Démarrer avec Teamleader Focus ne signifie pas forcément partir de zéro. Il est possible que vous ayez une liste d'opportunités que vous souhaitez importer dans Teamleader Focus. Qu'elles soient déjà gagnées, perdues ou encore en cours d'exécution, les importer n'est pas un problème.


Toutefois, vous devez noter que le fichier d'importation (CSV ou Excel) doit contenir certaines informations et doit être structuré correctement. Vous trouverez plus d'informations sur cet aspect dans cet article.

Une fois que votre fichier est correctement structuré, il suffit de l'envoyer à notre support avec vos données de connexion. Notre équipe de support effectuera alors l'importation réelle.

Remarques 

  • Lorsque vous importez des opportunités, vous ne pouvez en ajouter que de nouvelles. Les opportunités existantes ne peuvent pas être modifiées via une importation. En outre, l'importation fonctionne de la même manière qu'une importation CRM : les colonnes doivent correspondre au champ approprié. L'option permettant d'annuler l'importation est également disponible pendant environ deux semaines.
  • Si vous avez plus d'une entité dans votre entreprise : vous devez créer des fichiers Excel différents par entité. Sinon vos opportunités seront toutes importées dans votre entité par défaut. N'oubliez pas de lier les champs pour le devis lié (cf. b Champs pour le devis lié)
  • Il n'est pas possible d'importer des devis "séparés", car les devis sont toujours liés à une opportunité en arrière-plan. Vous devez toujours fournir les "champs de l'opportunité elle-même" (cf. ci-dessous).


Importer le fichier

a) Les champs de l'opportunité lui-même

Dans le fichier CSV / feuille Excel, il devrait y avoir une ligne par opportunité. Un exemple de feuille peut être trouvé à la fin de l'article.


Colonnes obligatoires

  • Nom du client :Contact ou entreprise dans votre CRM
    • Au cas où le client n'existe pas, une nouvelle entreprise sera ajoutée.
    • Si le client existe déjà : assurez-vous que le prénom et le nom sont dans le bon ordre et que le nom du contact/de l'entreprise correspond exactement au nom dans Teamleader Focus.
    • Si vous avez plusieurs opportunités pour le même client, veillez à ne pas les mentionner juste en dessous l'une de l'autre dans votre fichier, sinon Teamleader Focus fusionnera ces offres pour ce client. Lorsque vous déplacez les différentes opportunités jusqu'au bas de votre fichier Excel, Teamleader Focus reconnaîtra ces données comme des opportunités distinctes.
  • Titre : Titre de l'opportunité
  • Nom du pipeline : Si vous avez plusieurs pipelines d'opportunité, la colonne "Nom du pipeline" est nécessaire si vous ajoutez également des phases d'opportunité dans votre fichier. Si vous n'avez qu'un seul pipeline, vous n'avez pas besoin d'ajouter cette colonne à votre fichier, car vos opportunités seront importées dans le pipeline par défaut.

Colonnes facultatives

  • Responsabilité : Chaque transaction doit avoir un responsable, qui doit être un utilisateur Teamleader Focus actif dans ce compte. Dans le cas où cette colonne est manquante ou un champ est laissé vide, Teamleader Focus demandera lors de l'importation quel utilisateur doit être rempli dans le cas où le champ est vide. Par défaut, l'utilisateur effectuant l'importation sera défini, mais tous les autres utilisateurs Teamleader Focus actifs peuvent également être sélectionnés ici.
  • Contact : Il s'agit de la personne de contact de l'entreprise. Ce champ ne peut être rempli que si l'opportunité est liée à une entreprise.
  • Phase : Il s'agit du nom de la phase de l'opportunité tel qu'il est défini dans Paramètres > Opportunités et devis > Pipelines > phases de l'opportunité. Si vous avez plusieurs pipelines d'opportunité, assurez-vous de définir les noms de phase exacts pour ce pipeline spécifique. Si vous n'avez pas fourni de pipeline ou de phases d'opportunité, celle-ci sera attribuée à la phase "Nouveau" du pipeline par défaut.
  • Date (phase en cours) : Vous pouvez spécifier la date à laquelle l'opportunité a atterri dans sa phase actuelle, comme la date d'acceptation ou de refus (format de date recommandé : aaaa-mm-jj).

Remarque : Il y a une grande différence entre l'exportation et l'importation des opportunités. Lors de l'exportation, il est possible d'obtenir 3 dates différentes : date d'acceptation, date de refus et date d'ajout. Lors de l'importation d'une opportunité, il n'est possible d'importer qu'une seule date et c'est la date de l'opportunité dans sa phase actuelle. 

  • Source : C'est la source de l'opportunité. Si l'origine est inconnue, laissez ce champ vide et ne remplissez pas « inconnu ».
  • Probabilité (%) : Il s'agit de la probabilité de l'opération, vous devez remplir un nombre compris entre 0 et 100.
  • Motif de refus : Courte raison de refus pouvant être utilisée dans les statistiques.
  • Raison de refus (long) : Un texte plus long expliquant pourquoi l'opportunité a été refusé.
  • Montant HT : Dans le cas où aucun devis n'est joint à l'opportunité, un montant général (valeur du devis) peut être rempli ici. Tout doit être dans la même devise, la devise de votre compte. 
  • ID : Identifiant à associer à une entreprise (il s'agit d'un champ personnalisé pour les entreprises de texte ou de numéro de ligne de type 1)
  • Champs personnalisés : Les champs personnalisés au niveau des opportunités peuvent également être renseignés lors d'une importation. Nous vous conseillons de créer les champs personnalisés nécessaires avant de procéder à l'importation.
  • Date de clôture prévue : la date à laquelle vous espérez que l'opportunité soit acceptée/gagnée (format de date recommandé : aaaa-mm-jj).
  • Remarques : Un texte plus long dans lequel vous définissez des informations sur le contexte de l'opportunité.

b) Champs pour le devis lié

Dans le fichier CSV / feuille Excel, il devrait y avoir une ligne pour chaque position sur l'opportunité, les informations ci-dessus devraient alors être remplies pour chaque ligne. Un exemple de fichier peut être trouvé à la fin de cet article.

Les articles du devis seront chargés, mais vous devrez ajouter quand même le texte d'accompagnement, la mise en page, etc. que vous désirez.

Colonnes obligatoires :

  • Nom de l'item
  • Montant HT : C'est le prix unitaire hors T.V.A. Tout doit être dans la même devise, la devise de votre compte.
  • Taux de TVA de l'item : Il s'agit du taux de TVA de l'article, par exemple, 6, 12, 21, CM (autre État membre de l'UE), MC (contractant), EX (hors UE), VCMD (autres États membres de l'UE)
  • Quantité d'article : Indiquez le nombre d'articles.

Colonnes facultatives :

  • Montant total TTC : Cela peut être utilisé comme une vérification et est la somme de toutes les positions de votre facture. Tout doit être dans la même devise, la devise de votre compte.
  • Sous-titre de l'item : vous pouvez ajouter un sous-titre qui sera ajouté au-dessus de l'élément.
  • Item du compte : vous pouvez ajouter un compte pour ce poste, par exemple 700000 (BE), 8000 (NL) ... Les comptes du grand livre doivent être créés à l'avance sous Paramètres > Factures> Comptes du grand livre.


Fichiers d'exemple :