De wachtruimtes bieden de mogelijkheid om gasten te laten aankloppen in een persoonlijke- of teamwachtruimte. Hierbij krijg je de optie om de vergaderruimte te kiezen.
Overzicht van dit artikel
2. Dashboard en vergaderruimtesoverzicht
2.3 Maak een nieuwe vergaderruimte aan
3. Wachtruimte in de Teaminstellingen
3.1 Activeer de teamwachtruimte
3.2 Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte
1. Wachtruimtes
Dankzij de wachtruimtes is het mogelijk voor gasten om aan te kloppen in een algemene wachtruimte zonder op voorhand een afspraak te moeten inboeken. De aankloppende gast wordt getoond op het dashboard/vergaderruimtesoverzicht en kan worden doorgestuurd naar een nieuwe of bestaande vergaderruimte. Als je even geen tijd hebt voor een online meeting, kan je jouw gast ook weigeren.
Er zijn persoonlijke- en teamwachtruimtes!
1.1 Persoonlijke wachtruimtes
Elk teamlid heeft een persoonlijke wachtruimte. De link kan worden gekopieerd op het vergaderruimtesoverzicht en met klanten en leads worden gedeeld. Zodra een gast dan aanklopt bij die wachtruimte zal dit enkel getoond worden bij dat specifieke teamlid.
De URL van een persoonlijke wachtruimte is als volgt:
https://cloud.teamleader.eu/teamnaam/waiting-rooms/gebruikersnaam/
- Als de link bestaat uit waiting-rooms, dan betekent dit dat het een wachtruimte is. Indien er meeting-rooms staat dan is het een vergaderruimte.
De teamnaam kan je vinden en wijzigen in 'Personalisatie'
De gebruikersnaam kan je vinden en wijzigen in de profielinstellingen. Het is niet mogelijk om je gebruikersnaam aan te passen naar de term "Team".
1.2 Teamwachtruimtes
Teamwachtruimtes zijn optioneel, het is mogelijk om 'Teamwachtruimte' te activeren in de *Teaminstellingen. De teamwachtruimtelink verschilt van persoonlijke links en staat de gasten toe om aan te kloppen in een algemene wachtruimte. Alle teamleden krijgen hiervan een melding in hun dashboard/vergaderruimtesoverzicht.
De URL van de teamwachtruimte is als volgt:
https://cloud.teamleader.eu/teamnaam/waiting-rooms/team/
- Net zoals bij de persoonlijke wachtruimte geldt dat als de link bestaat uit waiting-rooms, dit betekent dat het een wachtruimte is.
De teamnaam kan je vinden en wijzigen in 'Personalisatie'
Het laatste deel van de link is 'Team', wat betekent dat het een teamwachtruimte is. Je kan dit niet aanpassen!
*Zie 3.1 Activeer de teamwachtruimte voor meer informatie over het activeren van de teaminstelling.
2. Dashboard en vergaderruimtesoverzicht
Op het eerste zicht bestaat het dashboard uit de Boekingslinks-dropdown, Start een afspraak-knop en de aankomende afspraken. Wanneer een gast echter aanklopt in een wachtruimte of vergaderruimte, verschijnt dit ook op de dashboardpagina.
De overzichtspagina met vergaderruimtes bestaat uit de persoonlijke en teamwachtruimte-links, de aankloppersweergave en al je (team)vergaderruimtes.
2.1 De aankloppende gasten
Aankloppende gasten worden getoond in de lijst met wachtruimtes op zowel het dashboard als de vergaderruimte-overzichtspagina. Elke aankloppermelding ziet er hetzelfde uit en bestaat uit:
- De naam van de gast
- De locatie waar de gebruiker klopt: Vergaderruimte, Persoonlijke wachtruimte of teamwachtruimte
- De knoppen 'Deelnemen' en 'Kan niet deelnemen'
- De knop 'menu' waarmee je de vergaderruimte kan wijzigen
Je hebt 3 opties:
- Klik op de kaart of op de knop Deelnemen en open de voorgestelde vergaderruimte in een ander tabblad (bijvoorbeeld: vectera.com/room/team-naam/vergaderruimte-1)
- Klik op 'Kan niet deelnemen' zodat de gast een bericht krijgt dat de vergadering wordt geweigerd
- Klik op 'de 3 puntjes' en dan op 'Vergaderruimte wijzigen' en maak of selecteer een andere vergaderruimte
Opgelet: De Lead capture-Booster zal een vergaderruimte voorstellen op basis van de gast. Indien het gaat om een follow-up gesprek dan toont de eerder gebruikte vergaderruimte. Indien het gaat om een nieuwe gast, dan wordt een nieuwe vergaderruimte aangemaakt op basis van de naam van de gast.
2.2 Sta browsermeldingen toe
Op het moment dat een gast aanklopt, is het mogelijk dat je in een ander programma of in een ander browsertabblad aan het werken bent. In dat geval is het handig als er een melding wordt getoond zodra iemand aanklopt. Om de aankloppende gasten op te merken is het belangrijk dat browsermeldingen actief zijn!
Als dat niet het geval is, dan zal je onderstaande melding zien op je dashboard:
Zorg ervoor dat in je website-instellingen 'Geluid', 'pop-up vensters' en 'Meldingen' actief zijn of lees dit helpartikel om deze te activeren!
Zodra de gele melding weg is, werken de meldingen wanneer gasten aankloppen. Nu kan je ervoor kiezen om geluidsmeldingen te (de)activeren door het bel-icoon te (de)activeren naast
- 'Persoonlijke wachtruimte/Teamwachtruimte' op de overzichtspagina van vergaderruimtes of
- 'Boekingslinks' op de dashboardpagina
Als het bel-icoon groen is, krijg je een melding als gasten kloppen. Als het bel-icoon rood is, krijg je geen melding maar worden kloppers wel in de lijst weergegeven.
2.3 Maak een nieuwe vergaderruimte aan
Op het vernieuwde dashboard is het nog steeds mogelijk om een vergaderruimte aan te maken. Het overzicht van je vergaderruimtes vind je in het menu aan de linkerkant bij vergaderruimtes. Je kan dus een vergaderruimte aanmaken via het dashboard of via de pagina 'vergaderruimtes'.
Rechts bovenaan het dashboard zie je een blauwe knop 'Start een afspraak'. Klik op de knop om een vergaderruimte te openen of aan te maken.
Je kan *een bestaande vergaderruimte kiezen uit de lijst of de naam van een bestaande ruimte intypen. Of je kan op 'Voeg een nieuwe ruimte toe' klikken om een nieuwe vergaderruimte te maken. Je krijgt dan 2 opties:
- Maak een nieuwe vergaderruimte
- Vul de titel van de ruimte in
- Zorg ervoor dat er in het sjabloon staat: Start vanaf nul
- Klik op Aanmaken
- Maak een nieuwe vergaderruimte via een sjabloon
- Vul de titel van de ruimte in
- Klik op Start vanaf nul om de sjablonenlijst te openen en selecteer het gewenste sjabloon
- Klik op Aanmaken
*Opmerking: Als de teaminstellingen hostrechten geven in de vergaderruimtes van andere teamleden, is het mogelijk om een vergaderruimte van een ander teamlid te kiezen. Verander de scope van Persoonlijk naar Team en klik dan op de knop Start een afspraak.
2.4 Je aankomende afspraken
In het dashboard vind je een overzicht van je 5 eerstvolgende afspraken. Als je Afspraakplanning nog niet hebt ingesteld, zal je eerst je kalender moeten verbinden en een afspraaktype moeten aanmaken.
Je kan de vergaderruimte voor een specifieke afspraak aanpassen op dezelfde manier als bij aankloppende gasten.
3. Wachtruimte in de Teaminstellingen
In de Teaminstellingen vind je 2 instellingen gerelateerd aan wachtruimtes: 'Schakel de teamwachtruimte in' en 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte'.
3.1 Activeer de teamwachtruimte
Elke Lead capture gebruiker heeft standaard 1 persoonlijke wachtruimte, maar de teamwachtruimte moet manueel geactiveerd worden in de teaminstellingen. Als dit nog niet gebeurd is, zie je het bericht 'Je teamwachtruimte instellen' in het vergaderruimtesoverzicht.
Klik op die link zodat je doorverwezen wordt naar de Teaminstellingen, scroll daar naar beneden tot je Wachtruimte ziet staan.
Om de teamwachtruimte te activeren, klik je op het selectievakje 'Schakel de teamwachtruimte in' en daarna op Opslaan onderaan de pagina.
Als je nu terugkeert naar het vergaderruimtesoverzicht, zie je dat ook de teamwachtruimtelink gekopieerd kan worden, zodat je deze kan delen met klanten en leads.
3.2 Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte
De andere instelling omtrent wachtruimtes is 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte'. Om deze instelling te gebruiken moet je Afspraakplanning activeren en minstens één afspraaktype gemaakt hebben.
Klik op het selectievakje naast 'Gasten kunnen een vergadering boeken vanuit de wachtruimte' om deze instelling te activeren.
Gasten die aankloppen op de wachtruimte maar geweigerd worden, zullen nu de mogelijkheid krijgen om een afspraak in te boeken.
Als de gast op de link klikt zal deze worden doorgestuurd naar je boekingspagina:
Als de gast bij je persoonlijke wachtruimte aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar je persoonlijke boekingspagina.
Als de gast bij de teamwachtruimte aanklopt dan wordt de gast doorgestuurd naar de teamboekingspagina.