Iniziare a lavorare con Teamleader Focus non significa necessariamente iniziare da zero. È possibile che tu abbia un elenco di opportunità che vuoi importare in Teamleader Focus. Sia che queste siano già accettate, rifiutate o ancora in corso, importarle non è un problema.


Tuttavia, tieni a mente che il file d'importazione (CSV or Excel) deve contenere alcune informazioni ed essere strutturato in un certo modo. Troverai tutte le informazioni al riguardo in questo articolo.


Una volta che il tuo file è stato strutturato correttamente, invialo semplicemente a supporto insieme a un consenso scritto che possiamo eseguire l'importazione sul vostro account. Il nostro team di assistenza eseguirà l'importazione.


Note: 

  • Quando importi le tue opportunità, puoi solo aggiungerne di nuove. Opportunità già esistenti non possono essere modificate tramite importazione. Eccetto questo, l'importazione funziona nello stesso modo che per il CRM: le colonne devono essere accoppiate con il giusto campo. L'opzione per annullare l'importazione è disponibile per due settimane.
  • Se hai più di un'unità aziendale: È necessario creare file Excel separati per ogni unità aziendale. Altrimenti le vostre opportunità saranno tutte importate sulla vostra unità aziendale principale. Non dimenticare di collegare i campi per il preventivo collegato (cfr. b) Campi per il preventivo collegato in basso).
  • Non è possibile importare preventivi "separati", in quanto i preventivi sono sempre collegati a un'opportunità. Devi sempre fornire i "Campi dell'opportunità" (vedi sotto).


Importare file


a) Campi dell'opportunità


Nel file CSV file/Excel, deve esserci una riga per ogni opportunità. Un esempio può essere trovato alla fine di questo articolo.


Colonne obbligatorie:

  • Nome cliente: Contatto o società nel tuo CRM
    • Nel caso in cui il cliente non esistesse sarà aggiunta una nuova società. 
    • Se il cliente esiste già: assicurati che il nome e il cognome siano nell'ordine giusto e che il nome del contatto/società corrisponda esattamente al nome in Teamleader Focus.
    • Se hai opportunità diverse per lo stesso cliente nel tuo file Excel, assicurati di non menzionarle proprio l'una sotto l'altra nel tuo file, altrimenti Teamleader Focus unirà queste opportunità per questo cliente. Se sposti l'altra opportunità fino in fondo al tuo file Excel, Teamleader Focus riconoscerà questi dati come opportunità separate.

  • Titolo: Titolo dell'opportunità
  • Nome della pipeline:  Se hai più Pipeline, la colonna "Nome della Pipeline" è necessaria se aggiungi anche le fasi delle opportunità nel tuo file. Se hai una sola pipeline, non è necessario aggiungere questa colonna al file perché le opportunità saranno importate nella pipeline predefinita.

Colonne opzionali:

  • Responsabilità: Ogni opportunità deve avere un responsabile, che deve corrispondere ad un utente attivo in Teamleader Focus. nel caso in cui non vi sia questa colonna o un campo sia lasciato in bianco, Teamleader Focus chiederà durante l'importazione quale utente inserire in caso di campo vuoto. Per default, viene impostato l'utente che esegue l'importazione ma ogni altro utente attivo dell'account Teamleader Focus può essere scelto.

  • Contatto: Questa è la persona contatto della società. Questo campo può essere inserito solo se l'opportunità è collegata ad una società.

  • Fase: Questo è il nome della fase dell'opportunità definita in Impostazioni > Opportunità e Preventivi > Pipeline > fasi dell'opportunità. Se hai più pipeline di opportunità, assicurati di definire i nomi esatti delle fasi per quella specifica pipeline. Se non hai fornito una pipeline o delle fasi di opportunità, l'affare verrà assegnato alla fase "Nuova" della pipeline predefinita.
  • Fonte: Questa è la fonte dell'opportunità, Se la fonte è sconosciuta, lasciare il campo in bianco e non inserire ‘sconosciuta’.

  • Data (della fase corrente): Puoi specificare la data in cui l'opportunità è entrata nella fase corrente, come la data di accettazione o di rifiuto (formato di data raccomandato: aaaa-mm-gg).


Nota: c'è una grande differenza tra l'esportazione e l'importazione di opportunità. Durante l'esportazione è possibile ottenere 3 diverse date: data di accettazione, data di rifiuto e data di aggiunta. Quando si importa un'opportunità, è possibile importare solo una data, cioè quella dell'opportunità nella sua fase corrente.

  • Probabilità (%): Questo parametro riguarda la probabilità dell'opportunità, devi inserire un numero da 0 a 100.
  • Ragione del rifiuto: Breve motivazione che può essere utilizzata nelle statistiche.
  • Ragione del rifiuto (lunga): Una parte di testo più lunga sul perché l'opportunità è stata respinta.
  • Importo IVA escl.: Nel caso in cui il preventivo non sia allegato alla opportunità, qui può essere inserito un importo generale (valore del preventivo). Questo deve essere nella stessa valuta che è settata come valuta del tuo account.
  • ID: Un ID per il collegamento ad una società (questo è un campo personalizzato per le società di tipo singola riga di testo)
  • Campi personalizzati: Campo personalizzati a livello della opportunità possono essere inseriti durante l'importazione, ma ti consigliamo di creare i campi personalizzati di cui hai bisogno prima dell'importazione.
  • Data di chiusura prevista: La data in cui ci si aspetta che un'opportunità venga accettata/vinta (formato di data raccomandato: aaaa-mm-gg).
  • Considerazioni:testo dove definire ulteriori informazioniin merito all'opportunità.


Importante: per far sì l'import vada a buon fine consigliamo sempre di controllare che i dati inseriti nelle colonne del documento Excel da importare corrispondano ai dati inseriti in Teamleader Focus. Per esempio se vogliamo inserire delle fasi diverse da quelle standard dovremmo prima assicurarci di averle inserite in Teamleader Focus per poi controllare che il nome delle fasi sia stato inserito in Excel tale e quale a come è stato inserito in Teamleader Focus. La stessa cosa vale per gli altri campi, per esempio il nome del cliente, la responsabilità, il contatto, la fonte, la ragione del rifiuto l'importo IVA, l'ID e i campi personalizzati.


b) Campi per il preventivo


Nel file CSV o nel foglio Excel dovrebbe esserci una riga per ogni posizione sul preventivo, le informazioni devono quindi essere compilate per ogni riga. 

Un file di esempio è disponibile alla fine di questo articolo.


I prodotti del preventivo saranno caricati, ma dovrai comunque aggiungere il testo d'accompagnamento, il layout, ecc. che vorrai.


Colonne obbligatorie:

  • Nome del prodotto
  • Importo escl. IVA: questo deve essere il prezzo del prodotto per unità escl. IVA. Questo deve essere in un'unica valuta, la valuta con cui è impostato l'account.
  • IVA per prodotto: questa è l'indicazione di aliquota per singolo prodotto, ad esempio 6, 12 o 21, CM (altro stato membro dell'UE), MC (appaltatore), EX (fuori dall'UE), VCMD (altre strutture degli Stati membri dell'UE)
  • Quantità articolo: inserire il numero di articoli


Colonne opzionali:

  • Totale IVA inclusa: può essere utilizzato come verifica ed è la somma di tutti i dati inseriti. Anche in questo caso i dati devono essere immessi nella stessa valuta in cui è impostato il proprio account.
  • Sottotitoli: è possibile aggiungere sottotitoli che verranno aggiunti sopra ai prodotti
  • Elemento del conto: è possibile aggiungere un conto contabile per questa posizione, ad esempio 700000 (BE), 8000 (NL). Gli account contabili devono essere creati in anticipo andando su Impostazioni > Fatture > Account contabili.



File d'esempio: