicht). Klik op de + om ze toe te voegen.


Geef je begin- en einduur in om aan te geven hoe lang je hebt gewerkt. Neem je een middagpauze? Geen probleem, voeg gewoon enkele uren toe nadat je opnieuw gestart bent. Heb je nog iets te melden omtrent je gewerkte uren, vul dan desgewenst nog een beschrijving toe.

Alleen werken is soms maar saai. Ga je met meerdere collega’s de baan op, dan kan je hen ook toevoegen aan dezelfde werkbon. Alle uren die je samen hebt gewerkt worden dan automatisch opgeteld voor de uiteindelijke factuur.



Wanneer je klaar bent klik je op Werkuur toevoegen in de rechterbovenhoek.


Stap 3: verbruikte artikelen bewaren

Net zoals je werkuren kan toevoegen kan je ook de artikelen die al in de Teamleader Focus-database zitten ophalen en toevoegen op de werkbon, samen met het aantal. Voeg zoveel artikelen toe als je maar wil! Klik op de + in de rechterbenedenhoek en kies Artikelen. Voeg je artikelen toe.


Het is ook mogelijk om hier nieuwe artikelen toe te voegen:


Stap 4: voeg een beschrijving, afstand en foto's toe

Klaar met artikelen ingeven? Voeg nog eventuele opmerkingen, afstand (in km) en foto’s toe om het plaatje te vervolledigen. Zo weten jij en je medewerkers steeds of er iets speciaals gebeurd is dat niet vergeten mag worden.


Stap 5: je werkbon controleren

Volledig klaar met werken? Klik dan op Werkbon controleren en giet de gegevens samen in een pdf-bestand. Je kan de document lay-out hier ook wijzigen. Laat je klant nog ter plaatse ondertekenen door te kiezen voor 'Finaliseren en tekenen'.



Tip: Je kan ook een e-mail, inclusief de pdf van je werkbon, naar je klant versturen wanneer je de werkbon voltooit via de mobiele app.

  1. In de Teamleader Focus web-app maak je eerst een e-mail template aan die je naar je klant wil versturen. Ga naar Instellingen > Werkbonnen > Templates voor werkbonnen en klik op de +. Het is mogelijk om verschillende templates toe te voegen waaruit je kan kiezen. Ook de taal kan je kiezen.
  2. Eens je de template hebt aangemaakt kan je deze versturen bij het voltooien van de werkbon in de mobiele app.
  3. In de webversie zal het er zo uitzien:

    Als een werkbon de status 'Voltooid' heeft wil het zeggen dat deze voltooid is. De status 'Verzonden' wil echter zeggen dat deze zowel voltooid als verzonden is.


2. Een werkbon klaarzetten voor gebruik via een afspraak

Dit gebeurt vaak bij bedrijven die met een binnen- en een buitendienst werken. De binnendienst regelt bijvoorbeeld de afspraken voor de techniekers die ter plaatse moeten komen.


Je kan als binnendienst direct een afspraak aanmaken in Teamleader Focus zodat je technieker weet waar hij naartoe moet.

Webversie

Je kunt via een afspraak al enkele gegevens instellen voor je technieker. Klik hiervoor op Werkbon toevoegen in de rechterbovenhoek.  Je krijgt twee opties: ofwel vul je de werkbon al deels in met gegevens uit een bestaande offerte, ofwel voer je manueel enkele gegevens in. Zo geef je bijvoorbeeld een omschrijving van de uit te voeren taak mee, of de benodigde materialen, zodat je technieker weet wat hij allemaal dient mee te nemen. Een voorbereid man is er twee waard! 


Je zal de voorlopige versie van de werkbon ook later nog kunnen aanpassen door de afspraak opnieuw te openen en dan op Werkbon bewerken te klikken. Je kunt ook een versie van dit ontwerp (niet beschikbaar in pdf) in het overzicht van de werkbonnen terugvinden. (Over het overzicht van werkbonnen kun je onderaan dit artikel meer lezen)

Mobiele app

Via de mobiele app kan je naar je afspraak navigeren en een werkbon toevoegen via + > Werkbonnen. Nu kan je items aan je werkbon beginnen toevoegen en/of de werkbon finaliseren.


Overzicht van werkbonnen

Zowel in de webversie als in de mobiele app vind je een overzicht van al je voorbije en huidige werkbonnen.


Webversie

In de webversie van Teamleader Focus kan je een overzicht van je werkbonnen zien door te navigeren naar Werkbonnen in het menu aan de linkerkant.

Je kan bijvoorbeeld zien welke werknemers gewerkt hebben aan welke werkbon en voor welke klant, wat de datum van de werkbon is, de status (ontwerp, voltooid, verzonden) en of er een project aan gelinkt is. Het is mogelijk om het overzicht te sorteren op basis van een bepaalde kolom (oplopend of aflopend). Je kunt ook kiezen welke kolommen je precies wilt zien in het overzicht door te klikken op het tandwieltje in de rechterbenedenhoek.


Verder kan je ook gebruik maken van de zoekbalk links bovenaan als je een bepaalde werkbon zoekt.


Wanneer je op een werkbon klikt, wordt de detailpagina van die werkbon geopend.

Je zal hier de volgende zaken op terugvinden:

  • De status van de werkbon in de header, net naast de titel: ontwerp, voltooid of verzonden
  • De locatie van de werkbon en de afstand die werd toegevoegd
  • Wanneer de werkbon werd aangemaakt
  • De gelinkte afspraak en/of het gelinkte project
  • Welke custom fields ingevuld werden
  • De beschrijving van de werkbon indien je een beschrijving toevoegde
  • Hoeveel werkuren geregistreerd werden door welke collega's en de totaal geregistreerde tijd
  • Een overzicht van de artikelen die werden toegevoegd aan de werkbon
    • Je kan het ID en de naam van de artikelen terugvinden
    • Je kan de individuele prijs per product en de totale prijs van alle artikelen terugvinden
  • De foto's die aan de werkbon werden toegevoegd
  • Voor voltooide werkbonnen kan je het PDF-bestand van de werkbon openen door te klikken op PDF bekijken in de rechterbovenhoek van het werkbonnenoverzicht
    • Merk op dat je de voltooide werkbon ook kan terugvinden onder 'Bestanden' op de bedrijfs-/contactpagina van de gelinkte klant

Mobiele app

Wanneer je naar Werkbonnen gaat in de mobiele app, kan je een overzicht terugvinden van je komende en voorbije werkbonnen. Als je klikt op het filtersymbool rechts bovenaan, dan kan je je werkbonnen sorteren op basis van hun status: ontwerp, voltooid, verzonden. Via de zoekbalk kan je in je werkbonnen zoeken.

Een werkbon omzetten in een factuur

(Opmerking: als je onze Werkbonnen-Booster hebt, moet je ook het GROW- of FLOW-pakket hebben om je werkbonnen te kunnen factureren, want facturatie is niet beschikbaar in SMART).


Als je nu je werkbon wil factureren, volg dan de volgende stappen: 

  1. Ga in de webversie van Teamleader Focus naar de klant die gelinkt werd aan de werkbon
  2. Je zal de werkbon die je hebt aangemaakt terugvinden onder 'Bestanden' van die klant
  3. Ga naar 'Ongefactureerde tijd'. Daar heb je de keuze om een aantal acties te ondernemen:
    • Factureren
    • Niet factureren
    • Aanpassen
    • Exporteren naar Excel

werkbon omzetten in factuur in Teamleader


Als je kiest voor 'factureren', dan krijg je direct de inhoud van de werkbon te zien op een nog in te boeken factuur. Maak hier desgewenst nog enkele aanpassingen en sla de factuur op. Meer hoef je niet te doen om je werkbon om te zetten naar een volwaardige factuur!


Een werkbon vanuit een project factureren

Het is ook mogelijk een werkbon te factureren vanaf een project. Lees er meer over in dit artikel.



Benieuwd om het zelf te proberen? Download nu gratis de app via de Apple App Store of via de Google Play Store en maak een gratis testaccount aan via Teamleader Focus!