Comme vous le savez déjà, Zapier vous permet de lier Teamleader Focus à plus de 1000 autres applications. Une des possibilités les plus intéressantes ici est de lier votre formulaire en ligne à votre CRM ainsi qu'à vos opportunités. De cette manière, un nouveau formulaire rempli implique les créations d'un nouveau contact, d'une nouvelle entreprise liée et d'une nouvelle opportunité. Vous n'avez pas besoin de connaissance en développement pour pouvoir faire cela. Dans cet article, nous vous expliquons les différentes étapes :
- les formulaires qui peuvent être liés à Teamleader Focus
- les différentes étapes pour lier votre formulaire à Teamleader Focus
Quel formulaire pouvez-vous choisir?
Voici les formulaires les plus utilisés pour être liés à Teamleader Focus :
- Typeform
- Google Forms
- Gravity Forms
- Wufoo
- Jotform
- Formstack
- Ninja Forms
- Zoho Forms
- Linkedin Lead Gen Forms
- WP Forms
Vous ne trouvez pas dans cette liste le formulaire que vous cherchez? Zapier offre la possibilité d'intégration avec d'autres formulaires, vous trouverez la liste ici.
Dans cet exemple, nous utilisons Google Forms. Nous vous conseillons d'utiliser le même ordres de trigger et d'actions décrits dans cet article dans le but d'avoir le meilleur flux de travail et un maximum de champs disponibles.
Quelles sont les étapes à faire?
Avant de commencer, il faut un compte Zapier. En fonction du nombre de zaps et de tâches que vous voulez créer, nous vous conseillons de regarder la page des abonnements.
1. Sélectionner votre 1ère app, le trigger et tester
Avant de choisir Google Forms comme notre 1ère application, nous vérifions que nous avons un formulaire avec au moins une réponse (que nous pouvons nous envoyer à nous-même). Voici les champs utiles à intégrer dans Teamleader Focus :
- Nom du contact
- Email du contact
- Téléphone du contact
- Entreprise
- Intérêts (vous pouvez utiliser les intérêts du client comme le titre de l'opportunité par la suite)
- Budget (le budget du client sera le budget de votre opportunité)
- Commentaires
Note : Si votre client remplit une mauvaise valeur (par exemple un texte dans un champ de numéro de téléphone), la donnée ne sera pas exportée vers Teamleader Focus (de la même manière, vous ne pouvez pas enregistrer un texte dans un champ de numéro de téléphone dans l'interface de Teamleader Focus).
En plus du test de réponse, nous avons aussi besoin de lier le formulaire à une nouvelle feuille de calcul. Dans le but de lier un formulaire à un tableau (dans lequel les réponses sont collectées), cliquez simplement sur le bouton dans la page réponse de votre formulaire. C'est la feuille de calcul que vous lierez à Teamleader Focus.
Nous pouvons maintenant commencer avec Zapier. Nous choisissons tout d'abord Google Forms dans le menu déroulant :
Ensuite, nous choisissons de "trigger" le zap avec "new response in Spreadsheet" (nouvelle réponse dans le tableur). Puis nous continuons :
Une fois que le "trigger" a été sélectionné, nous pouvons tester notre 1ère phase. Pour pouvoir faire cela, Zapier nous demandera de lier un compte Google existant pour savoir de quel document nous parlons. Connectez à votre compte Google et continuez.
Une fois Connecté, vous pouvez choisir un spreedsheet (la feuille de calcul liée à votre formulaire). Dans le champ du "Worksheet", vous pouvez sélectionner "Form responses 1""
Après que le "worksheet" a été lié, Zapier enverra les réponses que vous pouvez utiliser pour le test ("Find Data"). Choisissez la "Response A" et continuez. Nous allons maintenant faire la 2ème étape!
2- Sélectionner la 2ème app, l'action et le modèle : créer un contact.
Sélectionnez Teamleader Focus comme votre 2ème application. Ce sont ici que les infos du formulaire devront s'enregistrer.
Vous pouvez choisir une certaine action.
Note : à cette étape, il est important de savoir que vous pouvez créer plusieurs actions les unes après les autres. Cependant, le nombre d'étapes dans un zap dépend de votre licence Zapier. Si vous avez une licence gratuite, vous pouvez seulement choisir une action (de préférence "créer une entreprise" ou "créer un contact"). Si vous avez une licence payante, vous pouvez multiplier les actions (par ex :"créer un contact" "créer une entreprise", "lier contact à une entreprise et "créer une opportunité). Dans notre scénario, nous allons choisir de faire un zap avec plusieurs actions. Si vous avez une licence gratuite, vous pouvez choisir de faire une seule action décrite dans cet article.
Tout d'abord, nous choisissons l'action "Create contact" (créer un contact) :
Après cette étape, nous pouvons connecter notre compte Teamleader Focus et continuer :
Dans l'étape suivante, Zapier nous demande de paramétrer le formulaire avec les champs Teamleader Focus : définir une valeur pour chaque champ que nous voulons exporter de notre formulaire à notre compte Teamleader Focus. Nous utilisons ici la réponse test de notre formulaire : en ajoutant ces valeurs à chaque champ, nous indiquons à Zapier où trouver les différentes informations.
Pour sélectionner les bonnes réponses test, vous cliquez sur le bouton "insert a field " (insérer un champ) à droite du champ. Un volet déroulant s'ouvre avec toutes les réponses du formulaires, vous devez sélectionner la bonne valeur:
Vous faîtes cette manipulation pour chaque champ mentionné dans votre formulaire. Par exemple : si vous ne demandez pas pour le numéro de TVA dans le formulaire, laissez le champ "VAT" (TVA) vide dans votre modèle.
Si vous remplissez un champ manuellement (sans sélectionner une réponse test), cette information sera choisie pour chaque entrée envoyée dans Teamleader Focus. Par exemple : si vous remplissez dans la langue "en", tous les contacts créés par ce zap auront pour language "English".
La dernière partie du modèle concerne les champs personnalisés que vous voulez exporter. C'est la partie la plus difficile à paramétrer dans ce zap, nous allons donc voir comment faire :
Pour identifier un champ personnalisé, vous devez donner à Zapier :
- Le Teamleader Focus ID du champ personnalisé mentionné
- une valeur test de notre formulaire de réponses
Ces 2 notions doivent être écrites exactement comme Zapier le demande.
Cet article décrit où trouver le Teamleader Focus ID de chaque champ personnalisé.
Après avoir rempli ces champs, vous pouvez tester cette étape. Cela signifie que Zapier enverra le formulaire de réponses dans Teamleader Focus comme un nouveau contact. Si tout va bien, c'est votre 1er contact créé dans Teamleader Focus via Zapier!
3. Sélectionner la 3ème app, l'action et le modèle : créer une entreprise
Choisir Teamleader Focus comme 3ème application et sélectionner l'action "create company" (créer une entreprise). Suivez exactement la même procédure que vous avez faite pour l'action "Add contact" (ajouter un contact).
4. Sélectionner la 4ème app, action et modèle : lier un contact à une entreprise :
Dans cette étape, vous voulez que les contacts et entreprises créés via le formulaire soient liés dans le CRM Teamleader Focus. Les champs dans ce modèle sont limités, mais vous remarquez que 2 de ces champs demandent un ID que vous vous trouverez dans les étapes précédentes (le contact et l'entreprise créés pendant l'étape de test 2 et 3). Vous pouvez sélectionner l'ID directement en cliquant sur le bouton à droite du champ :
Après avoir rempli ce champ requis, testez cette étape et vous pouvez voir que le contact et l'entreprise créés précédemment sont maintenant liés dans Teamleader Focus.
5. Sélectionnez la 5ème app, l'action et le modèle : créer une opportunité
Dans cette dernière étape de votre zap, sélectionnez Teamleader Focus comme app et choisissez l'action "Create deal" (créer une opportunité).
Dans cette étape, vous aurez besoin de l'ID du contact comme donnée d'entrée pour créer l'opportunité, vous devrez donc le récupérer comme un "champ" que vous pourrez sélectionner (voir l'étape 2 ; la création d'un contact renvoie l'ID de ce contact qui vient d'être créé).
Pour finir, testez cette étape pour vérifier que le contact créé et l'entreprise soient maintenant liés à cette nouvelle opportunité et si toutes les informations sont rentrées correctement. Si cela est le cas, votre zap est terminé et chaque nouveau formulaire soumis créera un nouveau contact lié à une entreprise avec une opportunité. Tous les champs seront synchronisés selon les paramètres que vous avez faits dans vos modèles.