- Quelles sont les informations nécessaires à la facturation ?
- Comment voulez-vous envoyer vos factures / vos rappels ?
- Quel est le processus pour les frais de retard ?
- Quels rapports sont nécessaires ?
- Voulez-vous lier Teamleader Focus à un programme de comptabilité ?
Lorsque vous commencez à créer votre facture, vous avez la possibilité d'ajouter les produits, les sous-titres, les descriptions longues et les remises. Différentes langues ? Aucun problème. En plus de cela, vous pouvez créer une facture dans une autre devise sans avoir à la convertir.
Maintenant que vous avez ajouté quelques informations à votre facture, il se pourrait que vous ayez besoin d'informations supplémentaires spécifiques à votre manière de faire les choses. Soit, vous créez un champ personnalisé au niveau de la facture, par exemple type "Date" ou ajoutez des informations supplémentaires pour cette facture spécifique dans le champ "remarques". Une autre partie cruciale est le délai de paiement, normalement il est fixé à 14 jours mais il peut être modifié.
Lorsque vous avez terminé l'ajout d'informations à votre facture, vous avez la possibilité de la comptabiliser ou simplement de l'enregistrer en tant que brouillon. Soyez clair sur le workflow à suivre : une facture brouillon n'a pas de numéro ni de date, elle ne reçoit des valeurs fixes que quand vous la comptabilisez. La numérotation de facture a une certaine forme mais il y a quelques options pour changer le préfixe, jettez-y un oeil, cela peut en valoir la peine.
Votre facture est créée, c'est super. Maintenant, vous avez besoin de l'envoyer. Dans Teamleader Focus, vous avez différentes façons d'envoyer votre facture : par e-mail, via courrier et manuellement. Vos abonnements peuvent même être envoyés automatiquement. En outre, vous devez décider en interne comment vous voulez suivre les mauvais payeurs : dans Teamleader Focus, vous avez la possibilité d'envoyer des rappels, facultativement avec des frais d'huissier à définir dans Paramètres > Informations d'entreprise > Entités d'entreprise > Crayon > Informations de paiement. Si vous décidez que certains clients ne doivent pas recevoir de rappels ni de frais d'huissier, vous devez uniquement modifier les paramètres de ces sociétés spécifiques.
Lorsque vous avez reçu le paiement et que vous avez mis une facture en «Payé» ou «Partiellement payé», la date de paiement est un champ standard qui peut être rempli, au cas où vous souhaitez ajouter le numéro de transaction ou un autre champ, pas de problème. De même pour un numéro de commande. Vous préférez que votre facture soit réglée automatiquement ? Et bien, voici de bonnes nouvelles. Vous n'avez peut-être pas un programme de comptabilité relié à Teamleader Focus, mais des formes différentes de synchronisation avec différents programmes existent et si vous avez une synchronisation bidirectionnelle, alors vous n'avez pas à vous soucier de définir cette facture en payée vous-même.
Maintenant, la partie la plus intéressante arrive : combien avez-vous réellement gagner ? Pour la facturation, Teamleader Focus propose différents types de statistiques. Une fois que vous avez des statistiques sous Stats> Factures et aussi sous Ministats que vous trouvez sous le widget "Ministats" à droite lorsque vous êtes dans la vue d'ensemble des factures. Grâce à ces statistiques, vous pouvez voir les factures dûes, en retard et payées sur la base d'un délai précis. Si vous avez des factures dans des devises étrangères, prenez note que le montant que vous verrez sera toujours dans votre devise de base. Vous avez également la possibilité de télécharger vos factures en une seule fois dans différents formats. Dans le cas où vous souhaitez avoir une vue d'ensemble de votre exercice complet, vous avez également la possibilité d'importer vos anciennes factures et abonnements dans Teamleader Focus. Lorsque le nouvel exercice financier arrive, alors pas de soucis. Teamleader est prêt !
Vous pouvez aussi consulter les prévisions financières pour gérer vos factures. Les prévisions financières vous permettent de visualiser le mois en cours et les 11 mois à venir afin de vérifier combien d'argent, vous recevrez. Lisez-en plus ici.
Vous pouvez également regarder notre vidéo sur l'aperçu des factures et les statistiques sur les factures (EN) :
Lisez ici la dernière partie sur les factures : Premiers pas : À quoi ressemble votre facture ?