Vuoi combinare due file Excel derivanti da due diversi moduli in Teamleader Focus? Se c'è una colonna comune in entrambi i file Excel, puoi combinare i due file e aggiungere informazioni da un file all'altro. Per poterlo fare ci vuole un po' di magia: VLookup ovvero la Cerca Verticale di Excel. In questo articolo ti diamo alcuni esempi, la procedura ed elenchiamo anche una lista di possibili errori.


Forse sembra un po' complicato ma non ti preoccupare! Basta seguire i passi spiegati in questo articolo. Se vuoi guardare un video, puoi consultare la pagina di Microsoft.


Alcuni esempi

Qui puoi trovare alcuni esempi delle possibilità di unire due file Excel di Teamleader Focus tramite VLookup:


  • Nell'esportazione dei contatti vuoi anche informazioni dettagliati delle società collegate: esporta i contatti e le società. La colonna 'comune' è 'Società' nel file di esportazione dei contatti e 'Nome' nel file Excel delle società. 
  • Nell'esportazione delle fatture vuoi anche vedere campi personalizzati dei prodotti: esporta le fatture ed i prodotti. La colonna 'comune' è 'Nome (Prodotto)' o ID. 
  • Nell'esportazione delle opportunità vuoi anche aggiungere informazioni dettagliate dei progetti: esporta le opportunità ed i progetto. La colonna 'comune' è 'Nome progetto'
  • Un esempio un po' più impegnativo: hai due file Excel che vuoi importare in Teamleader Focus. Un file con chiamate e un altro con clienti. Vuoi solo importare i clienti per i quali ci sono delle chiamate nell'altro file. La colonna comune è 'Nome cliente'. Nel tuo file con chiamate devi aggiungere un'altra colonna dove aggiungi 'Si' per ogni chiamata. Dovrai fare la cerca verticale nel tuo file dei clienti chiedendo un valore dalla colonna 'sì' del file delle chiamate. Tutti i clienti per i quali appare un "sì" sono anche nel file delle chiamate, tutti gli altri clienti no. In seguito sarà possibile filtrare solo i clienti "sì", in modo da importare solo quelli.


La morale della favola: fino a quando c'è una colonna comune in due file Excel, è possibile combinare questi file Excel in uno solo.


Procedura

Le informazioni qui sopra non sono utili se non sai come usare la funzione cerca verticale ovvero VLookup. Cercheremo di spiegare la procedura nel modo più chiaro possibile, per darvi le conoscenze necessarie per eseguire da solo un VLookup. 


L'esempio che abbiamo preparato è la prima possibilità proposta: recuperare le informazioni aziendali in un file di esportazione dei contatti.


Preparazione dei file Excel

I due file Excel devono essere in una cartella di lavoro unica.

  • Il primo foglio di lavoro (esportazione dei contatti) deve essere il file con il quale devi fare la cerca verticale quindi dove vogliamo inserire le informazioni aziendali. Il secondo foglio di lavoro (l'esportazione delle società) è il foglio dove da cui dobbiamo recuperare le informazioni aziendali. Ti consigliamo di dare un nome breve ad ogni foglio di lavoro (per esempio contatti e società). Questo sarà utile nel terzo passo della fase di esecuzione.
  • L'ordine delle colonne nel primo foglio di lavoro non importa. Nel secondo foglio, la colonna 'comune' deve essere la prima colonna (colonna A). In questo caso la prima colonna deve essere la colonna col nome della società.



Eseguire il VLookup

Vai sul primo foglio con i contatti. Aggiungi una nuova colonna dove vuoi aggiungere le informazioni dell'altra scheda inizia a digitare =CERCA.VERT. Otterrai un menu a discesa, dove è necessario scegliere la funzione corrispondente.


Adesso devi inserire una formula con i valori corrispondenti:


1. Vai sul primo foglio dei contatti. Il valore da cercare, detto anche valore di ricerca sarà il valore della colonna comune 'Nome società' nel primo foglio di lavoro sulla stessa riga dove hai inserito la tua formula. Inserisci un segno dollaro $ prima del valore della colonna (quindi B2) cosicché B2 diventa $B2. Dove aver selezionato questa cella, inserisci un punto e virgola ; o due punti :


2. Vogliamo cercare questo valore di ricerca nel secondo foglio per poter recuperare, per esempio, la via della società dal secondo foglio nel primo foglio. Ecco perché selezioniamo l'intera tabella del secondo foglio come intervallo contenente il valore di ritorno. Ctrl+SHIFT++ su Windows e Cmd+SHIFT++ su Mac seleziona subito l'intera tabella se vuoi risparmiare tempo.


3. Ora torniamo al primo foglio. Vedrai che nella tua formula il nome del secondo foglio di lavoro è cambiato in quello del primo foglio. In questo caso dovremo cambiare manualmente "Contatti" in " Società". Inoltre, dovremo mettere un segno del dollaro prima della colonna e della riga dell'intervallo della tabella. Questo significa che A1:F2243 diventerà $A$1:$F$2243. Dopo aver selezionato l'intervallo di ricerca, inserisci un punto e virgola o due punti e virgola, come indicato nella formula, per passare alla parte successiva.


4. Per selezionare il valore di ritorno, vai al secondo foglio e guardi in quale colonna sono state inserite le informazioni necessarie. Se le informazioni necessarie vengono inserite nella colonna B, il numero della colonna nella formula sarà 2. Se è nella colonna c, il numero sarà 3, e così via. Si può mettere un numero di colonna per ogni formula. Se vuoi ottenere informazioni da diverse colonne, dovrai ripetere questa formula nel tuo primo foglio. Dopo aver selezionato il numero di colonna con il valore di ritorno, inserisci un punto e virgola o due punti e virgola, come indicato nella formula, per passare alla parte successiva.


5. Se si vuole, si può specificare VERO se si vuole ottenere una corrispondenza approssimativa o FALSO se si vuole ottenere una corrispondenza esatta del valore restituito; di solito i casi di utilizzo relativi al Teamleader Focus richiederanno 'FALSO'. Ora puoi chiudere le parentesi e lasciare che la magia funzioni.


Ecco un esempio di come potrebbe essere la formula:


= VLOOKUP (valore di ricerca, intervallo che contiene il valore di ricerca, il numero di colonna nell'intervallo che contiene il valore restituito, la corrispondenza approssimativa (vero) o la corrispondenza esatta (FALSE)).



6. Per applicare questa formula a tutte le altre righe, fai doppio clic sul quadratino della tua cella della formula.


7. Opzionale:

Se vuoi i valori di ritorno di più di una colonna, puoi trascinare la formula nelle celle adiacenti cliccando sul quadratino e rilasciandola fino a quando non hai selezionato tutte le colonne di cui vuoi i valori di ritorno.


Risultato

Se tutto è andato bene, è possibile ottenere 3 tipi di output:


  1. Il valore che ti serviva: nel nostro esempio questo è strada+numero
  2. Una cella vuota o uno 0: questo significa che il valore di ricerca ( società) è stato trovato nel foglio 2, ma la colonna con il valore di ritorno per questo specifico valore di ricerca è vuota. In questo caso strada e numero non sono stati compilati
  3. #N/B: il valore di ricerca ( società) non è stato trovato nel secondo foglio


Commenti

  • Se hai più società per contatto, queste società si troveranno in una sola cella nell'esportazione dei tuoi contatti, separate da una virgola. La funzione VLookup-, tuttavia, considererà " società1,società2 " come il nome di una singola società. Ciò significa che la funzione VLookup restituirà una risposta di #N/B, anche se queste società potrebbero essere note in Teamleader Focus. Quindi, per i contatti con più società, il valore di ritorno dovrebbe essere controllato manualmente nel secondo foglio.
  • Se c'è anche una minima differenza nelle colonne comuni (Amazon vs Amaon), lo stato di #N/B sarà restituito.
  • Se ti stai chiedendo: i segni del dollaro nella formula sono messi per fissare le tabelle e/o le righe. Questo è molto importante in particolare per l'intervallo di ricerca. Come si copia la formula nelle celle sottostanti, anche l'intervallo di ricerca si sposta verso il basso, il che rende l'intervallo di ricerca più piccolo e fa sì che non si ottengano tutti i valori di ritorno disponibili.