Dankzij de tijdlijn voor projecten in Teamleader Focus komt er een einde aan je strijd om in Excel een visueel overzicht van al je projecten te maken. In plaats daarvan ondersteunen we jou en je team in het maken van een handige en globale projectplanning. Lees er hier alles over!



Waarom

De tijdlijn voor projecten in Teamleader Focus laat je toe om op een eenvoudige manier voor verschillende projecten na te gaan wanneer ze starten, wat de opleverdatum is, welk project over budget is gegaan,... Dit zijn een paar van de vele voordelen: 

  • Je kan zien hoe druk het op eender welk moment is.
  • Je kan zien welke projecten niet volgens plan verlopen en extra aandacht nodig hebben. 
  • Je kan eenvoudig inschatten of je meer werk kan of moet opnemen.
  • Je kan alle projecten van start- tot einddatum weergeven.
  • Je kan onmiddellijk de status en health van ieder project nagaan en erop filteren

Waar

Je vindt de tijdlijn voor projecten door naar het overzicht van je Projecten te navigeren en te klikken op het icoontje in de rechterbovenhoek. Via deze knop kan je snel wisselen tussen het lijstoverzicht en de tijdlijn.



Het overzicht dat je als laatste hebt gekozen, wordt opgeslagen. Wanneer je dus de pagina verlaat om bijvoorbeeld naar een bedrijfspagina te gaan, zal de tijdlijn nog steeds het overzicht zijn wanneer je terugkeert naar de projecten. Hetzelfde geldt voor het lijstoverzicht.

Details


  • Als je de tijdlijn opent, worden alle projecten ingeladen en kan je naar beneden scrollen om alle* projecten te zien

    *Opmerking: Het maximum aantal projecten dat wordt getoond is 350. Als je meer dan 350 projecten hebt (zowel actief als inactief), dan verschijnt er een balk met de vraag om je resultaten te filteren (bv. enkel actieve projecten).


  • De maand wordt bovenaan de tijdlijn getoond.
    • Navigeer van de ene naar de volgende maand door met het handsymbooltje over de tijdlijn te bewegen en de tijdlijn van links naar rechts te verslepen
  • Werkdagen en weekends worden in een andere kleur weergegeven (wit vs grijs)
  • Het project met de oudste startdatum staat bovenaan op de eerste lijn van de tijdlijn
  • Wanneer je met de muis over een project beweegt, wordt er meer informatie getoond:
    • De health van het project
    • De start- en einddatum van het project
    • De vooruitgang van je geregistreerde tijd, voltooid werk en verbruikt budget
  • Klik op Details om meer informatie van een project te zien 
  • Klik op een project om dit uit te klappen en de fases te tonen:
    • Als je met je muis over een fase beweegt, zie je:

      • De health van een fase

      • De startdatum en de einddatum van de fase

        • De eerste fase van een project heeft automatisch dezelfde startdatum als de startdatum van je project. De andere fases hebben als startdatum de einddatum van de vorige fase +1 dag.
          Bijvoorbeeld: Als Fase 1 eindigt op vrijdag dan zal de startdatum van fase 2 zaterdag zijn.

        • Je kan achteraf steeds de startdata van fases manueel aanpassen

      • Als je klikt op een fase, opent er een zijpaneel met meer informatie en een link naar het werkoverzicht

      • Opmerking: Sommige projecten zijn te klein (de periode tussen start- en einddatum is te kort) om de fases te kunnen uitklappen. De 'Details'-knop zal niet zichtbaar zijn, en als je op het project klikt, zal het zijpaneel worden geopend.

Zoekbalk, filters, health & statussen

Met de zoekbalk, de filter voor health, de filter voor verschillende projectstatussen en de deelnemersfilter kan je eenvoudig een project terugvinden. 


Zoekbalk

In de linkerbovenhoek van de tijdlijn voor projecten kan je de zoekbalk vinden. Zoek bijvoorbeeld op naam van een klant en filter op deze manier enkel op projecten van deze specifieke klant.


Health en kleuren

Rechts van de zoekbalk zie je de knop Health. De health van je project en fases wordt weergegeven aan de hand van een kleurcode en is grotendeels gelinkt aan het voorziene budget, verbruikt budget en de forecast van je project:



  • Onbekend (wit) 
  • On track(groen)
    • Je hebt een budget en/of geschatte tijd (via taken) voor dit project ingesteld;
    • EN op basis van het verbruikte en voorziene budget zal het budget niet overschreden worden.
  • In gevaar(oranje)
    • Enkel wanneer je een budget hebt ingevuld voor het project;
    • EN wanneer het project voorlopig binnen budget blijft maar op basis van de forecast het voorziene budget overschreden zal worden.
  • Off track (rood)
    • Het verbruikte budget is hoger dan het voorziene budget.
    • OF de totale geregistreerde tijd > totale geschatte tijd
  • De kleurcode hierboven geldt ook voor de fases van je project. Het kan dat sommige fases on track zijn terwijl andere op hetzelfde moment in gevaar of te laat zijn.

Status

Je kan je projecten ook doorzoeken op basis van hun status:


  • Actieve projecten
    • Ingepland 
      • Het project is gepland en heeft een startdatum later dan vandaag.
    • Lopend 
      • Het project is lopend (startdatum kleiner of gelijk aan vandaag en einddatum later dan vandaag);
      • EN je hebt ook nog geen budget of schattingen voor dit project.
    • Te laat
      • De einddatum van het project is eerder dan vandaag.
  • Inactieve projecten
    • Klaar
    • On hold
      Opmerking: Eens een project op on hold werd geplaatst, ontvang je geen notificaties meer over dit project en de fases.
    • Geannuleerd

Filteren op deelnemers

Naast de statussen vind je de deelnemersfilter. Hiermee kan je enkel projecten van één of meerdere collega's weergeven. 


Opmerking: De tijdlijn houdt ook rekening met de rechten van een gebruiker. Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde projecten zullen deze projecten ook niet op hun tijdlijn kunnen zien.


Je kan ook filteren op bovenstaande filters tegelijk. Zo kan je bijvoorbeeld een overzicht krijgen van alle projecten die in gevaar zijn voor een bepaalde klant.

Verberg projecten van je tijdlijn

Het is ook mogelijk om bepaalde projecten uit je tijdlijn te verbergen als je niet wilt dat ze in de weergave worden opgenomen. Er zijn drie manieren om dit te doen:

  • Navigeer naar je project > klik op de drie puntjes naast de Details van je project > kies Verbergen op tijdlijn. Verborgen projecten kunnen terug getoond worden door te kiezen voor 'Weergeven op tijdlijn'. 
  • Klik op het project in je tijdlijn en kies Details. Hier klik je op Verbergen op tijdlijn. Via het pijltje is het ook mogelijk om een project af te sluiten.


  • Vanuit je projectenlijst overzicht kan je projecten in bulk verbergen. Dit is echter alleen mogelijk als je een admin bent. Selecteer of maak een segment aan en klik op Acties > Projecten verbergen op tijdlijn


Opmerkingen:

  • Zodra je en project verbergt, zal het voor iedereen verborgen zijn
  • Verborgen projecten zijn altijd toegankelijk via het lijstoverzicht van je projecten, je verliest geen informatie

Algemene opmerkingen

  • Dagen en data worden niet op de tijdlijn voor projecten getoond om het overzichtelijk te houden
  • Er wordt geen rekening gehouden met verlof- en sluitingsdagen
  • De tijdsspanne van de tijdlijn kan je niet aanpassen
  • Je kan geen projecten verslepen in de tijdlijn

Verschil met de projectplanning (BOOST)

Als je een BOOST licentie hebt, zie je ook de extra tab  'Planning' bij je projecten. Met de projectplanning heb je een extra gedetailleerd overzicht voor je capaciteitsplanning. Deze planning toont ook enkel actieve projecten en niet alle projecten.


Met de projectplanning kan je de agenda van je collega's inplannen om projecten op tijd op te leveren. Lees dit artikel om alles te weten te komen over de projectplanning.