Découvrez le module de planification - la clé d'une gestion efficace. Lisez dans cet article comment ce module optimise la planification, maximise l'utilisation des ressources et vous aide à planifier l'avenir. Avec le module de planification de Teamleader Focus, votre coordination devient très facile, garantissant que le temps de votre équipe est utilisé efficacement et que vos tâches sont bien organisées et flexibles. Du coup, plongeons dans le processus de planification !



Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici :




Avantages

La planification du Teamleader Focus peut vous aider à améliorer votre façon de travailler :

  • Vérifiez la capacité:
    • Identifiez efficacement le personnel et les ressources disponibles afin d'utiliser au mieux votre temps précieux.
    • Affecter le collaborateur approprié à chaque tâche devient un jeu d'enfant, car vous disposez d'informations en temps réel sur la disponibilité et la capacité de vos employés.
  • Planification : planifiez précisément les tâches dans un avenir proche, mais aussi dans un avenir lointain.

    Remarque : notre module de planification diffère de notre module d'agenda, car la planification n'offre qu'une vue d'ensemble dans laquelle vous pouvez planifier et reprogrammer des tâches. Vous ne pouvez pas voir à quel moment une tâche donnée est planifiée.

  • Flexibilité : adaptez toujours votre planification lorsque des changements inattendus surviennent. Cela permet de maintenir le travail sur la bonne voie sans surcharger l'équipe.


Quoi

Vous trouverez la Planification dans la navigation à gauche.

  • Vous y trouverez un aperçu hebdomadaire de tous vos collègues/employés.
  • Si vous cliquez sur Collaborateurs dans le coin supérieur gauche, vous avez la possibilité de filtrer par personnes, mais aussi par équipes.
  • Si vous cliquez sur la roue en haut, vous pouvez définir vos préférences pour la planification.
    • Vous pouvez choisir d'afficher ou non les week-ends en activant ou désactivant le curseur "Afficher les week-ends".
    • Vous pouvez également sélectionner les informations que vous souhaitez voir affichées sur une carte de planification. Le titre de la tâche sera toujours le titre de la carte de planification, mais lorsque vous regardez une tâche dans la planification, vous pouvez définir les informations qui s'affichent sous le nom de la tâche. Il y a trois options, mais notez que ces métadonnées ne seront affichées que si la durée prévue est de 2 heures ou plus : 
      • Nom du client
      • Titre du projet
      • Type de travail

  • Si vous êtes en train de cliquer ou de faire défiler la planification, vous pouvez toujours revenir à la date du jour en cliquant sur Aujourd'hui.

  • En plus, vous pouvez ajuster la période de temps visible de la planification en zoomant et en dézoomant sur le plus et le moins en haut de la page. Vous pouvez effectuer un zoom arrière jusqu'à un maximum de 4 semaines.


Après avoir personnalisé la vue selon vos préférences, il est temps de planifier les tâches.

  • Cliquez sur Planifier des tâches dans le coin supérieur droit.
  • Tout d'abord, vous pouvez filtrer les tâches qui s'affichent ici :
    • En cherchant dans la barre de recherche;
    • En définissant l'intervalle de la date d'échéance de la tâche;
    • En filtrant sur les projets, les collaborateurs ou les types de travail.

      Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de tâches dans le module de planification. Vous devez créer la tâche via l'agenda ou en cliquant sur le plus puis sur "tâche" en haut de la page.


  • Une fois que vous avez trouvé la bonne tâche, glissez-la dans la planification de la bonne personne le bon jour.
    •  Si vous avez indiqué 6 heures lors de la création de la tâche, celle-ci sera immédiatement programmée pour 6 heures.
      Remarque : cela se fait seulement s'il y a suffisamment de disponibilités ce jour-là pour cet utilisateur, sinon la planification se fera en fonction des disponibilités.
    • Si vous n'avez pas défini la durée de la tâche, elle sera automatiquement planifiée pour 1 heure.
    • Les tâches qui sont déjà entièrement planifiées n'apparaîtront pas dans la barre latérale pour planifier des tâches. Elles apparaîtront avec l'étiquette "Complètement planifiées" lorsque vous les rechercherez.


Une fois que vous avez planifié les tâches, cela a un impact sur votre capacité.

  • En haut à gauche de la planification se trouve la barre des totaux. Vous pouvez y voir le temps planifié vs  le temps non planifié dont vous disposez au total pour tous vos collègues/employés pour la durée de la période visible à l'écran.
  • À côté de la barre des totaux, vous avez la visualisation du temps planifié et non planifié pour chaque jour.

  • Sous la barre des totaux, vous avez la visualisation du temps planifié et non planifié pour chaque collègue/employé.


Remarques :

  • Si vous avez surplanifié quelqu'un, la barre de ses totaux pour ce jour devient rouge.
  • Les options de planification hebdomadaire sont différentes si vous avez également défini un programme de la semainepour quelqu'un.
    • Ici, vous pouvez indiquer s'il y a des jours où quelqu'un n'est pas disponible et ce jour sera ombré dans la planification.
    • Si vous planifiez une tâche pour cette personne un jour où elle n'est pas disponible, vous recevrez l'avertissement suivant :
    • Si vous cliquez sur Plannifier quand même, la barre de capacité devient rouge.
  •  Si vous avez une licence BOOST ou FLOW, vous pouvez également déterminer vos jours de congé. Ce jour est affiché en gris. Si vous essayez de planifier une tâche ce jour-là, la barre de capacité devient également rouge. 


Si vous cliquez sur une tâche, vous pouvez voir à quelle date et pour quelle durée la tâche est programmée, le nom du client, le titre du projet et le type de travail. 

  • Si vous cliquez sur le crayon, vous pouvez modifier le temps planifié.
    • Il existe également l'option "Suggérer le temps". En cliquant sur cette option, la durée totale de la tâche sera automatiquement planifiée (s'il reste suffisamment de temps disponible ce jour-là pour cet utilisateur, bien sûr), ou la durée restante.
    • Si vous avez déjà planifié du temps pour la même tâche un autre jour, cette quantité de temps sera visible entre parenthèses. Dans l'exemple suivant, la durée totale de la tâche est de 10 heures, mais vous avez déjà planifié deux heures pour un autre jour (+02h00) :
      Remarque : le module de planification n'est pas un agenda. Vous ne pouvez donc pas voir à quel moment précis une tâche est planifiée, mais seulement sa durée. Consultez le paragraphe ci-dessous pour plus d'informations sur le lien avec le module d'agenda.
  • Si vous cliquez sur les trois points, trois options s'offrent à vous :
    • Modifier le temps planifié: cf. ci-dessus
    • Voir les détails de la tâche: Vous êtes redirigé vers la page de détail de la tâche où vous pouvez modifier les détails de la tâche.
    • Effacer le temps planifié: En cliquant sur ce bouton, vous supprimez le temps planifié dans la planification, mais pas la tâche elle-même.
      Remarque : vous pouvez également afficher ces trois options en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une tâche dans la planification.


Pour reprogrammer une tâche et la reporter à un autre collègue ou à un autre jour, vous pouvez toujours faire glisser et déposer la tâche vers quelqu'un d'autre/un autre jour.


Les tâches, les rendez-vous et les appels deviennent plus clairs s'ils appartiennent au passé.


Lien avec le module agenda

Le module de planification est fortement lié au module d'agenda, car les actions que vous faites dans votre planification ont un impact sur votre agenda et vice-versa :

  • Une fois que vous avez planifié toutes les tâches à votre convenance dans votre planification, c'est aux membres de votre équipe de planifier les tâches dans leur agenda. Les tâches ne sont pas planifiées dans les agendas pour une période spécifique, mais lorsqu'ils consultent leur agenda, ils voient apparaître le nombre de tâches planifiées par jour en haut de l'agenda. Les barres de capacité en dessous d'un certain jour se remplissent car elles tiennent compte de toutes les tâches, rendez-vous et appels planifiés dans la planification. Pour en savoir plus sur les barres de capacité, cliquez ici.
    En cliquant sur "x tâche", l'utilisateur est redirigé vers la vue par jour où chaque collaborateur a la possibilité de les cocher immédiatement ou de cliquer et de les faire glisser dans la planification quotidienne pour une période de temps spécifique.


  • Si vous planifiez une tâche dans votre agenda ou celui de votre collègue, elle apparaîtra automatiquement dans la planification. Et lorsque vous prolongez le temps planifié d'une tâche dans votre agenda, le temps planifié de la tâche sera également prolongé dans la planification.

  • Lorsque vous allez sur la page de détail de la tâche, vous pouvez choisir de planifier la tâche dans votre planification via Planifier dans la planification ou de la planifier dans votre agenda via Planifier dans le calendrier.
    Remarque : comme mentionné précédemment, la planification d'une tâche dans votre agenda l'affiche aussi immédiatement dans votre planification. Cependant, planifier une tâche dans votre planification ne signifie pas qu'elle sera programmée dans votre calendrier à un moment précis.

  • Si vous utilisez une intégration externepour votre agenda, comme Google Calendar ou iCloud, les éléments seront également copiés dans la planification. Comme dans votre agenda, les cases seront grisées dans votre planification et porteront la mention "occupé". Le temps planifié de cette activité sera également inclus dans la barre de capacité, ce qui affecte votre disponibilité.


Accès à la planification

Vous pouvez également modifier l'accès à la planification pour tout le monde :

  • Allez dans Paramètres > Utilisateurs > trois points à côté de chaque utilista de votre compte.
  • Vous voyez Planification et Droits. Outre la désactivation du module complet, vous pouvez également en limiter l'accès. Vous avez trois possibilités :


Remarques

  • Les appels programmés via l'agenda sont visibles dans la planification. La durée d'un appel est de 30 minutes par défaut.
  • Les rendez-vous programmés via l'agenda sont également visibles dans la planification. La durée du rendez-vous est prise en charge et est également incluse dans la barre totale.
  • Si vous voulez reprogrammer un appel ou un rendez-vous, vous devez le faire via l'agenda, car vous ne pouvez pas déplacer un appel ou un rendez-vous dans le module de planification.
  • Le suivi du temps n'apparaît pas sur votre carte de planification, et il n'est pas non plus possible d'enregistrer du temps sur une tâche via la planification.