Remarque : en raison d'un changement dans les législations, les coûts et la demande, Twilio ne peut offrir qu'une variété limitée de numéros. Nous ne pouvons pas garantir qu'il y aura un numéro disponible pour votre région. Cette intégration n'est disponible que pour les clients qui ont déjà acheté un numéro Twilio avant le 1er janvier 2020. 

Êtes-vous souvent occupé avec des appels téléphoniques, mais fatigué de constamment décrocher le téléphone et de taper ces numéros ? Êtes-vous fatigué de prendre des notes d'une main et de garder un œil sur votre écran ? Avez-vous souvent des appels coûteux à l'étranger? Eh bien, nous avons une solution pour vous.

Twilio vous permet de réaliser des appels en un clic et de recevoir des appels directement dans Teamleader Focus. Vous pouvez acheter des numéros de téléphone étrangers afin de garder votre service abordable. En plus de cela, vous pouvez facilement communiquer avec des collègues.

Dans cet article, nous verrons :

• L'intégration avec Twilio Voice Over IP
  • Mettre en place un groupe d'appels
  • Configurer la messagerie vocale
  • Déterminer les heures d'ouverture
  • Définir la disponibilité
• Comment fonctionne Twilio ?
  • Les appels sortants
  • Les appels entrants
  • Enregistrement d'appels
  • Transférer des appels
  • Appels internes
• Tarification
• Supprimer l'intégration

L'intégration avec Twilio Voice Over IP

Veuillez noter que tous les utilisateurs doivent respecter la réglementation locale. Pour acheter un numéro, vous devez fournir une adresse dans le pays, la localité ou la région du préfixe du numéro de téléphone, ainsi que des documents d'identité. Veuillez vérifier les conditions requises pour le numéro que vous souhaitez acheter.

Pour réaliser l'intégration avec Twilio, vous devez suivre ces étapes :

1. Cliquez sur votre photo dans le coin supérieur droit et allez dans cliquez sur Intégrations/Marketplace.
2. Cherchez "Twilio" dans la barre de recherche.
3. Cliquez sur le logo de Twilio et cliquez sur "Ajoutez".
   Remarque : Vous devez avoir une carte de crédit entrée dans Teamleader Focus pour pouvoir acheter ces services.
4. Votre compte Twilio est maintenant automatiquement créé et lié à votre compte Teamleader Focus.

Ensuite, notre équipe support pourra ajouter vos numéros et la documentation requise à votre compte Twilio :

1. Remplissez ce formulaire et envoyez-le avec la documentation requise à notre équipe support. Ajoutez votre préfixe de préférence. Il s'agit de la première partie de votre numéro de téléphone, un code relatif au pays et à une région. Par exemple : +32 2 = Belgique (+32), Bruxelles (02). Vous pouvez également ajouter un numéro national, par exemple : +33 9 = France (+33). 
2. Notre équipe support vérifiera si le numéro est disponible dans Twilio, nous vous demanderons votre confirmation avant de l'acheter. 
3. Une fois que vous avez confirmé, nous ajouterons le (ou les) numéro(s) à votre compte et vous pourrez commencer à appeler. Cela peut prendre jusqu'à deux semaines avant que le numéro devienne disponible pour votre compte Twilio. Nous vous tiendrons au courant. 

L'achat d'un numéro de téléphone coûte 25€/mois et n'est disponible que par carte de crédit. En prime, vous recevrez le premier numéro gratuitement pendant un mois. Tout numéro supplémentaire que vous souhaitez acheter ne vous coûtera que 1€/mois.

Remarque : Les numéros belges nationaux (+3278) ou gratuits (+32800) ne permettent pas de passer des appels sortants. 

Mettre en place un groupe d'appel

Avec chaque numéro de téléphone que vous achetez, vous pouvez définir un groupe d'appel. Dans un groupe d'appel, vous pouvez configurer si une personne ou une équipe entière est responsable des appels entrants pour un numéro particulier. Si une équipe est responsable et que vous recevez un appel entrant, tous les membres du groupe recevront l'appel entrant. Nous expliquerons plus à ce sujet plus tard dans cet article.

Configurer la messagerie vocale

Si personne ne répond à l'appel, l'appelant est redirigé vers la messagerie vocale. Via la synthèse vocale, vous pouvez taper un message qui sera lu par une voix agréable. Vous pouvez choisir entre plusieurs langues.

Déterminer les heures d'ouverture

Une fois la boîte vocale configurée, vous pouvez choisir vos heures de bureau afin que vous ne receviez que des appels entrants pendant ces heures. Tous les appels qui arrivent avant ou après les heures spécifiées se terminent directement dans la messagerie vocale. Une fois que cela est configuré, vous cliquez simplement sur "enregistrer" et vous pouvez commencer avec Twilio.

Définir la disponibilité

Vous obtenez maintenant une nouvelle icône dans la barre d'outils en haut. Ce bouton indique votre statut de disponibilité et celui de vos collègues. Il y a trois options :

• Disponible : vous pouvez recevoir et répondre aux appels.
• Occupé : votre statut est occupé pour vos collègues, mais vous pouvez toujours recevoir des appels. C'est votre choix si vous répondez ou non. Si une réunion est prévue dans votre agenda Teamleader Focus, votre statut est automatiquement réglé sur «Occupé».
• Hors ligne: vous n'êtes pas disponible et vous ne recevrez pas d'appels. Si vous n'êtes pas connecté Teamleader Focus, votre statut sera "hors ligne".

Comment fonctionne Twilio :

Les appels sortants

Comme il n'y a pas d'appareil physique fourni avec Twilio, nous fournissons un clavier où vous pouvez facilement entrer des chiffres. Pour ce faire, cliquez sur le symbole de statut en haut. Vous pouvez maintenant appeler n'importe quel numéro local ou étranger. Si vous avez acheté plusieurs numéros, vous pouvez toujours choisir le numéro à partir duquel vous appelez.

Ce n'est pas tout . Nous conservons également la fonction "clic-pour-appeler" dans Teamleader Focus. Cette fonctionnalité signifie que vous devez cliquer sur le numéro de téléphone d'un contact ou d'une société pour appeler ce numéro.

Prendre des notes pendant l'appel reste possible. Tout ce que vous écrivez comme note est ensuite transféré dans le suivi du temps. Besoin d'un rappel ? En un clic, vous en planifiez un pour vous ou un collègue.

Les appels entrants

Vous recevez un appel entrant ? En bas à droite de votre écran apparaîtra un pop-up avec toutes les informations sur l'appel. Si Teamleader Focus reconnaît le numéro de téléphone, vous verrez le nom de l'appelant. Appelant inconnu ? Prenez l'appel et vous pouvez immédiatement remplir les données.


Selon le groupe d'appel que vous avez défini, un ou plusieurs membres du groupe recevront les appels. Le principe est un peu "premier arrivé, premier servi" : celui qui accepte l'appel sera affecté à l'appel et au suivi du temps. Le pop-up disparaît avec les autres membres du groupe d'appel. Avec les appels entrants, vous pouvez également ajouter des notes immédiatement. Lorsque vous rejetez un appel entrant, le reste des membres du groupe d'appel seront toujours en mesure de répondre à l'appel. Toutefois, si vous choisissez de raccrocher le téléphone, l'appel se termine généralement et l'appelant est redirigé vers la messagerie vocale.

Quand vous avez un appel entrant, Twilio n'autorise pas plus de 10 cadrans en simultané. Cela signifie que pour chaque appel que vous recevez, Teamleader Focus vérifiera dans un premier temps les paramètres de l'équipe (pour connecter les cadrans entrants avec le bon groupe de collègues), ensuite Teamleader Focus vérifiera les statuts ("Disponible" ou "Occupé(e) : si personne n'est en ligne, les appels seront montrés aux utilisateurs "occupé(e)s"). Pour ses utilisateurs "disponibles" , le cadran sera visible pour les dix premiers utilisateurs dans le compte. Pour les autres utilisateurs, les appels seront toujours visibles quand ils arriveront dans la file d'attente.

Enregistrement d'appels

Dans les paramètres, vous pouvez également choisir d'enregistrer tous les appels entrants et sortants. Cela peut être utile si vous voulez vous réinscrire à une conversation que vous avez eue avec un prospect ou un client. Seul vous ou votre chef d'équipe pouvez réécouter les appels que vous avez faits. Ces enregistrements resteront disponibles pendant deux semaines. Nous vous demandons de vérifier les règles concernant le GDPR (loi européenne de protection des données) avant de procéder aux enregistrements.

Transférer des appels

L'appelant cherche-t-il une personne en particulier ? Dirigez-le vers le collègue approprié : "transfert" met l'appelant dans une file d'attente (il aura comme musique d'attente "Fantaisie Impromptu" de Chopin). En attendant, vous verrez une liste de tous les collègues et leur statut. Choisissez le bon collègue. Votre collègue entendra alors une sonnerie spécifique et l'appel sera placé dans la file d'attente pour que le collègue puisse le prendre.

Appels internes

Avec Twilio, vous pouvez également effectuer des appels internes si vous souhaitez joindre quelqu'un d'un autre département. Vous pouvez cliquer sur le bouton d'état et faire l'appel interne à une personne spécifique. Il ou elle recevra l'appel entrant et pourra choisir de l'accepter ou de le refuser.

Tarification

Bien sûr le prix n'est pas sans importance. Twilio est uniquement disponible avec l'utilisation d'une carte de crédit. L'achat d'un numéro de téléphone vous coûtera 25€ par mois, qu'il s'agisse d'un numéro local ou international. Des numéros de téléphone supplémentaires sont disponibles pour seulement 1€/mois. Les prix varient selon l'appel et dépendent du numéro que vous appelez (local/international/mobile).

Les coûts que vous effectuez via les appels Twilio seront déduits de votre portefeuille Teamleader Focus. Pour vous assurer de ne pas manquer de crédits Teamleader Focus, vous devez cocher l'option "remplir automatiquement le porte-monnaie" sous "gérer les licences" dans votre menu personnel (en haut à droite de votre écran). Cela permettra de déduire de l'argent de votre carte de crédit, ce qui vous permettra de continuer à appeler. Si vous souhaitez ensuite modifier le montant de la recharge automatique, vous pouvez envoyer un e-mail à support qui contient le nouveau montant. Notre équipe technique pourra alors changer le montant pour vous.

Consultez le site Web de Twilio, pour voir le détail des prix au-bas de la page !

• Taux de change dollar/ euro = 1
• Les prix peuvent varier en fonction de la destination et du fournisseur

Supprimer l'intégration

Si vous désirez supprimer l'intégration, il est important de d'abord supprimer les numéros de téléphone et ensuite supprimer l'intégration. 

1. Allez dans les paramètres Twilio sur notre marketplace
2. A côté de votre (vos) numéro(s), cliquez sur "modifier les paramètres"
3. Cliquez sur supprimer en bas à droite

4. Une fois vos numéros supprimés, vous trouverez le bouton "supprimer l'intégration" à gauche de votre écran.