Automatiseer je workflow en laat klanten direct in je agenda afspraken plannen. Geen heen-en-weer gemail om afspraken te maken. Lees hier alles over plannen.



Wat

Laat klanten of leads zelf een afspraak met jou boeken op basis van tijdstippen in de agenda die je zelf kiest, zelfs als je niet online bent. Zet een boekingslink op je website, stel verschillende afspraaktypes in en laat de afspraken automatisch toewijzen aan een beschikbare collega. Je houdt de controle over je agenda en behoudt toch een open-deur-beleid. Makkelijk, efficiënt, maar toch laagdrempelig en klantvriendelijk.


Een automatische boekingslink op je website is niet alleen handig voor je bestaande klanten. Het kan je website gemakkelijk veranderen in een leadmagneet: potentiële klanten kunnen heel gemakkelijk contact met jou opnemen en meteen een afspraak inplannen. Dus kijk hoe de deals binnenstromen - je moet daarna natuurlijk nog wel het eigenlijke werk doen....


Set-up

Nadat je de Lead capture-Booster hebt geactiveerd in je Teamleader Focus-account, wordt er in de Lead capture-Booster automatisch een Teamleader Focus-integratie opgezet. Je vindt deze integratie in Instellingen > Integraties > Actieve integraties > Teamleader Focus.


Alle informatie die wordt ingevoerd tijdens het boeken van afspraken met jou of je team wordt naar je Teamleader Focus-account gestuurd. Nieuwe contacten worden aangemaakt in Teamleader Focus wanneer iemand voor het eerst een afspraak boekt. Lees dit artikel om alles over deze integratie te ontdekken.


Om je boekingspagina's in te stellen moet je een paar stappen volgen, en dat gaat gemakkelijk met onze planningsflow. Ga naar Afspraakplanning om te beginnen en klik op Je agenda connecteren.


Je agenda verbinden


Start met het verbinden van je agenda


Opmerking: In de integratie-instellingen met Teamleader Focus is het vinkje naast 'Maak een agenda-evenement aan via Teamleader Focus' standaard aangevinkt: dit betekent dat alle boekingen standaard worden gesynchroniseerd met je Teamleader Focus-agenda.


Je moet echter nog steeds je externe agenda (Google, iCloud, Exchange,...) aan je Teamleader Focus-account koppelen als je wil dat je Teamleader Focus-afspraken dan ook naar die agenda worden gesynct.


Stel de agenda-instellingen in

  • Selecteer de 'Kalenders om beschikbaarheden in na te gaan'om dubbele boekingen te vermijden. Je kan meerdere kalenders selecteren indien nodig.
    • Opmerking: Zorg ervoor dat de afspraken in je externe agenda de status 'Bezet' hebben in plaats van 'Vrij'. Alleen dan worden die tijdstippen geblokkeerd uit je beschikbaarheid, en kunnen klanten geen afspraak boeken tijdens de tijdstippen die 'Bezet' zijn.
  • Kies een kalender waarin events zullen worden aangemaakt  om aan te duiden in welke kalender nieuwe afspraken worden geboekt.


Afspraaktypes toevoegen

Voor een vlotte start bij het aanmaken van afspraaktypes, heb je de mogelijkheid om 1 à 3 basisafspraaktypes te selecteren. Deze worden automatisch voor je aangemaakt. Je kan deze op elk moment aanpassen of verwijderen, of je kan nieuwe afspraaktypes aanmaken.



Controleer je boekingspagina of voltooi de flow

Klik op Bekijk je boekingspagina om te zien hoe de afspraaktypes er uitzien of klik op Voltooien om de wizardflow te voltooien en afspraaktypes aan te passen of te creëren.


Afspraaktypes maken/bewerken

Na het voltooien van de onboardingflow kan je één of meerdere afspraaktypes voor je persoonlijke- en/of teamboekingspagina aanmaken of bewerken. Dit is verschillend afhankelijk van je teamrol:


Enkel één teamlid

Team met met meerdere teamleden

Teamadmin

  • Maak een teamafspraaktype aan als admin

    Opmerking: Je kan een teamafspraaktype gebruiken als je een afspraaktype moet maken voor een andere collega, exclusief jezelf:
    1) Ga als admin naar afspraaktypes
    2) Maak een nieuw afspraaktype aan
    3) Selecteer afspraaktype: Team
    4) Ga naar Beschikbaarheid. Schakel de slider voor jezelf uit maar schakel deze voor je collega in
    5) Sla het afspraaktype op en klaar!
    6) Je kan het vinden in de teamafspraaktypes
    7) Meer informatie hierover vind je in 'Beschikbaarheid'.


Niet-admin

Je boekingspagina's personaliseren

Nu je je agenda hebt verbonden en afspraaktypes hebt aangemaakt is het tijd om je boekingspagina's te personaliseren:

Klanten afspraken laten inboeken

Deel nu je boekingspagina met je klanten en laat ze afspraken boeken. Als ze dat gedaan hebben, vind je je afspraken in Afspraakplanning > Afspraken op deze pagina van de Lead capture-Booster:

Of in Teamleader Focus zal de afspraak zichtbaar zijn in je agenda:


Opmerking: Wanneer een nieuwe klant een afspraak boekt met jou zal een nieuwe vergaderruimte worden aangemaakt. Als ze hetzelfde e-mailadres gebruiken in een latere afspraak dan zal dezelfde vergaderruimte automatisch worden geselecteerd.


Happy scheduling!