Aunque Teamleader Focus sea una herramienta con la que acabes de empezar a trabajar, no significa que no puedas introducir rápidamente todas tus suscripciones actuales. Afortunadamente, puedes importarlas de forma muy sencilla con pocos clics.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con un consentimiento por escrito y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas importantes: 

  • A la hora de importar suscripciones, solo puedes añadir suscripciones nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir suscripciones ya existentes. Al margen de esto, la importación de suscripciones funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader Focus. La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • Si quieres importar suscripciones para diferentes entidades de la empresa, tendrás que crear esas entidades de la empresa en Teamleader Focus primero.
  • Los PDF de las facturas que se crearán a partir de estas suscripciones, tendrán todos el formato de plantilla de facturas predeterminado. 
  1. Para fijar una plantilla como predeterminada, ve a Parametrización > Formato de documento > Facturas. Elige la plantilla que quieres utilizar como plantilla predeterminada.
  2. Luego, haz clic en el botón 'Configurar como formato predeterminando de facturas'. En caso de que trabajes con varias entidades de la empresa, esto debe hacerse para cada entidad de la empresa. 


Configurar como formato predeterminando de facturas



Estructura del archivo Excel o CSV


a) Campos de la suscripción en sí:


Columnas obligatorias

  • Nombre del cliente: Es el nombre del contacto o de la empresa. Si aún no existe en Teamleader Focus, el sistema lo creará cuando se realice la importación.
  • Título de la suscripción
  • Condiciones de pago:
    • OD/CONT/CONTANT: Contado (0 días)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Condiciones de pago estándar (7 días, 21 días...)
    • 30DEM: 30 días antes de fin de mes (lo mismo para 60DEM y 90DEM)
    • Notas: Si añades al Excel condiciones de pago que no existan en Teamleader Focus de forma predeterminada (lee este artículo para más información), estos valores aparecerán correctamente en estas facturas que se están importando, pero no se añadirán automáticamente al listado de condiciones de pago.
  • Plazo: período de tiempo tras el cual la suscripción debe renovarse
    Nota: El período siempre tiene que ser en inglés, el Teamleader Focus solamente reconoce palabras en inglés.
    • everyweek (= Cada semana)
    • twoweekly (= Cada 2 semanas)
    • monthly (= Mensual)
    • twomonthly (= Cada 2 meses)
    • quarterly (= Trimestral)
    • fourmonthly (= Cada 4 meses)
    • sixmonthly (= Semestral)
    • yearly (= Anual)
    • twoyearly (= Cada 2 años)
    • 3yearly (= Cada 3 años)
    • 4yearly (= Cada 4 años)
    • 5yearly (= Cada 5 años)
    • 6yearly (= Cada 6 años)
    • 7yearly (= Cada 7 años)
    • 8yearly (= Cada 8 años)
    • 9yearly (= Cada 9 años)
    • 10yearly (= Cada 10 años)
  • Nota: El período siempre tiene que ser en inglés, el Teamleader Focus solamente reconoce palabras en inglés.
  • Fecha de inicio: Esta es la fecha en que se creará la primera factura. Si esta fecha se encuentra en el pasado, se añadirán los plazos necesarios hasta que se llegue a una fecha futura, que será a su vez la fecha de la siguiente renovación (el formato recomendado es AAAA-MM-DD).


Columnas opcionales

  • Fecha de finalización: Es la fecha de finalización de la suscripción (el formato recomendado es AAAA-MM-DD).
  • Registrar directamente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si quieres que las facturas que se creen sean aún borrador, y el número 1 si quisieras que las facturas que se creen estén ya registradas.
  • Enviar factura automáticamente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si no quieres que las facturas se envíen automáticamente por email o indicar el número 1 si quieres que las facturas sí se envíen automáticamente.
  • Campos personalizados: Los campos personalizados a nivel suscripción también se pueden rellenar con una importación. Para ello te recomendamos que los crees antes de realizar la importación.
  • ID de empresa: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo 'Texto de una sola línea' o tipo 'Número' y rellenarlo con un número para cada empresa.
  • Entidad de la empresa: sólo tienes que rellenar esta columna si trabajas con varias entidades de la empresa
  • (Número del) proyecto: rellena el número del proyecto que deseas vincular a tu suscripción.


b) Campos de las facturas que se crean a partir de suscripciones


En el archivo CSV/Excel, debe haber una línea para cada producto de la factura, la información anterior debe ser completada para cada línea. Un archivo de ejemplo se puede encontrar al final de este artículo.

Nota: La primera factura se creará en la siguiente fecha de renovación registrada.


Columnas obligatorias

  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio facturado.
  • Precio del artículo sin IVA: Es el precio del artículo sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Por ejemplo 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE).
  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada factura.


Columnas opcionales

  • Cantidad con IVA (para su verificación): Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu factura. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.
  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.
  • Cantidad del artículo: aquí puedes rellenar la cantidad o el número de articulos.