Sie starten mit Teamleader Focus, haben aber davor bereits mit einer Software für Rechnungsstellung gearbeitet und möchten diese Rechnungen nun in Teamleader Focus importieren? Das ist absolut kein Problem.


Sie sollten jedoch darauf achten, dass Ihr Dokument (CSV oder Excel Format) bestimmte Informationen in einer strukturierten Art und Weise enthalten muss. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie ein solches Dokument aussehen sollte.


Wenn Ihr Dokument dann die richtige Struktur hat, dann schicken Sie es gemeinsam mit Ihrer schriftlichen Zustimmung an unseren Support, sodass das Team Ihre Daten dann letztendlich importieren kann.


Wichtige Hinweise:

  • Wenn Sie Rechnungen importieren, dann können dadurch zwar neue Rechnungen hinzugefügt, bereits bestehende Rechnungen aber nicht angepasst werden. Davon abgesehen funktioniert ein Rechnungsimport auf dieselbe Weise wie ein Import von Kontakten oder Firmen: Die Spalten in Ihrem Dokument müssen den passenden Feldern zugeordnet werden. Auch die Option den Import ungeschehen zu machen ist für etwa zwei Wochen verfügbar.
  • Die Geschäftsjahre müssen im Vorhinein erstellt werden. Das bedeutet, dass Sie, falls Sie Rechnungen von 2015 importieren möchten, das Geschäftsjahr 2015 unter Einstellungen > Rechnungen > Geschäftsjahre vor dem Import erstellen müssen.
  • Wenn Sie Rechnungen für verschiedene Firmeneinheiten importieren möchten, müssen Sie diese Firmeneinheiten zuerst in Teamleader Focus erstellen.
  • Wenn Sie auch die Rechnungen selbst, also auch die Produkte auf den Rechnungen importieren möchten, dann werden alle Rechnungen automatisch auf dem Standardlayout basierend erstellt. 
  1. Um eine Variante als Standardvorlage einzustellen gehen Sie zu Einstellungen > Dokumenten Layout und wählen das Layout, das Sie standardmäßig einstellen möchten aus. 
  2. Anschließend klicken Sie auf "Als Standardlayout für Rechnungen festlegen" und stellen diese Variante als Standard ein. Falls Sie mit mehreren Firmeneinheiten arbeiten, muss dies für jede Firmeneinheit durchgeführt werden.


Als Standardlayout für Rechnungen festlegen



Import Dokument


a) Erforderliche Spalten

  • Kunde: Name des Kontakts oder der Firma
    • Falls der Kunde in Ihrem CRM noch unbekannt ist, dann wird eine neue Firma angelegt.
    • Wenn der Kunde ein Kontakt ist, stellen Sie sicher, dass der Kontaktname dem Format Vorname + Nachname (Mark Zuckerberg) und nicht Nachname + Vorname (Zuckerberg Mark) entspricht. Andernfalls wird eine neue Firma erstellt.
  • Zahlungsziele:
    • 0D/CONT/CONTANT: Barzahlung (0 Tage)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Standard Zahlungstermin
    • 30DEM: 30 Tage vor Monatsende (selbes gilt für 60DEM und 90DEM)
    • Hinweis: Wenn Sie ein Zahlungsziel wählen, das nicht in der Liste der Zahlungsziele steht (hier finden Sie mehr Information darüber), dann wird dies zwar für alle Rechnungen von Ihrer Liste verwendet, aber nicht an die Liste der Zahlungsziele hinzugefügt.
  • Permanent: 0/1; 0 bedeutet, dass eine anhängige Rechnung ohne Nummer generiert wird, 1 bedeutet, dass eine gebuchte Rechnung erstellt wird.
  • Nummer: Rechnungsnummer, nur die Nummer ohne Präfix (lediglich bei einer gebuchten Rechnung erforderlich)
  • Bezahlt: 0/1; 0 steht dafür, dass die Rechnung noch nicht bezahlt ist, 1 bedeutet, dass die Rechnung bereits bezahlt ist.
  • Rechnungsdatum: Datum der Rechnung (empfohlenes Datumsformat: yyyy-mm-dd --> Bindestrich und nicht Schrägstrich)
  • Positionen auf der Rechnung selber: In der CSV-Datei / Excel-Tabelle sollte für jede Position auf der Rechnung eine Zeile vorhanden sein. Die obigen Informationen sollten dann für jede Zeile ausgefüllt werden. Eine Beispieldatei finden Sie am Ende dieses Artikels. 

    • Name des Artikels: Name des Produktes, der Position auf dem Angebot

    • Betrag exkl. MwSt: Dies ist der Stückpreis exkl. MwSt. Dies muss auch immer in der gleichen Währung, der Grundwährung des Accounts angegeben werden.
    • Artikel MwSt-Satz: Dies ist der MwSt-Satz des Produkts, z.B. 7, 21. Handelt es sich um einen Steuersatz, den Sie selbst über die Einstellungen angelegt haben, dann müssen Sie den CODE verwenden.
    • Anzahl der Artikel: Hier tragen Sie die Anzahl der Produkte ein.


b) Optionale Spalten

  • Datum bezahlt: Datum, an dem die Rechnung bezahlt wurde (empfohlenes Datumsformat: yyyy-mm-dd --> Bindestrich und nicht Schrägstrich)
  • Benutzerdefinierte Felder: Auch benutzerdefinierte Felder auf Rechnungsniveau können durch einen Import ausgefüllt werden. Hierbei raten wir Ihnen an, die benutzerdefinierten Felder vor dem Import unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder anzulegen.
  • ID: Eine ID, um die Rechnung einer Firma zuzuordnen (dies muss ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ einzeiliger Text oder Nummer sein)
  • Projektnummer oder benutzerdefiniertes Feld, um Rechnung mit einem Projekt zu verbinden: So haben Sie die Option, um eine Rechnung an ein Projekt zu linken.
  • Firmeneinheit: Sie müssen diese Spalte nur erstellen, wenn Sie mit mehreren Firmeneinheiten arbeiten.
  • Artikel auf der Rechnung selber:  
    • Betrag inkl. MwSt: Dieser Wert, der die Summe aller Positionen auf Ihrer Rechnung darstellt, kann zur Kontrolle genutzt werden. Auch dies muss in der Währung angegeben werden, in der auch Ihr Konto steht.

    • Untertitel des Artikels: Hier können Sie auch einen Untertitel angeben, der dann über Ihren Produkten gezeigt wird.
    • Artikel Konto: Sie können für jede Position ein Konto definieren, z.B. 700000 (BE), 8000 (NL)… Die Hauptkonti sollten vorher unter Einstellungen > Rechnungen > Hauptkonti erstellt werden.