Mit der Budgetverwaltung für Projekte können Sie das festgelegte Budget verfolgen, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben. Durch Zuweisen von Ressourcen und Schätzen der Zeit für Aufgaben und Besprechungen wissen Sie, ob das Budget überschritten wird. Auf diese Weise können Sie transparent mit Ihrem Kunden kommunizieren, sodass beide Parteien zufrieden sind. Dieser Artikel konzentriert sich auf einige Anwendungsfälle, die auf einer anderen Abrechnungsmethode für Ihre Phasen im Projekt basieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Budget für ein Projekt bedeutet, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.

Beispiel 1: Die Abrechnungsmethode für Phasen basiert auf dem 'Festpreis'.

1. Erstellen Sie ein Projekt mit den Rechnungspräferenzen basierend auf dem 'Preis nach Benutzer'.
2. Füllen Sie ein Budget für das Projekt aus, z.B. 5 000 €.
3. Erstellen Sie zwei Phasen mit 'Festpreis' als Abrechnungsmethode
   • Phase 1 = 3 000 € Budget
   • Phase 2 = 2 000 € Budget
4. Gehen Sie zum Projektinfo-Tab in der Kopfzeile des Projekts. Sie finden hier Abschnitt 'Ausgegebenes Budget'.
   
5. Das Budget für das gesamte Projekt beträgt 0,00 € / 5 000 €. Der Gewinn liegt bereits bei 5 000 €, da Sie mit einem Festpreis / Abrechnungsbetrag von 5 000 € arbeiten.
6. Fügen Sie der ersten Phase eine Aufgabe mit einer Dauer von 3 Stunden hinzu.
   • Verfolgen Sie die Zeit für 2 Stunden auf der Aufgabe.
7. Fügen Sie der zweiten Phase externe Kosten in Höhe von 3 000 € (Verkaufspreis des Produkts) hinzu.
8. In der Prognoseleiste und auf der Registerkarte "Budgets der Phasen" wird Folgendes angezeigt:
   
   

• Prognose für Phase 1: 600 €, da Aufgabendauer (3 Stunden) * Benutzer mit externem Stundensatz (200 €)
• Das ausgegebene Budget für Phase 1 beträgt 400 €, da Sie 2 Stunden Zeit erfasst haben: Aufgabendauer (2 Stunden) * Benutzer mit externem Stundensatz (200 €)
• Das ausgegebene Budget für Phase 2 zeigt 3000 € an, während das bereitgestellte Budget 2000 € beträgt. Diese Phase liegt über dem Budget (in rot).
• Insgesamt haben Sie jedoch nur 3400 €/ 5000 € für das Budget ausgegeben, sodass die Budgetverwendung planmäßig verläuft.
  • Der Gewinn beläuft sich auf 4860 € aufgrund der von Ihnen getätigten Kosten (140 €) (interne Kosten des Benutzers (70 €), die 2 Stunden nachverfolgt wurden).
    

Beispiel 2: Die Abrechnungsmethode für Phasen basiert auf "Aufwand und Material".

1. Erstellen Sie ein Projekt mit den Rechnungspräferenzen basierend auf dem 'Preis nach Benutzer'.
2. Füllen Sie ein Budget für das Projekt aus, z.B. 5 000 €.
3. Erstellen Sie 3 Phasen mit "Aufwand & Material" als Abrechnungsmethode:
   • Erste Phase mit 1 000 € Budget
   • Zweite Phase mit 1 500 € Budget
   • Dritte Phase mit 2 500 € Budget
4. Fügen Sie Aufgaben zu den Phasen hinzu:
   • Fügen Sie der ersten Phase eine Aufgabe mit einer Dauer von 5 Stunden hinzu.
   • Fügen Sie der zweiten Phase eine Aufgabe mit einer Dauer von 10 Stunden hinzu.
   • Fügen Sie der dritten Phase eine Aufgabe mit einer Dauer von 15 Stunden hinzu.
5. Verfolgen Sie die Zeit für die Aufgaben:
   • Erste Phase: Verfolgen Sie 4 Stunden der vorgesehenen 5 Stunden.
   • Zweite Phase: Verfolgen Sie 7 Stunden der vorgesehenen 10 Stunden.
   • Dritte Phase: Verfolgen Sie 20 Stunden der vorgesehenen 15 Stunden.
6. Sie finden die folgende Übersicht über ausgegebenes Budget auf der Projektinfo-Seite:
   

• Phase 1 ist auf Kurs (grün), da das Budget nicht überschritten wird:
  • 800 € sind bereits ausgegeben, da 4 Stunden nachverfolgt wurden (externer Stundensatz von 200 € * 4 Stunden)
  • Es verbleibt noch 1 Stunde Zeiterfassung (200 €)
  • Prognose € 1 000: € 800 ausgegeben + € 200 prognostiziert
• Phase 2 ist in Gefahr (gelb), da das Budget überschritten wird, wenn die verbleibenden Stunden der Aufgabe erfasst werden:
  • 1 400 € sind bereits ausgegeben, da 7 Stunden nachverfolgt wurden (externer Stundensatz von 200 € * 7 Stunden)
  • Noch 3 Stunden Zeiterfassung (€ 600).
  • Prognose 2 000 €: 1 400 € ausgegeben + 600 € prognostiziert
• Phase 3 liegt bereits über dem Budget (rot):
  • 4 000 € sind bereits ausgegeben, da 20 Stunden nachverfolgt wurden (externer Stundensatz von 200 € * 20 Stunden
  • 5 Stunden mehr Zeiterfassung wurde durchgeführt (€ 1 000): 20 Stunden anstelle der Aufgabendauer von 15 Stunden
  • Prognose 4 000 €: 1 500 € mehr als vorgesehen (2 500 €) wurden ausgegeben.
    • Hellrote Farbe = 2 500 € wurde bereitgestellt, aber bei einer Aufgabendauer von 15 Stunden bestand bereits die Gefahr, dass das Budget überschritten würde: 200 € (externer Stundensatz) * 15 € (Stunden) = 3 000 €
    • Dunkelrote Farbe = die zusätzlichen 1000 Euro, die aufgrund der 5-stündigen Zeitmessung ausgegeben werden