In Teamleader Focus is er een specifieke flow die we voorstellen voor de afhandeling van creditnota's, om ervoor te zorgen dat je het juiste bedrag ontvangt en je klant geen factuurherinneringen krijgt.
Over het algemeen verwachten we dat je een factuur uitstuurt, de volledige betaling ontvangt en registreert, en je in geval van een fout besluit de factuur geheel of gedeeltelijk te crediteren. Geen problemen dus. Maar zo gaat het niet altijd.
In de praktijk kan het zijn dat je bijvoorbeeld een factuur gedeeltelijk wil crediteren voordat je het volledige bedrag ontvangt. Een gedeeltelijke creditering verandert echter niets aan het totaalbedrag van de factuur, waardoor de factuur open blijft staan en er daardoor factuurherinneringen worden verstuurd.
De flow
Dit is de flow die we voorstellen voor creditnota's.
Neem als voorbeeld een factuur van €100. Voor de duidelijkheid voegen we geen btw toe aan deze factuur.
Je wil de factuur gedeeltelijk crediteren voor €50.
- Klik op Creditnota
- Pas het bedrag aan
- Opslaan en inboeken
Je wordt doorgestuurd naar de creditnotapagina. Je kan ervoor kiezen om de creditnota naar je klant te sturen of op 'betaald' te zetten als bevestiging voor jezelf dat je het bedrag hebt terugbetaald.
Als je nu teruggaat naar de factuurpagina, zie je dat de factuur nog steeds openstaat, en dat het totaalbedrag nog steeds €100 is. Wij raden hier aan om de factuur op 'volledig betaald' te zetten.
- Klik op Betaald
- Kies Volledige betaling
- Wijzig eventueel de betaaldatum, de betaalmethode, of kies voor een dankbericht
- Klik op Betaling toevoegen
Ziezo! De factuur is nu gesloten, en de creditnota heeft een ander bedrag. De flow zorgt ervoor dat uiteindelijk het totaalbedrag van de factuur minus het totaalbedrag van de creditnota resulteert in een correct berekend betaald bedrag. Bijgevolg zal die berekening ook correct zijn in je boekhouding.
De gevolgen voor automatische herinneringen
Als je een factuur gedeeltelijk crediteert voordat je een betaling hebt ontvangen en de factuur als 'onbetaald' laat staan, ontvangt je klant automatische herinneringen voor het volledige bedrag als je die hebt ingesteld. In principe heb je drie opties:
- Laat de factuur op 'onbetaald' staan, maar stuur de creditnota naar je klant om deze te informeren over het aangepaste factuurbedrag. Wacht tot je de gewenste betaling hebt ontvangen voordat je de factuur op 'volledig betaald' zet.
- Laat de factuur op 'onbetaald' staan, maar stuur de creditnota naar je klant om deze te informeren over het aangepaste factuurbedrag. Zet de factuur 'on hold' (via de drie puntjes naast de factuurinformatie), om geen automatische herinneringen naar je klant te sturen. De status van de factuur blijft op 'onbetaald' staan, zodat je dit beter kan opvolgen.
- Zet de factuur op 'volledig betaald' na het opstellen van de creditnota. Je klant zal geen automatische herinneringen ontvangen, maar je moet het openstaande bedrag manueel opvolgen.