Tot nu toe verstuurde je facturen waarschijnlijk altijd in PDF-formaat of briefvorm. Het is echter ook mogelijk dat een bedrijf of overheidsdienst waarmee je facturen uitwisselt, nu plots vraagt naar een elektronische factuur (een ‘e-factuur’ of een factuur in XML of UBL-formaat). Maar wat betekent dit precies? En is dit mogelijk via Teamleader Focus?
Disclaimer: voor specifieke informatie over e-invoicing in Italië kan je het volgende artikel raadplegen.
Wat is PEPPOL?
Belangrijkste doel
Er is online heel wat informatie te vinden over e-invoicing en PEPPOL, dus we vatten hier snel het oorspronkelijke doel ervan samen:
Vanaf de jaren '90 hadden bedrijven die zaken deden en elektronisch facturen uitwisselden met elkaar, vaak last van veel heterogeniteit tussen aanbieders en sectoren. Hierdoor was het uitwisselen van informatie (zoals facturen) zeer tijdrovend en inefficiënt. PEPPOL was een oplossing voor dat probleem, voorgesteld door een Europese vereniging in 2008. Het hoofddoel was om elektronische verbindingen met partners (bv. e-invoicing) sneller en eenvoudiger te maken door universele formaten voor een breed scala aan documenten aan te bieden.
PEPPOL voorziet zowel in de formele vereisten waaraan verschillende documenten (zoals facturen) moeten voldoen, als in het netwerk waarover zij moeten worden uitgewisseld. De formele vereisten worden beschreven in elke UBL-versie, en het netwerk bestaat uit toegangspunten die officieel zijn gecertificeerd door de PEPPOL-organisatie.
Landspecifieke implementatie
PEPPOL was een Europees initiatief, maar de landspecifieke implementatie ervan varieerde sterk naar gelang van de door elk land opgelegde wetgeving.
In sommige landen (bv. Italië) heeft de overheid het gebruik van het PEPPOL-netwerk voor de uitwisseling van facturen zowel in een B2G-context (Business-to-Government) als in een B2B-context (Business-to-Business) opgelegd. Dat betekent dat elke factuur die naar een leverancier wordt gestuurd, via het PEPPOL-netwerk moet worden verzonden.
In de andere Europese landen is het gebruik van het PEPPOL-netwerk momenteel alleen verplicht in een B2G-context. In die landen moet je het PEPPOL-netwerk enkel gebruiken wanneer je een factuur verstuurt naar een overheid/overheidsinstelling (hoewel er wetgeving in de maak is om dit ook in een B2B-context op te leggen).
Hoe kan ik facturen versturen via het PEPPOL-netwerk?
Teamleader Focus
Zoals eerder beschreven bestaat het PEPPOL-netwerk uit ongeveer 300 gecertificeerde toegangspunten in heel Europa. Zowel de verzender als de ontvanger van de factuur zijn aangesloten op hun eigen toegangspunt (deze structuur wordt het "4-corner-model" genoemd).
Teamleader Focus is momenteel niet aangesloten op een dergelijk toegangspunt, waardoor het onmogelijk is om een factuur rechtstreeks vanuit Teamleader Focus naar de eindklant te sturen. Gelukkig hebben we meerdere partners die aansluiten op ons platform en die op hun beurt aangesloten zijn op een toegangspunt. Door je facturen te synchroniseren met de tool van de partner, worden ze geconverteerd naar het vereiste UBL-formaat en via een gecertificeerd toegangspunt naar de eindklant gestuurd.
Landspecifieke informatie
Wanneer een overheidsorganisatie eist dat facturen via PEPPOL naar hen worden verzonden, maken zij ook gebruik van een platform dat is aangesloten op een toegangspunt. De namen van deze platformen verschillen per land, evenals de integraties (partners) die wij per land aanbevelen:
| Land | Overheidsplatform | Aanbevolen partner/integratie |
|---|---|---|
| België | Mercurius | Ixordocs Billit |
| Nederland | Digipoort | Billit |
| Frankrijk | Chorus Pro | Billit |
| Spanje | FACe | Billit |
| Duitsland | E-Rechnung | Billit |
| Luxemburg | CTIE | Billit |
Als je vaak facturen naar de overheid stuurt, raden we je aan om de Billit-integratie te installeren. Heb je vragen over de integratie (of hulp nodig bij de installatie), dan kan je rechtstreeks contact opnemen met Billit. Dit kan via:
- 03/283.09.09
- support@billit.be
Als je slechts af en toe facturen naar de overheid stuurt (bv. een paar keer per jaar) raden we je aan IxorDocs te gebruiken, omdat je dan alleen een bedrag per factuur betaalt en geen vast bedrag per maand. Meer informatie over hoe dit in zijn werk gaat vind je hier.
Als je vragen hebt over deze tool, kan je direct contact opnemen met IxorDocs. Dit kan via:
- info@ixordocs.be
Opmerking: In Teamleader Focus-accounts met minstens één Belgische entiteit kunnen facturen ook (apart) als UBL/XML-bestand worden gedownload (na activering hiervan via Instellingen > Facturen > Voorkeuren > Activeer ubl-download voor facturen). Dit bestand kan niet gebruikt worden voor verzending op het PEPPOL-platform (het voldoet nog niet aan de laatste UBL-versie), het wordt eerder gebruikt door (particuliere) eindklanten die je facturen uploaden als aankoopfacturen in hun eigen boekhoudprogramma.