InvoiceCloud è una piattaforma che permette agli utenti di consentire ai loro clienti di vedere, scaricare e pagare le fatture online. Per quest'ultima possibilità è necessario attivare l'integrazione per consentire ai clienti di scegliere il loro metodo di pagamento preferito tramite i servizi di Mollie e Stripe. 



In questo articolo imparerai come usare la piattaforma e come settare le integrazioni con Mollie e/o con Stripe.

  • Come dare ai tuoi clienti l'accesso a questa piattaforma
  • Inviare le proprie fatture
  • InvoiceCloud
  • Pagare le fatture online: Mollie & Stripe


Come dare ai tuoi clienti l'accesso a InvoiceCloud?

Come accade con Cloudsign quando si inviano preventivi ai propri clienti, lo stesso può essere impostato quando si inviano fatture via email a un cliente: è possibile includere nel corpo dell'email un parametro che verrà convertito in un collegamento quando il cliente lo riceve. Attraverso questo link il cliente arriverà alla sua unica piattaforma InvoiceCloud, dove sarà in grado di vedere tutte le fatture attuali e passate e il loro stato, lui / lei sarà in grado di scaricarli e pagarli online (se decidete d'impostare questa integrazione).


Per includere il link a InvoiceCloud nei tuoi modelli email, segui questi passi:

  1. Vai su Impostazioni > Fatture > Modelli e-mail per fatture
  2. Clicca sul +
  3. Crea il tuo modello e aggiungi la variabile #LINK nel corpo dell'e-mail..
    Nota: Puoi anche aggiungere/modificare i modelli di default che Teamleader Focus ha già creato nel tuo account.


Inviare le tue fatture


Quando invii la fattura al tuo cliente, assicurati di selezionare un modello con la variabile #LINK. Durante l'invio, #LINK sarà sostituito da <link> nell'editor di posta.


L'email che il tuo cliente riceverà avrà questo aspetto:



  • La variabile #LINK sarà automaticamente trasformata in "Vedi questa fattura";
  • La fattura stessa sarà visibile online e cliccabile attraverso l'anteprima;
  • IL PDF della fattura sarà in allegato all'e-mail.


Modello dell'e-mail


Puoi personalizzare leggermente il modello dell'e-mail per la fattura andando su Impostazioni > E-mail > Preferenze. Disattiva il toggle "Usa il design di base per le e-mail in uscita" se preferisci usare il tuo modello. Ricorda che questo significa che l'anteprima e lo sfondo scompariranno e l'e-mail sarà "solo testo".


InvoiceCloud

Dopo che il tuo cliente ha cliccato il link di InvoiceCloud, vede una pagina simile a questa:

Puoi personalizzare il tuo logo e i colori della tua interfaccia a tuo piacimento. Per saperne di più leggi qui. Inoltre, l'interfaccia è mobile-friendly e sarà sempre nella lingua del cliente. La scheda del browser riporterà anche il nome della vostra entità aziendale..


È sempre possibile copiare il link di InvoiceCloud per vedere in anteprima l'aspetto per il tuo cliente ad esempio o per inviarlo a qualcuno. Vai alla fattura nel tuo account Teamleader Focus, clicca sui tre punti accanto a 'Info' e scegli Copia link InvoiceCloud. Apri il link in una nuova scheda per vedere l'anteprima dell'ambiente.


Sulla piattaforma vera e propria, avrai diverse opzioni.

  • Ovviamente, il tuo cliente può controllare il contenuto della fattura che gli hai appena inviato.

    • Importo Dovuto

      Se una fattura è scaduta e sono stati impostati una sanzione di ritardo fissa e/o interessi, allora il pulsante Visualizza calcolo sarà visibile sotto. Questa ripartizione del calcolo del pagamento aiuta il cliente a capire da dove provengono i costi aggiuntivi.

    • Data scadenza
      La data di scadenza della fattura. Se una fattura è scaduta, ci dice da quanto.

    • Nota di credito
      Se c'è una nota di credito collegata alla fattura, questa sarà visibile come una scheda accanto alla fattura collegata. Il pulsante Visualizza calcolo mostrerà l'importo della fattura meno l'importo accreditato.


  • Inoltre, il cliente può scaricare la fattura, ad esempio per stamparla in seguito.
    • La fattura verrà scaricata in PDF.
    • Quando un cliente scarica una fattura che ha una o più note di credito collegate, viene scaricato un file zip contenente entrambi i PDF
  • Se il cliente ha delle domande, può inviare un feedback sulla fattura cliccando sul pulsante Invia feedback.
    • Leggi qui tutto quello che c'è da sapere in merito al feedback sulle piattaforme cloud
  • All'interno di InvoiceCloud, i clienti possono consultare l'intero storico delle loro fatture. Ottengono una panoramica completa di tutto lo storico delle fatture che sono state inviate con Teamleader Focus, indipendentemente da quanto tempo hanno usato InvoiceCloud. In questo modo il cliente ha sempre la possibilità di consultare le vecchie fatture in caso di dubbi.
    La panoramica si divide in:
    • Fatture aperto
      In questa panoramica il cliente può controllare le sue fatture non pagate e, se ha anche impostato il collegamento con Mollie o Stripe (cfr. sotto), può sfruttare immediatamente la possibilità di pagarle!
    • Fatture pagate
      Quando si accede a una fattura pagata, saranno visibili più informazioni come l'importo totale (con un pulsante 'Visualizza calcolo') e la data in cui la fattura è stata pagata.
    • Fatture accreditate
  • È possibile impostare manualmente le fatture da pagare in Teamleader Focus, ma ciò che è più importante è che i clienti possono effettivamente pagare immediatamente la loro fattura online tramite InvoiceCloud. Lo fanno tramite il pulsante Paga fattura nell'angolo in alto a destra.
    Far sì che i vostri clienti possano pagare le loro fatture online è possibile solo attraverso un'integrazione con Mollie o Stripe. Puoi leggere di più a tal proposito nei paragrafi seguenti.
    • Se i clienti cliccano sul pulsante Paga la fattura, vedranno un widget contenente i metodi di pagamento che hai attivato in Mollie o Stripe.
    • Da queste opzioni il cliente può scegliere la sua opzione preferita e trasferirti l'importo dovuto.
    • Una volta fatto questo, la fattura avrà lo stato 'Pagata' in Teamleader Focus e anche in InvoiceCloud.
    • Dopo il pagamento, un'e-mail di notifica sarà inviata a tutti gli amministratori, notificando loro il pagamento. Un'e-mail di conferma del pagamento sarà inviata anche al cliente.

Note

  • Se qualcosa è andato storto durante il pagamento, i clienti riceveranno un messaggio di errore. Se ci sono 5 errori di fila, il pulsante di pagamento sarà bloccato per un'ora.
  • Potresti aver attivato l'opzione bonifico bancario nell'integrazione. Ti preghiamo di ricordare che, in questo caso, lo stato della fattura in Teamelader Focus non sarà automaticamente modificato in 'Pagata' perché non abbiamo modo di verificare se il pagamento è effettivamente andato a buon fine oppure meno. Dovrai controllare questi pagamenti autonomamente, e mettere le fatture come pagate manualmente.


Pagare le fatture online con Mollie & Stripe

Far sì che i tuoi clienti possano pagare le loro fatture online è una delle caratteristiche più interessanti del nostro InvoiceCloud. Per essere in grado di permettere ai tuoi clienti di pagare le tue fatture in maniera immediata, avrai bisogno di una connessione con Mollie o Stripe. Per saperne di più, leggi questo articolo.