Het plannen van vergaderingen kan soms meer tijd in beslag nemen dan de vergadering zelf. Gebruik de afsprakenplanner van de Lead capture-Booster om klanten eenvoudig een afspraak te laten inplannen!
Er zijn twee manieren om je Office365/Outlook-agenda te verbinden:
Eens je je agenda hebt geconnecteerd kan je ook agenda-evenementen naar Teamleader Focus synchroniseren. Lees er meer over op het einde van het artikel.
1. Via de onboardingflow
Dankzij onze vernieuwde afsprakenflow is het eenvoudiger dan ooit om je boekingspagina's in te stellen.
Ga naar afspraakplanning om te starten en klik op Je agenda connecteren.
Als het de eerste keer is dat je je agenda verbindt, dan krijg je een onboardingflow te zien zodat je makkelijk alle stappen kan volgen.
1.1 Verbind je Office 365/ Outlook-agenda
Nadat je klikte op 'Je agenda connecteren' zal de onboardingflow openen. In de eerste stap selecteer je Office 365/ Outlook om in te loggen bij je Office 365/ Outlook-agenda account.
Log in in je Office 365/Outlook-account:
Klik op Next en voltooi de stappen tot je bent ingelogd.
1.2 Stel de agenda-instellingen in
- Selecteer de 'Kalenders om beschikbaarheden in na te gaan'om dubbele boekingen te vermijden. Je kan meerdere kalenders selecteren indien nodig.
- Opmerking: Zorg ervoor dat de afspraken in je externe agenda de status 'Bezet' hebben in plaats van 'Vrij'. Alleen dan worden die tijdstippen geblokkeerd uit je beschikbaarheid, en kunnen klanten geen afspraak boeken tijdens de tijdstippen die 'Bezet' zijn.
- Kies een kalender waarin events zullen worden aangemaakt om aan te duiden in welke kalender nieuwe afspraken worden geboekt.
1.3 Voeg afspraaktypes toe
Voor een vlotte start bij het aanmaken van afspraaktypes, heb je de mogelijkheid om 1 à 3 basisafspraaktypes te selecteren. Deze worden automatisch voor je aangemaakt. Je kan deze op elk moment aanpassen of verwijderen, of je kan nieuwe afspraaktypes aanmaken.
1.4 Controleer je boekingspagina of voltooi de flow
Klik op Bekijk je boekingspagina om te zien hoe de afspraaktypes er uitzien of klik op Voltooien om de wizardflow te voltooien en afspraaktypes aan te passen of te creëren.
2. Kalenderinstellingen
2.1 Ga naar Afspraakplanning - Kalenderinstellingen. Verbind je agenda.
2.2 Selecteer Office 365 of Outlook als je agendaprovider.
2.3 Log in met je account en voer het wachtwoord in.
2.4 Geef de Lead capture-Booster toegang tot je persoonlijke agenda.
2.5 Configureer de instellingen van de agenda. Selecteer de agenda van waaruit de Lead capture-Booster je beschikbaarheid kan controleren.
2.6 Helemaal klaar! De volgende stap is het maken van afspraaktypes.
Agenda-evenementen synchroniseren naar Teamleader Focus
Nu je je Office 365/Outlook Agenda hebt gekoppeld aan de Lead capture-Booster, wil je misschien je agenda-evenementen ook synchroniseren naar je Teamleader Focus-agenda. Om dit te doen, moet je de integratie tussen de Lead capture-Booster en Teamleader Focus instellen. Volg deze stappen:
- Ga in de Lead capture-Booster naar Instellingen > Integraties > Teamleader.
- Schakel in deze instellingen het selectievakje naast "Maak een agenda-evenement aan via Teamleader Focus" in:
- Indien ingeschakeld, wordt een agenda-evenement aangemaakt in Teamleader Focus en gesynchroniseerd naar de online agenda die is geconfigureerd in Teamleader Focus. Om ervoor te zorgen dat deze events nog steeds zichtbaar zijn in je online agenda's (Google, Microsoft, ...), moet je de agendasynchronisatie instellen in de Teamleader Focus-Marketplace.
Hoe werkt het?
- De agenda's die worden gecontroleerd op beschikbaarheid zijn gebaseerd op wat je hebt geselecteerd in de Lead capture-Booster (zie hierboven) en zijn gebaseerd op de beschikbaarheid in je Office 365/Outlook Agenda (niet op je beschikbaarheid in Teamleader Focus).
- Nieuwe evenementen die zijn aangemaakt via een boeking in de Lead capture-Booster zullen zichtbaar zijn in zowel je Office 365/Outlook Agenda als in de Teamleader Focus-agenda.
- Als een andere agenda om evenementen naar toe te schrijven is geselecteerd in de Lead capture-Booster dan in de Teamleader Focus Marketplace, dan worden de evenementen weggeschreven naar de agenda die je hebt geselecteerd in de Marketplace.
- Gasten ontvangen nog steeds een bevestigingsmail, maar krijgen geen agenda-uitnodiging.